Reglementen voor een succesvolle estafetteloop


Om ervoor te zorgen dat de estafette soepel verloopt en het evenement veilig en eerlijk is, hebben we enkele belangrijke regels en richtlijnen voor deelnemers opgesteld. Enkele essentiële aspecten voor een succesvolle estafetteloop zijn onder andere:

  • Start en Finish: Leer alles over het juiste moment om te beginnen en hoe je de race succesvol kunt afronden.
  • Veiligheid: Ontdek belangrijke veiligheidsmaatregelen voor lopers en fietsers tijdens de estafette.
  • Deelnamevoorwaarden: Begrijp de voorwaarden en verantwoordelijkheden voor teams en individuele deelnemers.
  • Regels en Sancties: Ken de regels en de mogelijke sancties voor een eerlijke competitie.
  • Ondersteuning: Leer over de rol van het Algemeen Coördinatie Team (ACT) en hoe zij ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Het ACT is een cruciale schakel tussen alle betrokkenen bij het evenement. Ze verzamelen en verspreiden informatie, houden contact met checkpoints en coördineren activiteiten.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1: Minimumleeftijd voor deelname aan evenement
Hoofdstuk 2: De spin in het web: Het belang van het Algemeen Coördinatie Team
Hoofdstuk 3: Verantwoordelijkheden en regels voor deelnemers tijdens een estafetteloop
Hoofdstuk 4: Deelnemen aan evenementen: wat u moet weten over aansprakelijkheid
Hoofdstuk 5: Eigendom van foto’s en video’s bij evenementen
Hoofdstuk 6: Reglement van toepassing vanaf aanmelding eerste team
Hoofdstuk 7: Regels en sancties bij evenement
Hoofdstuk 8: Regels voor rust en netheid in openbare ruimtes
Hoofdstuk 9: Regels voor deelname aan een estafetteloop
Hoofdstuk 10: Veilig en zichtbaar: Regels voor succesvolle estafetteloop deelname
Hoofdstuk 11: Veilig en verantwoord: Richtlijnen voor voertuiggebruik tijdens een estafette
Hoofdstuk 12: Beslissingsbevoegdheid van de organisator: Een overzicht

1. Minimumleeftijd voor deelname aan evenement

Een deelnemer aan het evenement moet in het jaar waarin het evenement plaatsvindt minimaal 18 jaar oud zijn.

2. De spin in het web: het belang van het Algemeen Coördinatie Team

Het ACT is een belangrijk onderdeel van het evenement. Het ACT staat voor Algemeen Coördinatie Team en bestaat uit een groep mensen die ervoor zorgen dat alles goed verloopt tijdens de run. Het ACT heeft verschillende taken, zoals:

  • Het verzamelen en verspreiden van informatie over de deelnemers, de vrijwilligers, de route en de organisatie.
  • Het contact houden met de checkpoints, waar de tijden van de teams worden geregistreerd.
  • Het volgen van de voortgang van de run en het signaleren van eventuele problemen of vertragingen.
  • Het coördineren van de activiteiten van de organisatie, de medewerkers en de vrijwilligers.
  • Het ondersteunen van de wedstrijdleider, die verantwoordelijk is voor het naleven van alle regels.

Het ACT is dus een essentiële schakel tussen alle betrokkenen bij het evenement. Het ACT werkt hard om ervoor te zorgen dat iedereen een leuke en veilige ervaring heeft tijdens de run.

3. Verantwoordelijkheid en zorg: De rol van teams en deelnemers

Teams en deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun medische zorg. Als er iets misgaat, zoals een blessure, schade of pech, dragen zij zelf de verantwoordelijkheid. De organisatie kan ondersteuning bieden als een team daarom vraagt, maar alleen als dat mogelijk is.

In geval van dringende (levensreddende) medische hulp moeten teams of deelnemers eerst het lokale alarmnummer (112) bellen. Vervolgens moeten ze de organisatie informeren via het ACT. Als een team ondersteuning wil van de organisatie, kunnen ze dit telefonisch melden bij het ACT. Ze moeten aangeven welke hulp ze nodig hebben en waar ze zich bevinden.

