Participant Regulations Hardloop.Events B.V., registered in the trade register of the Chamber of Commerce under number 64791637
ARTICLE 1. DEFINITIONS
1.1 Unless and to the extent that terms are defined with a capital letter elsewhere in these Participant Regulations (hereinafter: “the Regulations”), the terms defined with a capital letter have the following meaning:
General Terms and Conditions:
The General Terms and Conditions published by the Organizer on its website
Participant:
Any natural or legal person who enters into an Agreement with the Organizer, themselves or on behalf of one or more other persons, regarding, among other things, but not limited to, participation in an Event or the use of services. The Participant can act as a consumer or as a business participant.
Event:
Any activity organized by or on behalf of the Organizer, including – but not limited to – races, recreational runs, clinics, workshops, and related activities, including all associated services and facilities.
Assistance Dog:
An officially recognized assistance or guide dog, clearly recognizable and under the control of the handler.
Registration Fee:
The amount the Participant pays to participate in the Event.
Lockers:
The storage facilities for personal belongings made available by the Organizer at the event site.
Organizer:
Hardloop.Events B.V., with its registered office at Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, the Netherlands, registered with the Chamber of Commerce under number 64791637.
Agreement:
Any agreement (whether or not concluded remotely) established between a Participant and the Organizer, including in particular agreements concerning participation in an Event or the use of services.
Parcours:
De door de Organisator uitgezette route waarover het Evenement plaatsvindt.
Partij:
De Organisator of de Deelnemer.
Partijen:
De Organisator en de Deelnemer.
Persoonsgegevens:
Alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Privacyverklaring:
De door de Organisator op haar website gepubliceerde privacyverklaring
Startnummer:
Het door de Organisator aan de Deelnemer verstrekte nummer dat tijdens het Evenement zichtbaar gedragen moet worden.
ARTIKEL 2. MINIMUMLEEFTIJD EN DEELNAMEVOORWAARDEN
2.1 Deelnemers moeten op de dag van het Evenement minimaal de volgende leeftijden hebben bereikt:
2.2 Minderjarige Deelnemers (<18 jaar) mogen alleen deelnemen met vooraf schriftelijke toestemming van hun ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). De Organisator kan deze toestemming opvragen.
2.3 Deelnemers moeten bij twijfel een geldig identiteitsbewijs tonen. Ontbreekt dit, dan kan deelname worden geweigerd zonder restitutie.
2.4 Deelname geschiedt onder verantwoordelijkheid van de Deelnemer en onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de Algemene voorwaarden.
ARTICLE 3. PETS
3.1 Bringing pets to the Event site is not permitted. An exception is made for officially recognized assistance dogs or guide dogs, provided they are clearly recognizable and remain under the control of the handler at all times. This policy has been established to promote the safety, hygiene, and comfort of all Participants, spectators, and staff.
3.2 The Organizer reserves the right to request additional documentation or proof of recognition of the assistance dog in case of doubt, as far as reasonably necessary. The handler of the assistance dog remains fully responsible for the animal’s behavior during the Event.
ARTICLE 4. INCLUSIVITY AND ACCESSIBILITY
4.1 The Organizer strives for participation for everyone. The site is accessible to wheelchair users as much as possible. However, the Organizer cannot guarantee unlimited access, for example, but not limited to, as a result of elevation changes in the Course.
4.2 Participation with a wheelchair or other mobility aids requires good physical condition and experience. Participants with a disability are advised to assess beforehand, whether or not with the help of a doctor, if participation is responsible and, in case of doubt about the Course, to contact the Organizer.
4.3 Participants remain fully responsible for their own safety. The Organizer is not liable for damage or injury, unless there is intent or gross negligence.
ARTICLE 5. RULES DURING THE EVENT
5.1 Participants are obliged to follow the Course completely and to adhere to the applicable competition rules as established by the international and/or locally applicable sports authorities.
5.2 All instructions and directions from the Organizer and its staff, recognizable by uniform or marked clothing, must be followed immediately. Non-compliance can lead to immediate exclusion from further participation, without the right to a refund or compensation. The Organizer’s decision is binding and final.
5.3 Participants remain responsible for their own safety and behavior at all times during the Event. For additional rules of conduct, personal responsibilities, and safety measures, please refer to the general terms and conditions.
ARTICLE 6. LUGGAGE AND LOCKERS
6.1 It is not permitted to bring large bags or bulky luggage onto the Event site. Small bags, such as handbags or backpacks, may only be brought if they fit in the available Lockers.
6.2 The number of available Lockers is limited. Participants are advised to arrive on time to be able to use a locker.
6.3 Lockers are offered by the Organizer solely as an extra service. The Organizer accepts no liability for loss, theft, or damage to personal property, regardless of whether it is stored in a locker or elsewhere on the site. The Participant remains fully responsible for his or her personal belongings at all times.
