Algemene voorwaarden

Hardloop.Events B.V.

---

 

Artikel 1. Definities

Behoudens en voor zover elders in deze algemene verkoopvoorwaarden (hierna: “Voorwaarden”) begrippen met een hoofdletter zijn gedefinieerd, hebben de met een hoofdletter gedefinieerde begrippen de navolgende betekenis:

Deelnemer:
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst aangaat met de Organisator, zelf of namens een of meer andere personen, met betrekking tot onder meer, maar niet uitsluitend, de deelname aan een Evenement of het gebruik van diensten. De Deelnemer kan handelen als consument of als zakelijke deelnemer.

Evenement:
Iedere door of namens de Organisator georganiseerde activiteit, waaronder – maar niet beperkt tot – wedstrijden, recreatieve runs, clinics, workshops en aanverwante activiteiten, inclusief alle bijbehorende diensten en faciliteiten.

Huishoudelijk regelement:
Het door de Organisator op haar website gepubliceerde huishoudelijk regelement

Organisator:
Hardloop.Events B.V., statutair gevestigd te Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64791637.

Overeenkomst:
Iedere (al dan niet op afstand) tot stand gekomen overeenkomst tussen een Deelnemer en de Organisator, waaronder in het bijzonder overeenkomsten betreffende de deelname aan een Evenement of het gebruik van diensten.

Partij:
De Organisator of de Deelnemer.

Partijen:
De Organisator en de Deelnemer.

Platform:
De website(s), mobiele applicatie(s) en overige digitale kanalen van de Organisator waarop informatie en/of diensten worden aangeboden.

Privacyverklaring:
De door de Organisator op haar website gepubliceerd privacyverklaring

 

Artikel 2. Toepasselijkheid en algemene bepalingen

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes en aanbiedingen c.q. Overeenkomsten tussen de Organisator en de Deelnemer, Het bepaalde in deze algemene voorwaarden is onverkort van toepassing op iedere inschrijving en/of deelname aan een Evenement, alsmede op het gebruik van diensten, producten en digitale platforms van de Organisator. Door inschrijving en/of gebruik van diensten verklaart de Deelnemer deze voorwaarden te hebben gelezen en ermee in te stemmen.

2.2 De toepasselijkheid van enige van deze Voorwaarden afwijkende andere algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van de Deelnemer, onder welke benaming ook, wordt van de hand gewezen en is uitdrukkelijk uitgesloten.

2.3 Van deze Voorwaarden kan door Partijen slechts schriftelijk en expliciet worden afgeweken. De Organisator behoudt zich evenwel het recht voor deze voorwaarden te wijzigen met terugwerkende kracht, teneinde deze te verbeteren of om te voldoen aan enig overheidsvoorschrift. Gewijzigde voorwaarden treden in werking bij publicatie op de officiële website, tenzij anders aangegeven. Indien een wijziging voor reeds ingeschreven consumenten wezenlijk nadelig is, wordt dit tijdig en duidelijk gecommuniceerd; in dat geval kan de Deelnemer als hij/zij consument is de Overeenkomst binnen 14 dagen kosteloos ontbinden, tenzij de wijziging uitsluitend voortvloeit uit dwingend recht.

2.4 Het bepaalde in deze Voorwaarden doet niet af aan de rechten die de Organisator op grond van de wet heeft.

2.5 Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of ongeldig is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen zullen dan een vervangende bepaling afspreken die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.

 

Artikel 3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1 Alle aanbiedingen van de Organisator op haar Platform zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders is bepaald. Een aanmelding c.q. verzoek tot deelname van een Deelnemer—voor zichzelf of voor iemand anders—geldt als onherroepelijk.

3.2 Een Overeenkomst komt slechts tot stand op het moment dat de Organisator de inschrijving van de Deelnemer bevestigt (bijv. per e‑mail) en onder de opschortende voorwaarde van de ontvangst van de (volledige) betaling van het inschrijfgeld en de acceptatie van deze algemene voorwaarden. De Organisator is nimmer gehouden om een verzoek tot deelname c.q. aanmelding c.q. inschrijving te accepteren; de Organisator is mitsdien te allen tijde bevoegd om een verzoek tot deelname c.q. aanmelding c.q. inschrijving zonder opgave van redenen weigeren.

3.3 Indien een Deelnemer (mede) namens een derde inschrijft, verklaart en garandeert de Deelnemer daartoe bevoegd te zijn. De Deelnemer is jegens de Organisator hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen uit de Overeenkomst die voortvloeien uit door hem (mede) ten behoeve van derden geplaatste bestellingen. De Organisator is niet gehouden de bevoegdheid van de Deelnemer om namens deze derden te handelen te verifiëren.