De organisatie kan alleen eerste hulp verlenen. Het team of de deelnemer vrijwaart de organisatie van aansprakelijkheid wanneer ze om hulp vragen. Bij calamiteiten zoals schade of pech kan de organisatie ook helpen, maar zij zijn niet aansprakelijk. Het team of de deelnemer moet de organisatie op de hoogte stellen van het verloop van de gebeurtenissen.”

4. Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bij evenement deelname

De organisatie en haar medewerkers dragen geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade die deelnemers kunnen oplopen tijdens hun deelname, ongeacht de aard van de schade. Dit geldt ook in geval van ernstige gevolgen, zoals letsel of overlijden. Het is de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om voldoende verzekerd te zijn tegen mogelijke schade als gevolg van letsel, overlijden of ziekte tijdens het evenement, zowel voor zichzelf als voor hun nabestaanden.

Tijdens het evenement is de deelnemer niet verzekerd door Hardloop.Events. De deelnemer erkent dat deelname aan het evenement een goede gezondheid, zowel psychisch als fysiek, vereist. De deelnemer verklaart dat hij aan deze vereisten voldoet en dat hij zich door middel van training en andere voorbereidingen voldoende heeft voorbereid op het evenement.

Het wordt sterk aanbevolen dat de deelnemer voorafgaand aan deelname aan het evenement een sportmedische keuring ondergaat; dit advies wordt dringend gegeven door de organisator. De deelnemer accepteert de verantwoordelijkheid voor eventuele schade die derden kunnen oplopen als gevolg van zijn handelen of nalaten tijdens het evenement. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor dergelijke schade. Sponsors van het evenement en de gemeente(n) waarin het evenement plaatsvindt, evenals de organisator, zijn niet aansprakelijk voor eventuele schade.

5. Eigendom van foto’s en video’s bij evenementen

De in het kader van een evenement of de overeenkomst eventueel door of namens de organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer/deelnemend bedrijf of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. Deelnemer/deelnemend bedrijf verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer/deelnemend bedrijf zichtbaar is voor communicatie doeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).

6. Reglement van toepassing vanaf aanmelding eerste team

Houd er rekening mee dat het reglement geldt vanaf het moment dat het eerste team zich aanmeldt op de startplaats.

7. Regels en sancties bij evenement

Het is van groot belang dat alle deelnemers zich houden aan de regels en voorschriften om een eerlijke en plezierige ervaring voor iedereen te garanderen. De regels bevatten bepalingen die uitsluiting of verwijdering door de organisatie mogelijk maken. De wedstrijdleider zal de teamcaptain informeren over de sanctie bij een overtreding die tot uitsluiting leidt. Het is belangrijk om te weten dat deze sancties onmiddellijk van kracht worden en niet kunnen worden opgeschort. Regelovertredingen kunnen leiden tot sancties variërend van waarschuwingen tot diskwalificatie. Daarom is het essentieel dat alle deelnemers de regels kennen en respecteren om een veilige en eerlijke competitie te garanderen.

De sancties voor regelovertredingen zijn als volgt:

Bij een eerste overtreding krijgt de teamcaptain een waarschuwing.
Bij een tweede overtreding kan het team tijdelijk worden geschorst, afhankelijk van de beoordeling van de wedstrijdleiders.
Bij een derde overtreding wordt het team uitgesloten van verdere deelname.

Een ernstige overtreding die een oneerlijk voordeel oplevert of andere teams schaadt, leidt direct tot diskwalificatie en verwijdering. Als een organisatie-medewerker dit besluit betwist, kan hij of zij binnen 24 uur na het evenement schriftelijk verweer indienen. De organisatie zal dit protest binnen twee weken beoordelen en de uitspraak is bindend. Het indienen van een protest heeft geen invloed op de sanctie.

8. Regels voor rust en netheid in openbare ruimtes

Het is niet toegestaan om onnodig geluid te maken met objecten of apparaten die de rust verstoren of kunnen verstoren. Deelnemers dienen geluidsoverlast zoveel mogelijk te vermijden. Daarnaast is het achterlaten of weggooien van afval of ander vuil verboden. Deelnemers mogen geen afval of ander vuil, inclusief fecaliën, achterlaten op ongeschikte plekken.

