Definities
Algemene Bepalingen
Het moment van inwerkingtreding van een reglement
De gevolgen van uitsluiting en sancties
Voorschriften voor een veilig en leuk evenement
Belangrijke start voorwaarden voor een geslaagd evenement
Startprocedure en eindrangschikking: Belangrijke regels voor een eerlijke en spannende wedstrijd
Belangrijke regels voor deelnemers aan een evenement
Regels en beperkingen voor ondersteuningsvoertuigen
Slotbepalingen en Algemene Voorwaarden: Belangrijke informatie voor deelnemers
- Organisatie omvat de organisator, medewerkers en vrijwilligers.
- De wedstrijdleider is verantwoordelijk voor het totale verloop van het evenement en de naleving van de reglementen. Het Algemeen Coördinatie Team (ACT) coördineert en ondersteunt de organisatie en deelnemers van de run. Het ACT heeft tijdens de run toegang tot relevante informatie over deelnemers, vrijwilligers, de route en de organisatie, en deelt deze informatie met alle belanghebbenden. Tijdens de run bewaakt het ACT de voortgang en heeft het een coördinerende rol.
- Een deelnemer is een individueel lid van een geregistreerd team. Om deel te nemen aan het evenement moet je ten minste 18 jaar zijn, zoals vastgesteld door de organisatie.
- De loper moet de route volgen zoals bepaald in het routeboek en de navigatiebestanden, tenzij de organisatie een omleiding heeft aangegeven. Sommige delen van het parcours kunnen gesloten zijn voor bepaalde categorieën ondersteuningsvoertuigen.
- Onder parcours verstaan we de route zoals bepaald in het routeboek en de navigatiebestanden, waarbij de beschreven wegen in beide rijrichtingen als parcours gelden.
- Onder checkpoints wordt verstaan: de locaties die met een zekere regelmaat door de organisatie op de route zijn ingericht, waar tijdens de doorkomsttijden van de teams worden geregistreerd. De checkpoints houden contact met het ACT. De checkpoints hebben vastgestelde openings- en sluitingstijden die vooraf bekend worden gemaakt.
- Onder registratie wordt verstaan: het via de speciale internetpagina van het evenement invoeren van de gewenste gegevens omtrent deelnemers.
- Onder ondersteuning wordt verstaan: het op enigerlei wijze dienstbaar zijn aan of assisteren van een deelnemer en/of team.
Algemene Bepalingen
De deelnemer(s) dragen de volledige verantwoordelijkheid en het risico van deelname. De organisatie is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade, inclusief letsel of overlijden, die de deelnemer(s) mochten oplopen als gevolg van deelname. Het is belangrijk om te benadrukken dat deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt voor alle deelnemers.
Het is belangrijk dat alle deelnemers zich houden aan de aanwijzingen van de organisatie. De teamcaptain heeft de verantwoordelijkheid om alle overige teamleden op de hoogte te stellen van het reglement en alle andere regels die van toepassing zijn.
In geval van calamiteiten, zoals lichamelijk letsel, schade of pech met voertuigen, zijn teams en deelnemers in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor medische verzorging. Het is belangrijk om te benadrukken dat deelnemende teams en individuele deelnemers een eigen verantwoordelijkheid dragen. Indien gewenst, kan de organisatie ondersteuning bieden binnen haar mogelijkheden.
Als een deelnemend team of teamlid directe (levensreddende) medische hulp noodzakelijk acht, dienen zij eerst het lokale alarmnummer (112) te bellen om regionale hulpdiensten in te schakelen. Daarna is de deelnemer verplicht om de organisatie onmiddellijk op de hoogte te stellen via het Algemeen Coördinatie Team (ACT). Als een deelnemend team ondersteuning nodig heeft van de organisatie, dan moet dit telefonisch worden gemeld aan het Algemeen Coördinatie Team, waarbij de aard van de gewenste ondersteuning en de locatie waar het team zich bevindt, vermeld dienen te worden.