 

Artikel 4. Aansprakelijkheid en vrijwaring

4.1 Deelname geschiedt volledig voor eigen risico. De Organisator is aldus niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als gevolg van de Deelname en/of aan de sport verbonden risico’s, tenzij deze het gevolg is van opzet of grove schuld van de Organisator zelf.

4.2 De Deelnemer erkent de inherente risico’s van sportieve activiteiten (onder meer, maar niet uitsluitend: lichamelijk letsel, uitputting, weersinvloeden, parcourscondities en contact met andere deelnemers). De Deelnemer verklaart voldoende te hebben getraind en lichamelijk en geestelijk in staat te zijn om veilig deel te nemen. Bij twijfel dient de Deelnemer vooraf medisch advies in te winnen. Op de Organisator rust in dit verband geen enkele onderzoeksplicht.

4.3 Deelname onder invloed van alcohol, drugs of andere prestatie‑ of bewustzijnsbeïnvloedende middelen is verboden. Indien gehandeld wordt in strijd met deze bepaling, is de Organisator bevoegd om de Deelnemer tijdens of voorafgaand aan het Evenement uit te sluiten van deelname. De Deelnemer heeft in een dergelijk geval geen recht op restitutie.

4.4 Aansprakelijkheid van de Organisator is beperkt tot schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming of onrechtmatige daad van de Organisator, voor zover die aansprakelijkheid niet wettelijk is uitgesloten.

4.5 De Organisator is nimmer aansprakelijk voor:

a) Schade van welke aard ook, die is ontstaan doordat de Organisatie is uitgegaan van door of namens de Deelnemer verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.

b) indirecte schade c.q. gevolgschade zoals, maar niet beperkt tot, winst- of inkomstenderving, schade door bedrijfsstagnatie en/of vergoeding van een materiële schade.

4.6 Iedere aansprakelijkheid van de Organisator is voorts in alle gevallen beperkt tot de vergoeding van directe schade tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico. Indien geen uitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het door de Deelnemer betaalde inschrijfgeld.

4.7 De Deelnemer is zelf verantwoordelijk om zorgt te dragen voor een adequate verzekeringen (zoals bijvoorbeeld een ongevallen-, annulerings-, aansprakelijkheidsverzekering etc.). Het ontbreken daarvan komt volledig voor rekening en risico van de Deelnemer.

4.8 Indien de Deelnemer namens of mede namens derden een aanmelding heeft ingediend en/of meerdere tickets heeft gekocht, dan is de betreffende Deelnemer verantwoordelijk voor de derden namens wie hij/zij (ook) een aanmelding heeft ingediend c.q. een ticket heeft gekocht. De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor alle eventuele aanspraken van deze derden op de Organisator, tot vergoeding van enigerlei schade die voortvloeien uit of samenhangt met de deelname (van deze derden) aan een Evenement.

4.9 De Deelnemer is aansprakelijk voor door hem/haar veroorzaakte schade, alsmede voor schade veroorzaakt door de derden namens wie hij/zij (ook) een aanmelding heeft ingediend c.q. een ticket heeft gekocht, aan eigendommen van de Organisator, andere deelnemers of derden en vrijwaart de Organisator tegen aanspraken van derden die hieruit voortvloeien, behoudens opzet of grove nalatigheid van de Organisator.

 

Artikel 5. Herroepingsrecht en annulering door de deelnemer

5.1 Het herroepingsrecht op grond waarvan een consument bij koop op afstand de Overeenkomst binnen een termijn van 14 dagen mag ontbinden, wordt uitdrukkelijk uitgesloten ten aanzien van de aanmelding door de Deelnemer (voor zichzelf of (ook) voor anderen) voor een Evenement omdat ieder Evenement als een vrijetijdsbesteding kwalificeert en georganiseerd wordt voor een vooraf bepaalde, vaste datum of periode van uitvoering. Voor andere, niet‑uitgesloten diensten of producten kan herroeping – indien van toepassing – binnen de wettelijke termijn schriftelijk of per e‑mail worden uitgeoefend, tenzij de aanmelding geschiedt binnen 14 dagen voorafgaand aan de levering van de niet‑uitgesloten diensten of producten. Gepersonaliseerde producten of diensten zijn eveneens uitgezonderd van herroeping.

5.2 Annuleringen geschieden schriftelijk (bij voorkeur per e‑mail). De datum van ontvangst door de Organisator geldt als annuleringsdatum. De Deelnemer ontvangt een bevestiging van ontvangst.