9. Regels voor deelname aan een estafetteloop

  • Alleen deelnemers die correct geregistreerd zijn door het team, mogen meedoen aan de teamactiviteiten.
  • Het team mag zelf kiezen hoe het lopen, fietsen en autorijden afwisselt tijdens het parcours.
  • Het team moet starten met minimaal 6 lopers, maar mag de finish halen met minder deelnemers als er uitvallers zijn. In totaal mogen er maximaal 12 teamleden tijdens het evenement worden ingezet.
  • Het team moet een realistische gemiddelde loopsnelheid opgeven, tussen 10 en 15 kilometer per uur. Deze snelheid is belangrijk voor het bepalen van de starttijd van het team en het evenement. Het team is verantwoordelijk voor het opgeven van een reële verwachte gemiddelde loopsnelheid van het team.
  • Een teamlid moet zich 2 uur voor de starttijd melden bij de inschrijfbalie. Het team moet zich op tijd aanmelden bij de organisatie en zich 30 minuten voor de starttijd bij de startlijn melden. Door een team dient te worden gestart met minimaal 6 teamleden.
  • De volledige afstand, van startterrein tot aan de eindtijdregistratie, dient door geregistreerde lopers van een team, in estafettevorm, lopend te worden afgelegd. De loper dient te allen tijde te worden begeleid door tenminste 1 fietser. De geregistreerde lopers kunnen zo vaak als ze willen van beurt wisselen. De loper die de beurt overneemt, moet de loper die loopt aantikken.
    Als je van het parcours afwijkt, moet je via dezelfde weg terugrennen naar het parcours. Als we merken (ook achteraf) dat je dit niet hebt gedaan, kun je worden uitgesloten van verdere deelname.
  • Je mag geen teamleden onderweg achterlaten, tenzij dit om medische redenen noodzakelijk is. Als je één of meer teamleden achterlaat, moet je dat meteen melden aan het ACT en vertellen wat er aan de hand is. In alle andere gevallen geldt: Samen uit, samen thuis. Als we merken (ook achteraf) dat je dit niet hebt gedaan, kun je worden uitgesloten van verdere deelname.
  • Bij checkpoints 1 tot en met 3 moeten alle teamleden zich bij het organisatiepunt melden. Het organisatielid zal de doorkomst registreren en paraferen. Let op: het niet naleven van de registratie resulteert in uitsluiting als sanctie.
  • Als een team het parcours verlaat of als er zich situaties voordoen die aanzienlijke vertraging veroorzaken, dienen de teamleden dit meteen door te geven aan het Algemeen Coördinatie Team (ACT).
  • De officiële einduitslag wordt zo snel mogelijk op de website van Hardloop.Events gezet.

10. Veilig en zichtbaar: Regels voor succesvolle estafetteloop deelname

Fietsplaatjes: Elk team ontvangt twee fietsplaatjes. Deze moeten duidelijk zichtbaar worden bevestigd aan het stuur of de voorkant van de fiets. De plaatjes zijn voorzien van het teamnummer.

Veiligheidsregels

  • Verkeersregels: Deelnemers moeten te allen tijde de geldende algemene en lokale verkeersregels volgen, tenzij de organisatie anders aangeeft.
  • Minimaal één loper per team: Elk team moet minstens één loper op de weg hebben. Deze loper moet te allen tijde worden begeleid door minimaal één en maximaal drie fietsers. Lopers kunnen zo vaak als gewenst van loopbeurt wisselen, waarbij de nieuwe loper de huidige loper aan moet tikken.
  • Zichtbaarheid: Alle deelnemers, inclusief begeleiders, moeten goed zichtbaar zijn voor ander verkeer. Draag daarom een fluorescerend jasje of hesje met reflecterend materiaal aan zowel de voor- als achterkant. Dit is vooral belangrijk tussen 20.00 uur en 08.00 uur en bij bijzondere atmosferische omstandigheden (zoals regen of mist) waarbij het zicht beperkt is tot minder dan 200 meter.

Verlichting en reflectie voor lopers en fietsers

  • Een loper of fietser moet een hesje dragen met minstens 6 lampjes voor en 6 lampjes achter, die altijd aan moeten zijn tijdens de genoemde tijden.
  • Het hesje moet ook reflecterend materiaal aan de voor- en achterkant hebben.
  • Fietsverlichting: Alle fietsen op het parcours moeten goede verlichting hebben. Ze moeten rood licht aan de achterkant en wit licht aan de voorkant hebben.
  • Parcoursafwijking: Als je van het parcours afwijkt, moet je te voet terugkeren via dezelfde weg. Het niet naleven van deze regel leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
  • Positie op de weg: Bij voorkeur kiest een hardloper voor een fietspad aan de rechterkant van de weg. Als er geen fietspad beschikbaar is, is het raadzaam om aan de uiterste rechterkant van de rijbaan te lopen, tenzij anders aangegeven.