Daarnaast biedt de organisatie medische ondersteuning in de vorm van EHBO, maar het is belangrijk om te onthouden dat de organisatie geen verantwoordelijkheid aanvaardt en vrijwaart het team of de deelnemer bij voorbaat van aansprakelijkheid. Het is begrijpelijk dat in geval van calamiteiten zoals schade of pech de organisatie op verzoek ondersteuning zal verlenen, indien dit mogelijk is, en zal proberen naar beste kunnen te handelen. Het is belangrijk om te onthouden dat na een verzoek om ondersteuning, de organisatie gevrijwaard blijft van elke vorm van aansprakelijkheid. Om de informatiepositie van de organisatie te waarborgen, is het van groot belang dat de afloop van gebeurtenissen, zoals beschreven in dit artikel, wordt gemeld aan het ACT.
Het moment van inwerkingtreding van een reglement
Het is goed om te weten dat er een reglement van kracht is dat ingaat zodra het eerste team zich meldt op de startlocatie.
De gevolgen van uitsluiting en sancties
Er is ook een regel over uitsluiting van deelname door een team of verwijdering uit het evenement door de organisatie. Als er een overtreding wordt geconstateerd die leidt tot uitsluiting, zal de sanctie onmiddellijk worden uitgevoerd. De wedstrijdleider zal de teamcaptain van het betreffende team op de hoogte stellen van de sanctie die zal worden uitgevoerd als er een overtreding wordt geconstateerd die leidt tot uitsluiting. Het is van belang om te weten dat deze sancties onmiddellijk van kracht worden en niet kunnen worden opgeschort. Het is van groot belang dat alle betrokkenen zich houden aan de vastgestelde regels en voorschriften om een eerlijke en plezierige ervaring voor iedereen te waarborgen. In geval van overtredingen van de regels, kunnen sancties worden opgelegd door de verantwoordelijke wedstrijdleiders, organisatie en checkpoint controleurs. Deze sancties kunnen variëren van waarschuwingen tot diskwalificatie van een team, afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding. Het is daarom belangrijk dat alle deelnemers zich bewust zijn van de regels en voorschriften en deze respecteren om een veilige en eerlijke competitie te garanderen.
- Bij een eerste overtreding ontvangt de teamcaptain een waarschuwing;
- Bij een tweede overtreding kan het team tijdelijk worden geschorst (ter beoordeling van de wedstrijdleiders);
- Bij een derde overtreding wordt het team uitgesloten van verdere deelname.
Als de overtreding van deze regel ernstig is en een oneerlijk voordeel geeft aan een team terwijl het ernstige schade toebrengt aan de andere teams, zal er direct diskwalificatie plaatsvinden en zal het hele team uit de wedstrijd worden gehaald. Het verweer tegen de beslissing van een organisatiemedewerker kan alleen schriftelijk worden ingediend na afloop van het evenement en tot uiterlijk 24 uur na het einde daarvan. De organisatie zal dit protest beoordelen binnen twee weken, en de uitspraak hiervan is bindend. Het is belangrijk om te weten dat het indienen van een protest tijdens de estafette geen opschortende werking heeft op de sanctie die is opgelegd.
Voorschriften voor een veilig en leuk evenement
Geluidoverlast e.d, het is tijdens het evenement niet toegestaan geluidsignalen te produceren met enig voorwerp dan wel toestel waardoor de rust onnodig wordt verstoord of kan worden verstoord. Ook het veroorzaken van (geluid) overlast op enige andere wijze dient zoveel mogelijk vermeden te worden.
Weggooien of achterlaten van afval of ander vuil, het is verboden dat een deelnemer afval of ander vuil (waaronder fecaliën) achterlaat op de daarvoor niet bestemde plaatsen.
Belangrijke start voorwaarden voor een geslaagd evenement
Samenstelling team en registratie, tijdens het evenement mogen slechts die deelnemers lopen, die bij de organisatie door het ingeschreven team via internet op de voorgeschreven wijze zijn geregistreerd. Een team mag gedurende het traject afwisselend lopen, fietsen en autorijden. Het team kan dit naar eigen inzicht in delen. Het minimale aantal lopers waarmee bij aanvang gestart dient te worden is 6. Door uitvallers tijdens het evenement mag een team finishen met een geringer aantal.
De reële verwachte gemiddelde loopsnelheid van het team moet worden opgegeven. Een team heeft een gemiddelde minimale loopsnelheid van minimaal 10 kilometer per uur en een gemiddelde maximale loopsnelheid van 15 kilometer per uur. Het is belangrijk dat het team verantwoordelijkheid neemt voor het opgeven van deze snelheid. Voor het bepalen van de starttijd van het team is het noodzakelijk om de verwachte gemiddelde loopsnelheid op te geven. Deze informatie is cruciaal voor het plannen van de starttijd van het evenement. Het is daarom belangrijk dat het team de juiste gegevens verstrekt om een soepele start van het evenement te garanderen.