5.3 Een annulering geeft in beginsel geen recht op volledige of gedeeltelijke restitutie. Indien bijzondere omstandigheden deelname objectief onmogelijk maken, kan de Deelnemer een gemotiveerd coulanceverzoek indienen met geldige medische verklaring. De Organisator beoordeelt dit verzoek zorgvuldig en kan besluiten tot (gedeeltelijke) terugbetaling. Het is aan de vrijebeoordeling van de Organisator om op het coulance verzoek in te gaan. Deze coulance vormt geen precedent.

5.4 Indien voor een bepaalde Evenement door de Organisator wordt afgeweken van de in dit artikel vermelde annuleringsvoorwaarden, dan wordt duidelijk vermeld op het aanmeldformulier.

 

Artikel 6. Annulering of wijziging door de organisator

6.1 De Organisator kan een Evenement annuleren, uitstellen of aanpassen in geval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: het niet kunnen nakomen van de Overeenkomst ten gevolge van een niet-toerekenbare tekortkoming. Dit betreffen omstandigheden waarop Partijen geen invloed hebben noch redelijkerwijs kunnen hebben en welke een verantwoordelijk verloop van het Evenement, of de organisatie daarvan, geheel of ten dele, tijdelijk of voor onbepaalde tijd onmogelijk maakt, in het bijzonder door, maar niet beperkt tot oorlog, oorlogsgevaar, terrorisme, oproer, storm en/of hevige regen, watersnood, transportmoeilijkheden, brand, pandemie, epidemie en/of overheidsmaatregelen. Onder overmacht wordt ook verstaan: het niet (langer) gebruik kunnen/mogen maken van het parcours of terrein waarop het Evenement plaatsvindt als gevolg van een omstandigheid die buiten de invloedsfeer van de Organisator ligt.

6.2 In geval van een annulering in het geval van overmacht, is de Organisator niet verplicht het Evenement te verplaatsen of tot restitutie van de betaalde inschrijfgelden. De Deelnemers heeft eveneens geen recht op vergoeding van de door hem/haar gemaakte kosten (zoals reis- en verblijfskosten).

6.3 In het geval de Organisator ervoor kiest om het Evenement te verplaatsen, dan geeft de wijzigingen in datum, locatie, (start)tijd en/of opzet geen recht op restitutie, tenzij deelname door de verplaatsging objectief onmogelijk wordt voor de Deelnemer.

 

Artikel 7. Deelnamevoorwaarden en gedragsregels

7.1 De Deelnemer dient zich bij deelname te houden aan het Huishoudelijk reglement en alle instructies en aanwijzingen van de Organisator, dan wel diens medewerkers en/of vrijwilligers, en de bevoegde instanties op te volgen.

7.2 Tijdens een Evenement geldt een medisch noodprotocol. De Deelnemer is verplicht om de aanwijzingen van het medisch personeel strikt op te volgen. De Organisator kan, op advies van het medisch personeel, gedurende of voorafgaand aan een Evenement, de deelname om medische redenen beëindigen; in dat geval bestaat geen recht op restitutie.

7.3 Onveilig, hinderlijk of onsportief gedrag en/of gedrag in strijd met het Huishoudelijk reglement, door de Deelnemer danwel door een derde voor wie de Deelnemer (ook) tickets heeft besteld, kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van deelname aan een Evenement, zonder recht op restitutie.

7.4 Het is de Deelnemer niet toegestaan rechten of verplichtingen voortvloeiende uit een Overeenkomst met de Organisator geheel noch gedeeltelijk over te dragen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator. Indien de Deelnemer (ook) voor een derde tickets besteld, dan dient de Deelnemer dit duidelijk aan te geven bij de bestelling. Deze derde kan pas deelnemen aan een Evenement nadat deze uitdrukkelijk heeft ingestemd met de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden. 

7.5 Zodra een startnummer is uitgegeven, is dit nummer persoonlijk en niet overdraagbaar zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator. Indien een medisch paspoort op het startnummer is voorzien, vult de Deelnemer dit volledig en naar waarheid in. De Organisator behoudt het recht te allen tijde Deelnemers met vals ingevulde gegevens uit te sluiten van deelname aan een Evenement.

 

Artikel 8. betalingen en transactiekosten

8.1 Betalingen verlopen uitsluitend via erkende betaalproviders. Contante betalingen worden niet geaccepteerd. Eventuele transactiekosten, indien van toepassing, worden vooraf duidelijk vermeld en komen voor rekening van de Deelnemer.

8.2 De Organisator is niet aansprakelijk voor fouten, storingen of vertragingen in de betalingsverwerking veroorzaakt door de betaalprovider.

