Algemene voorwaarden

Voorwaarden en Gegevensbescherming

Alle opdrachten, inclusief eventuele wijzigingen en aanvullingen, worden uitsluitend door Hardloop.Events aanvaard en uitgevoerd. Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden van Hardloop.Events gaat u ermee in dat u op de hoogte wordt gehouden van de laatste ontwikkelingen en evenementen die wij organiseren. Dit omvat tevens de regelmatige verzending van onze nieuwsbrieven.

Hardloop.Events hecht bijzonder veel waarde aan uw privacy en behandelt alle persoonlijke gegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving. Raadpleeg voor meer details ons privacybeleid.

Definities

In deze algemene voorwaarden van Hardloop.Events wordt de volgende terminologie gehanteerd:

Evenement(en): Alle evenementen die Hardloop.Events gedurende een kalenderjaar organiseert.
Deelnemer: De natuurlijke persoon die zich, conform de door de organisator vastgestelde regels, heeft ingeschreven voor deelname aan een of meerdere evenementen.
Overeenkomst: De overeenkomst tussen de deelnemer en Hardloop.Events met betrekking tot de deelname aan een of meerdere evenementen.
Organisator: De rechtspersoon, in dit geval Hardloop.Events, met wie de deelnemer de overeenkomst aangaat voor deelname aan de evenementen.
Platform: De website(s), apps, tools en andere middelen waarop Hardloop.Events haar diensten en informatie over de evenementen beschikbaar stelt.

Toepassing

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst tussen een deelnemer en Hardloop.Events met betrekking tot deelname aan een of meerdere evenementen, ongeacht de aard van de activiteit. Door zich in te schrijven voor een evenement of door gebruik te maken van onze diensten, verklaart de deelnemer dat hij/zij akkoord gaat met deze voorwaarden.

Contactinformatie en bedrijfsgegevens

Hardloop.Events, handelend onder de naam ‘Hardloop.Events’

Adres hoofdvestiging:
Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden

Ingeschreven in het Kamer van Koophandel handelsregister onder nummer 64791637

E-mail: contact@hardloop.events
Telefoon: 06-124 205 86

Inhoudsopgave

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld om de rechten en plichten van Hardloop.Events en de deelnemers aan onze evenementen helder vast te leggen. Ons doel is om een transparante en eerlijke basis te bieden voor deelname aan onze evenementen, zodat alle betrokken partijen weten wat zij kunnen verwachten en welke regels van toepassing zijn.

Verzekeringsaanbevelingen voor deelnemers aan onze evenementen
Annulerings- en restitutiebeleid voor onze evenementen
Annulering van evenementen wegens overmacht
Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bij deelname aan onze evenementen
Transactiekosten bij deelname aan onze evenementen
Eigendom van foto’s en video’s bij onze evenementen
Auteursrecht en gebruik van gegevens
Verwijdering van content
Toestemming voor gebruik persoonsgegevens bij deelname aan evenementen
Overige voorwaarden voor deelname aan onze evenementen
Gebruiksvriendelijke en persoonlijke informatie via cookies
Juridische bepalingen bij deelname aan onze evenementen
Taal en juridische voorwaarden: Nederlandse versie heeft voorrang
Wijzigingen in de algemene voorwaarden, disclaimer en privacy- en cookiebeleid
Privacy-, cookiebeleid en disclaimer als integraal onderdeel van de algemene voorwaarden

Voor vragen of toelichting op deze voorwaarden kunt u altijd contact opnemen met Hardloop.Events via onze klantenservice.

1. Verzekeringsaanbevelingen voor deelnemers aan onze evenementen

1.1 Persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering - Hoewel Hardloop.Events geen verzekering voor deelnemers aanbiedt, adviseren wij dat deelnemers zelf een persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Deze verzekering beschermt tegen ongevallen of schade die tijdens een evenement kunnen ontstaan.

1.2 Ongevallenverzekering - Indien een deelnemer tijdens een evenement gewond raakt, kan een ongevallenverzekering van groot nut zijn. Deze verzekering dekt niet alleen medische kosten, maar ook andere aan het ongeval gerelateerde uitgaven.

1.3 Reisverzekering - Wanneer een evenement op een andere locatie plaatsvindt en reizen noodzakelijk is, is het verstandig om een reisverzekering af te sluiten. Deze verzekering dekt annuleringen, verloren bagage en medische noodgevallen die tijdens de reis kunnen optreden.

1.4 Annuleringsverzekering - Mocht een deelnemer door onvoorziene omstandigheden (zoals ziekte of familieproblemen) genoodzaakt zijn het evenement te annuleren, kan een annuleringsverzekering helpen de gemaakte kosten (deels) te recupereren.

1.5 Verzekering voor eigendommen - Aangezien deelnemers vaak waardevolle bezittingen (bijvoorbeeld camera’s, telefoons of laptops) meenemen naar onze evenementen, adviseren wij om deze te verzekeren tegen verlies, diefstal of beschadiging.

1.6 Verzekering voor specifieke activiteiten - Wanneer een evenement activiteiten omvat met hogere risico’s (zoals sportieve onderdelen, avontuurlijke uitstapjes of workshops), dienen deelnemers te controleren of hun huidige verzekering deze specifieke activiteiten dekt.