Als teams sneller lopen dan de afgesproken snelheid, houden we ze staande in checkpoint 2 en 3 tot de afgesproken vertrektijd, inclusief de reeds bepaalde neutralisatie. Ook teams die langzamer lopen dan de opgegeven snelheid worden staande gehouden in checkpoint 2 en 3 tot de afgesproken vertrektijd.
Startprocedure en eindrangschikking: Belangrijke regels voor een eerlijke en spannende wedstrijd
- Een teamdeelnemer moet zich minstens 2 uur voor de vastgestelde starttijd van zijn/haar team melden bij de inschrijfbalie van de organisatie om aanwezig te zijn.
- Om te starten, moet een deelnemend team zich aanmelden op het door de organisatie bepaalde tijdstip. Het is vereist dat ieder team zich 30 minuten voor de starttijd presenteert bij de startlijn van de organisatie.
- Hardloop.Events zal zo snel mogelijk na de estafetteloop de officiële einduitslag op haar website publiceren.
Belangrijke regels voor deelnemers aan een evenement
De deelnemers moeten zich aan de algemene en lokale verkeersregels houden, tenzij de organisatie anders bepaalt via herkenbare aanduidingen (zoals verkeersregelaars of andere aanwijzingen vanuit de organisatie), om zich aan de verkeersregels te houden.
Elke team moet minstens één loper hebben die voortdurend over de weg loopt. De loper moet te allen tijde worden begeleid door minimaal één fietser en maximaal drie fietsers.
Geregistreerde aangemelde lopers mogen zo vaak als gewenst van loopbeurt wisselen. Bij het overnemen van de loopbeurt moet de nieuwe loper de op dat moment lopende loper aantikken.
Alle deelnemers, inclusief begeleiders, die zich op de openbare weg of direct aan de route bevinden, moeten goed zichtbaar zijn voor ander verkeer door een fluorescerend jasje of hesje te dragen. Dit kledingstuk moet voorzien zijn van reflecterend materiaal aan zowel de voor- als achterzijde tijdens de periode tussen 20.00 uur en 08.00 uur, en buiten deze tijdstippen bij bijzondere atmosferische omstandigheden zoals regen, mist, etc., waarbij het zicht minder dan 200 meter is.
Het is verplicht om een hesje te dragen dat standaard is voorzien van verlichting. Het hesje moet minimaal 2 lampjes aan de voorzijde en 4 lampjes aan de achterzijde bevatten. Ook moet het hesje voorzien zijn van reflecterend materiaal aan zowel de voor- als achterkant.
Alle fietsen die zich op het parcours bevinden, moeten voorzien zijn van goede verlichting. Dit houdt in dat er rood licht aan de achterzijde en wit licht aan de voorzijde moet zijn.
Indien je van het parcours raakt, dien je via dezelfde weg lopend terug te keren naar het parcours. Het niet naleven van deze regel, zelfs achteraf geconstateerd, leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
Optimale positie van deelnemers (lopers en fietsers) op de weg. Een hardloper kiest bij voorkeur voor een fietspad aan de rechterkant van de weg. Als er geen fietspad beschikbaar is, wordt er aan de uiterste rechterkant van de rijbaan gelopen, tenzij er aan de linkerkant van de weg een veilig en obstakelvrij fietspad beschikbaar is. Het is niet aan te raden om een trottoir of voetpad te nemen vanwege mogelijke interacties met fietsers en andere voetgangers. Als er toch voor een trottoir of voetpad wordt gekozen, moet de loper extra voorzichtig zijn. Als er een voetpad beschikbaar is en veilig is om te gebruiken, wordt het aangeraden om daarop te lopen. In dat geval moeten fietsers de rechterzijde van de rijbaan volgen.
De begeleidende fietser moet zich voor, naast of achter de loper bevinden, terwijl ervoor gezorgd wordt dat er geen gevaar of hinder ontstaat voor het overige verkeer.
Bij checkpoints 1 tot en met 3 moet elk teamlid zich melden bij het aanwezige organisatielid bij passage van de loper. Het organisatielid zal de doorkomst registreren en paraferen. Als er zonder registratie wordt gepasseerd, volgt uitsluiting in alle gevallen als sanctie.