8.3 Alle door de Organisatie genoemde prijzen worden vermeld inclusief btw. Het toepasselijke btw‑tarief wordt zichtbaar gemaakt bij inschrijving.

 

Artikel 9. intellectueel eigendom en gebruik van beeldmateriaal

9.1 Tijdens Evenementen worden sfeerimpressies (foto‑ en video‑opnames) gemaakt. De Organisator informeert bezoekers vooraf en ter plaatse over mogelijke opnames. Algemene sfeerbeelden die niet op individuen zijn gericht, kunnen plaatsvinden ter verslaglegging en promotie. Close-ups worden in beginsel alleen met vooraf gegeven toestemming gemaakt.

9.2 Indien de Deelnemer expliciet toestemming geeft voor een close-up, verleent de Deelnemer aan de Organisator een niet‑exclusieve en kosteloze licentie om dat specifieke beeldmateriaal te gebruiken voor uitsluitend promotie-, communicatie- en redactionele doeleinden (website, social media, nieuwsbrieven, drukwerk), voor een periode van 10 jaar, met inachtneming van toepasselijke privacywetgeving.

9.3 De Deelnemer kan vooraf, tijdens of na het Evenement  bezwaar maken tegen gebruik van beeldmateriaal of eerder gegeven toestemming intrekken. De Organisator zal redelijke maatregelen treffen om aan een dergelijk verzoek van de Deelnemer gehoor te geven, bestaand materiaal te verwijderen en toekomstig gebruik te voorkomen.

9.4 Verzoeken tot verwijdering van reeds gepubliceerd beeldmateriaal worden zorgvuldig beoordeeld en – voor zover redelijk en praktisch mogelijk – gehonoreerd. Volledige verwijdering kan niet worden gegarandeerd indien het materiaal reeds door derden is verspreid.

9.5 Intellectuele eigendomsrechten op promotiemateriaal, beeldmateriaal en overige werken berusten bij de Organisator of haar licentiegevers. Commercieel gebruik zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is niet toegestaan.

 

Artikel 10. Verwerking van persoonsgegevens en cookies

10.1 De Organisator verwerkt persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant conform de AVG en Nederlandse Uitvoeringswet AVG. Informatie daaromtrent is te vinden in onze Privacyverklaring.

10.2 Specifieke evenementen (zoals Spa‑Francorchamps Run) kunnen additionele verwerkingen kennen voor tijdregistratie, publicatie van uitslagen en medische veiligheid conform een aanvullend (privacy)reglement. In geval van strijdigheid prevaleert het specifieke evenementreglement voor dat evenement, behoudens dwingend recht.

10.3 De Organisator maakt tevens gebruik van cookies. Informatie daaromtrent is te vinden in onze Privacyverklaring.

 

Artikel 11. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

11.1 Op alle Overeenkomsten tussen Partijen, en alle Overeenkomsten die daaruit voortvloeien of daarmee verbandhouden alsmede op deze algemene voorwaarden, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

11.2 Alle geschillen, waaronder geschillen die slechts door één van de Partijen als zodanig wordt beschouwd, die mochten ontstaan naar aanleiding van en/of in verband met de Overeenkomst, daaruit voortvloeiende Overeenkomsten en/of deze algemene voorwaarden, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.

 

Artikel 12. Slotbepalingen

12.1 Mocht enige bepaling van de Voorwaarden naar het oordeel van de rechter niet van toepassing of ongeldig zijn, dan zal slechts de betreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd, de overige bepalingen uit de Voorwaarden blijven dan onverkort van kracht. Partijen zullen alsdan in overleg treden om de betreffende niet toepasselijke of ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de eerdere bepaling in acht zal worden genomen.

12.2 In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de Voorwaarden en het bepaalde in de Overeenkomst, prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst boven het bepaalde in de Voorwaarden.

12.3 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij vertalingen prevaleert de Nederlandse tekst.

12.4 De Privacyverklaring, het cookiebeleid en de disclaimer maken integraal onderdeel uit van deze voorwaarden. Deelname en/of gebruik van diensten impliceert instemming met deze documenten.

12.5 Het is de Organisator toegestaan rechten of verplichtingen uit hoofde van een Overeenkomst, dan wel de organisatie van een Evenement, over te dragen aan, respectievelijk doen overnemen door, een derde, zonder voorafgaande toestemming van de Deelnemer. De Deelnemer verleent de Organisator hierbij bij voorbaat medewerking aan eventuele contractsoverneming van de rechtsverhouding uit de Overeenkomst door de Organisator aan een derde.

 

Contactgegevens Organisator:
Hardloop.Events B.V.
Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland
KvK: 64791637
E‑mail: info@hardloop.events

 

Versie: Maart 2026.