6.4 Participants are fully responsible for their personal belongings during the Event. The Organizer accepts no liability for loss, theft, or damage, regardless of location or facility, except in cases of intent or gross negligence. Participants are advised to leave valuables at home or to manage them carefully themselves.
ARTICLE 7. ACCESS CONTROL AND AGE LIMIT
7.1 Upon entry to the Event, the Organizer is authorized to have hand luggage, bags, and items of clothing checked by security staff. These checks are intended to ensure the safety of everyone present and are carried out in accordance with the Organizer’s guidelines.
7.2 Persons under the age of 16 are only admitted if they are accompanied by a parent or another adult supervisor.
7.3 Admission tickets are strictly personal and must match a valid and original ID. In case of discrepancies, misuse, falsification, or transfer of admission tickets, access may be refused without the right to a refund. Such actions may also be punishable and lead to legal prosecution.
ARTICLE 8. PROHIBITED OBJECTS AND ITEMS
8.1. The following objects are not permitted on the Event site:
8.2. The Organizer reserves the right to prohibit additional items if they pose a risk to safety, the course of the Event, or the integrity of the site.
8.3. In case of doubt, the Organizer is authorized to carry out extra checks on bags, clothing, or personal belongings of Participants and visitors.
ARTICLE 9. HEARING PROTECTION
9.1 During the Event, noise levels may occur that are higher than 80 dBA. Participants and visitors should be aware of this and are advised to wear appropriate hearing protection, particularly in the vicinity of speakers, the start and finish area, or other sound sources.
9.2 The use of hearing protection is entirely the responsibility of the Participant or visitor. The Organizer does not provide hearing protection and accepts no liability for hearing damage or other hearing-related complaints resulting from participation in or presence at the Event, unless there is intent or gross negligence on the part of the Organizer.
ARTIKEL 10. VERBOD OP ONGEOORLOOFDE PROMOTIE EN COMMERCIELE ACTIVITEITEN
10.1 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator is het niet toegestaan op of rondom het Evenemententerrein:
10.2 Deze bepaling is van toepassing op alle Deelnemers, andere bezoekers, leveranciers en overige betrokkenen, ongeacht of zij handelen namens een bedrijf, merk, organisatie of op persoonlijke titel.
10.3Bij overtreding is de Organisator gerechtigd het betreffende materiaal onmiddellijk te (laten) verwijderen, de toegang tot het Evenement te weigeren of in te trekken en eventuele schade, waaronder inkomstenderving, te verhalen op de verantwoordelijke partij. Dit laat het recht van de Organisator om verdere juridische stappen te ondernemen onverlet.
ARTIKEL 11. MEDISCH PASPOORT OP HET STARTNUMMER
11.1 Op de achterzijde van het Startnummer kan de Deelnemer vrijwillig medische gegevens invullen voor noodsituaties.
11.2 Het niet of onjuist invullen van essentiële gegevens kan leiden tot uitsluiting van deelname, indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid.
11.3 Medische gegevens worden uitsluitend gebruikt voor gezondheid en veiligheid tijdens het Evenement, conform de Algemene voorwaarden en de Privacyverklaring.
11.4 Tijdens het Evenement zijn gekwalificeerde EHBO’ers aanwezig en kan medische ondersteuning beschikbaar zijn. Het medische noodprotocol wordt in geval van nood gevolgd.
ARTIKEL 12. VERBOD OP KWETSENDE UITINGEN
12.1 Het is Deelnemers, bezoekers en overige aanwezigen tijdens het Evenement niet toegestaan uitingen te doen, te tonen of te verspreiden die onder meer maar niet uitsluitend:
12.2 Bij overtreding is de Organisator gerechtigd de betreffende persoon de toegang tot het Evenement te weigeren of te ontzeggen, dan wel van het terrein te (laten) verwijderen. Deze maatregelen worden toegepast voor zover zij proportioneel en noodzakelijk zijn ter handhaving van orde, veiligheid en een respectvolle omgeving.
12.3 Het voorgaande laat onverlet het recht van de Organisator om, indien daartoe aanleiding bestaat, aangifte te doen of andere juridische stappen te ondernemen.
ARTIKEL 13. DISKWALIFICATIE EN UITSLUITING VAN DEELNAME
13.1 De Organisator kan een Deelnemer diskwalificeren of verdere deelname weigeren als één of meer van de volgende situaties zich voordoen:
13.2 Bij diskwalificatie of uitsluiting is restitutie van het inschrijfgeld of andere reeds gemaakte kosten niet mogelijk.
13.3 De Organisator kan een Deelnemer tijdelijk of permanent uitsluiten van toekomstige Evenementen. Bij deze beslissing wordt rekening gehouden met de ernst en aard van het gedrag.