Als een team het parcours verlaat of als er zich bijzonderheden voordoen met grote vertragende gevolgen, zijn de teamleden verplicht dit zo spoedig mogelijk te melden aan de organisatie via het Algemeen Coördinatie Team (ACT).
Regels en beperkingen voor ondersteuningsvoertuigen
Deelnemers dienen zich aan de algemene en lokale verkeersregels te houden, tenzij de organisatie anders heeft bepaald door middel van herkenbare aanduidingen, zoals verkeersregelaars of andere aanwijzingen vanuit de organisatie, om zich aan de verkeersregels te houden.
Elk team mag maximaal 2 motorvoertuigen gebruiken voor ondersteuning. Dit geldt als bepaling voor het inzetten van ondersteuningsvoertuigen.
Om de voertuigen van deelnemende teams te herkennen, moet elk ondersteuningsmotorvoertuig aan de voorzijde van het voertuig een door de organisatie verstrekte herkenningsteken duidelijk zichtbaar hebben. Ieder team moet het voertuig beplakken met 1 sticker met het teamnummer.
Het is verboden voor een voertuig om enige vorm van ondersteuningswerkzaamheden uit te voeren of op enigerlei wijze te begeleiden. Bepaalde delen van het parcours, de route of specifieke gebieden zijn gesloten verklaard voor alle voertuigen.
Ondersteunende motorvoertuigen mogen niet vóór, achter of naast de loper en/of fietser rijden. Ze moeten de normale gang van het verkeer volgen en zijn uitsluitend bedoeld voor het vervoeren van mensen en materialen. Begeleiding van de loper is alleen toegestaan als het reglement hiervan afwijkt
Het is de verantwoordelijkheid van het team motorvoertuigen om geen hinderlijk gedrag te vertonen voor andere teams of het overige verkeer op de route. Wanneer mogelijk, dienen zij toegang te verlenen aan overige voertuigen, lopers en het overige verkeer om te passeren.
Het is belangrijk dat de ondersteunende motorvoertuigen zich houden aan de geldende verkeersregels om ervoor te zorgen dat ze geen gevaar of hinder veroorzaken voor het overige verkeer op de weg. Ze mogen hun voertuig alleen tot stilstand brengen buiten de rijbaan van de weg en op de daarvoor bestemde weggedeelten, zoals parkeervakken. Het is niet toegestaan om te parkeren of te stoppen in bermen en grasstroken. Dit kan andere weggebruikers hinderen en bovendien kan dit schade veroorzaken aan de natuur en omgeving.
Het is verboden om te stoppen op autowegen, autosnelwegen en voorrangswegen buiten de bebouwde kom, behalve op daarvoor bestemde parkeerhavens. Let op: vluchtstroken, pechhavens, bushaltes en dergelijke zijn geen parkeerplaatsen.
Wanneer je met je voertuig stilstaat in de avond- en nachtelijke uren, dien je alleen stadslicht te gebruiken om verblinding van andere verkeersdeelnemers te voorkomen. Als je stilstaat op hellingen of in onoverzichtelijke bochten, parkeer je voertuig dan zo dat het geen hinder oplevert voor andere deelnemers aan het verkeer. Gebruik van zwaai-, flits- of knipperlichten in welke vorm of kleur dan ook is verboden.
Ondersteunende motorvoertuigen mogen de loper begeleiden en beveiligen (directe begeleiding) tijdens bepaalde atmosferische omstandigheden van bijzondere aard zoals mist met minder dan 200 meter zicht, zware regenval en bij slecht verlichte stukken (nachtelijke omstandigheden) in het parcours, waarbij bepalingen gelden voor directe begeleiding van het motorvoertuig.
Tijdens de uitoefening van deze taak bevindt het ondersteunende voertuig zich direct achter de loper. Het voertuig mag geen verblindende verlichting (groot licht) voeren.
Slotbepalingen en Algemene Voorwaarden: Belangrijke informatie voor deelnemers
De wedstrijdleider neemt beslissingen in gevallen waarin dit reglement niet voorziet. De algemene voorwaarden die onderdeel uitmaken van deze reglementen zijn van toepassing op de deelname van de deelnemer aan het evenement.