11. Veilig en verantwoord: Richtlijnen voor voertuiggebruik tijdens een estafette

Bij het deelnemen aan een estafette is het belangrijk om verantwoordelijk en veilig te handelen. Hier zijn enkele richtlijnen voor het gebruik van voertuigen tijdens een estafette:

  • Aantal voertuigen: Elk team mag maximaal twee voertuigen inzetten om het team te ondersteunen. Dit helpt om de estafette eerlijk en overzichtelijk te houden.
  • Verkeersregels: Als bestuurder of passagier van een voertuig moet je je altijd aan de verkeersregels houden, tenzij de organisatie specifieke instructies geeft. Dit zorgt ervoor dat de estafette veilig verloopt en er geen onnodige risico’s worden genomen.
  • Rekening houden met anderen: Het is essentieel om rekening te houden met andere weggebruikers. Veroorzaak geen gevaar of hinder voor anderen. Respecteer de verkeersstroom en geef ruimte aan andere deelnemers.

Plaatsing van ondersteunende motorvoertuigen op het parcours: Motorvoertuigen mogen de loper en de fietser niet volgen. Ze moeten simpelweg met het verkeer meerijden. Hun functie is uitsluitend om mensen en spullen te vervoeren. Ze mogen de loper alleen begeleiden bij slecht weer. Motorvoertuigen mogen niemand in de weg zitten en dienen ruimte te maken voor andere voertuigen, lopers en verkeer.

Niet stoppen op wegen: Het is niet toegestaan om te stoppen op auto(snel)wegen en op voorrangswegen buiten de bebouwde kom. Je mag alleen stoppen op de daarvoor bestemde parkeerhavens. Vluchtstroken, pechhavens en andere locaties zijn geen parkeerplaatsen!

Verlichting bij stilstand: Als je stilstaat in het donker, gebruik dan alleen stadslicht. Dim- of groot licht is niet toegestaan, omdat dit andere weggebruikers verblindt. Als je stilstaat op een helling of bij een onoverzichtelijke bocht, zet je voertuig dan zo neer dat je niemand hindert of verblindt. Gebruik geen andere lichten dan de standaard verlichting van je voertuig, dus geen zwaai-, flits-, knipper- of andere lichten. Ook lichten die je teamnummer aangeven (bijvoorbeeld met LED-lampjes) zijn niet toegestaan.

Begeleiding bij slecht weer: Bij extreem slecht weer (zoals mist met minder dan 200 meter zicht, zware regen, enz.) mag één motorvoertuig de loper volgen en beschermen (directe begeleiding). Het motorvoertuig rijdt dan direct achter de loper. Het gebruik van groot licht is niet toegestaan. Als er twee lopers (van twee teams) minder dan 100 meter van elkaar lopen, mag het motorvoertuig van de eerste loper niet tussen hen in rijden.

Door deze richtlijnen te volgen, draag je bij aan een veilige en plezierige estafette ervaring voor iedereen. Veel succes en geniet van de race!

12. Beslissingsbevoegdheid van de organisator: Een overzicht

De organisator beslist in situaties die niet expliciet in dit reglement zijn opgenomen. Dit betekent dat wanneer er onvoorziene omstandigheden of vragen rijzen tijdens het evenement, de organisator de bevoegdheid heeft om passende beslissingen te nemen. Dit kan variëren van kleine aanpassingen tot belangrijke besluiten, afhankelijk van de specifieke context.

Door deel te nemen aan het evenement ga je automatisch akkoord met de Algemene Voorwaarden, die nauw verbonden zijn met dit reglement. Het is essentieel om deze voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat je deelneemt, zodat je op de hoogte bent van je rechten en verantwoordelijkheden. De Algemene Voorwaarden bevatten belangrijke informatie over onderwerpen zoals aansprakelijkheid, privacy en gedragsregels.

We wensen je veel plezier tijdens het evenement en hopen dat je een geweldige ervaring hebt!