ARTIKEL 14. STARTNUMMERS EN AANVANGSTIJD
14.1 Startnummers kunnen vanaf 08:30 uur worden afgehaald.
4.2 Deelnemers dienen:
14.3 Te laat verschijnen kan leiden tot weigering van deelname zonder restitutie.
14.4 Het Startnummer moet te allen tijde duidelijk zichtbaar, onbeschadigd en zonder vouwen op de borst van de Deelnemer worden gedragen gedurende het gehele Evenement.
14.5 Het is verboden het Startnummer van een andere persoon te dragen, te wisselen of voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor het is uitgegeven. Overtreding kan leiden tot uitsluiting van het Evenement zonder recht op restitutie
ARTIKEL 15. INNAME VAN STARTNUMMERS BIJ UITSLUITING OF VOORTIJDIG VERTREK
15.1 Indien een Deelnemer wordt gediskwalificeerd of het Evenement voortijdig wordt beëindigt, heeft de Organisator het recht het Startnummer onmiddellijk in te nemen. Dit gebeurt ter bescherming van de veiligheid, het verloop van het Evenement en voor administratieve doeleinden. De procedure is als volgt:
15.2 Deelnemers moeten direct meewerken aan de inname van hun Startnummer. Bij weigering kan de Organisator aanvullende maatregelen nemen, waaronder onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname en het blokkeren van deelname aan toekomstige Evenementen.
ARTIKEL 16. TIJDREGISTRATIE EN MAXIMALE FINISHTIJDEN
16.1 Officiële tijdregistratie vindt plaats via de elektronische tag bevestigd aan het Startnummer. Alleen correct geregistreerde tijden gelden als officiële eindtijd.
16.2 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor correcte en zichtbare bevestiging van de tag gedurende het Parcours. Bij verlies of beschadiging kan geen officiële tijd worden vastgesteld en bestaat geen recht op herstel.
16.3 Maximale finishtijden:
16.4 De Organisator kan Deelnemers die de maximale finishtijd overschrijden uit het Parcours halen; geen officiële tijd of restitutie wordt verstrekt.
ARTIKEL 17. TOEGANG TOT DE EVENEMENTENLOCATIE
17.1 Toegang tot de evenementenlocatie is uitsluitend toegestaan aan personen die beschikken over een geldig toegangsbewijs of een door de Organisator verstrekte ontheffing.
17.2 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. De Organisator is bevoegd de geldigheid te controleren en toegang te weigeren of het toegangsbewijs in te trekken bij afwijkingen, vervalsingen of andere onregelmatigheden.
17.3 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet verleent uitsluitend recht op toegang tot het Evenemententerrein. Deelname aan specifieke activiteiten of voorzieningen op het terrein is niet automatisch inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
ARTIKEL 18. WIJZIGING VAN HET REGLEMENT
18.1 De Organisator behoudt zich het recht voor het Reglement te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig bekendgemaakt via de website of per e-mail. Een gewijzigde Reglement treedt in werking bij publicatie op de officiële website, tenzij anders aangegeven.
18.2 Indien een wijziging voor reeds ingeschreven consumenten wezenlijk nadelig is, wordt dit tijdig en duidelijk gecommuniceerd; in dat geval kan de Deelnemer de Overeenkomst binnen 14 dagen kosteloos ontbinden, tenzij de wijziging uitsluitend voortvloeit uit dwingend recht.
ARTIKEL 19. VASTSTELLING EN CORRECTIE VAN DE UITSLAG
19.1 De Organisator is uitsluitend bevoegd de officiële uitslag van het Evenement vast te stellen en te publiceren.
19.2 De Organisator behoudt zich het recht voor kennelijke fouten, technische onjuistheden of overtredingen van het Reglement te corrigeren, zowel tijdens als na het Evenement.
19.3 Indien achteraf blijkt dat een prijs, eerbewijs of ander voordeel onterecht is toegekend, is de Deelnemer verplicht dit op eerste verzoek aan de Organisator te retourneren.
19.4 Beslissingen van de Organisator met betrekking tot de uitslag en eventuele correcties zijn bindend.
ARTIKEL 20. BESLISSINGEN BIJ HIATEN IN HET REGLEMENT
20.1 In situaties waarin dit Reglement niet voorziet of bij onvoorziene omstandigheden is de Organisator bevoegd een bindende beslissing te nemen.
20.2 De Organisator handelt bij het nemen van een beslissing zorgvuldig, proportioneel en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, met inachtneming van de belangen van de Deelnemers en van de veiligheid en het ordelijk verloop van het Evenement.
ARTIKEL 21. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTER
21.1 Op het Reglement is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
21. 2 Alle geschillen, waaronder geschillen die slechts door één van de Partijen als zodanig wordt beschouwd, die mochten ontstaan naar aanleiding van en/of in verband met het Reglement, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.