Let op: De verantwoordelijkheid voor het afsluiten en onderhouden van verzekeringen ligt volledig bij de deelnemer. Wij adviseren om vóór deelname aan een evenement uw polissen grondig te controleren en, indien nodig, aanvullende verzekeringen af te sluiten om uzelf voldoende te beschermen.

2. Annulerings- en restitutiebeleid voor onze evenementen

Voor deelname aan onze evenementen gelden de volgende annulerings- en restitutievoorwaarden, afhankelijk van het type evenement:

Annuleringsbeleid voor estafettelopen

Inschrijving en betaling: Bij inschrijving voor een estafetteloop die binnen drie maanden plaatsvindt, dient het volledige inschrijfgeld vooraf te worden voldaan.
Annulering tot drie maanden voor het evenement: Indien u uiterlijk drie maanden voor aanvang van het evenement annuleert, worden er geen annuleringskosten in rekening gebracht en ontvangt u het volledige inschrijfgeld retour.
Annulering binnen drie maanden voor het evenement: Bij annulering binnen de periode van drie maanden voor het evenement wordt het volledige inschrijfgeld in rekening gebracht; in deze situatie is restitutie niet mogelijk.
Aanvraagprocedure: Wij verzoeken u alle annuleringen uitsluitend schriftelijk of via e-mail in te dienen. Zorg er tevens voor dat u een bevestiging van uw annulering ontvangt, zodat misverstanden worden voorkomen.

Annulerings- en restitutiebeleid voor de Spa-Francorchamps Run

Restitutievoorwaarden: Indien u als deelnemer verhinderd bent om deel te nemen aan de Spa-Francorchamps Run, wordt het reeds betaalde inschrijfgeld niet terugbetaald. Ook komen andere betalingen die in het kader van de overeenkomst zijn verricht, niet in aanmerking voor restitutie.

3. Annulering van evenementen wegens overmacht

3.1 Annulering en Uitstel - De organisator behoudt zich het recht voor om een evenement wegens overmacht te annuleren of uit te stellen. In geval van annulering door overmacht wordt er geen nieuwe datum vastgesteld; in plaats daarvan vindt het evenement, indien van toepassing, plaats tijdens de eerstvolgende editie (bijvoorbeeld een jaar later). Op grond van overmacht worden alle reeds betaalde inschrijfgelden en extra bestellingen van deelnemers niet gerestitueerd. Bovendien kan de organisator niet aansprakelijk worden gesteld voor persoonlijke kosten die deelnemers maken in verband met de annulering.

3.2 Definitie van Overmacht - Onder overmacht wordt verstaan iedere gebeurtenis of omstandigheid ongeacht of deze het gevolg is van natuurlijke oorzaken, menselijk handelen of andere factoren die buiten de controle van beide partijen valt. Enkele voorbeelden van overmacht zijn onder meer terroristische dreigingen, oorlog, natuurrampen, extreem slecht weer en epidemieën.

4. Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid bij deelname aan onze evenementen

4.1 Uitsluiting van aansprakelijkheid - Hardloop.Events en haar medewerkers aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor schade die deelnemers tijdens deelname aan onze evenementen kunnen oplopen, ongeacht de aard of ernst van de schade, inclusief ernstige gevolgen zoals letsel of overlijden. Het is te allen tijde de verantwoordelijkheid van elke deelnemer om voor eigen rekening te verzekeren tegen schade, letsel, overlijden of ziekte tijdens deelname, zodat zowel hijzelf als zijn nabestaanden afdoende beschermd zijn. Tijdens de evenementen geldt dat deelnemers niet verzekerd zijn via Hardloop.Events.

4.2 Gezondheidsverklaring en voorbereiding - De deelnemer erkent dat deelname aan onze evenementen een goede fysieke en mentale gezondheid vereist. Met de inschrijving verklaart de deelnemer dan ook dat hij voldoet aan deze vereisten en zich voldoende heeft voorbereid via training en andere noodzakelijke voorbereidingen. De organisator adviseert sterk dat deelnemers voorafgaand aan deelname een sportmedische keuring ondergaan om hun geschiktheid te bevestigen.

4.3 Aansprakelijkheid voor derden - De deelnemer accepteert de volledige verantwoordelijkheid voor eventuele schade die derden kunnen ondervinden als gevolg van zijn handelen of nalaten tijdens deelname aan onze evenementen. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om zich voldoende te verzekeren tegen de risico's van aansprakelijkheid voor dergelijke schade. Noch de sponsors van de evenementen, noch de gemeenten waarin de evenementen plaatsvinden, noch de organisator kunnen aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die hieruit voortvloeit.

5.Transactiekosten bij deelname aan onze evenementen

De verwerking van betalingen op onze website wordt verzorgd door de betalingsprovider Mollie B.V. Voor elke transactie worden de bijbehorende kosten door Mollie B.V. in rekening gebracht, waarbij de exacte hoogte afhankelijk is van het transactiebedrag en de door de deelnemer gekozen betaalmethode. Hardloop.Events is niet verantwoordelijk voor de werking of eventuele kosten die voortvloeien uit de diensten van Mollie B.V.

6. Eigendom van foto’s en video’s bij onze evenementen

Foto’s, films en ander materiaal of (elektronische) bestanden die in het kader van deelname aan onze evenementen of als onderdeel van de overeenkomst door of namens de organisator worden gemaakt, blijven uitsluitend eigendom van de organisator. Dit geldt ongeacht of deze beelden beschikbaar worden gesteld aan de deelnemer, het deelnemende bedrijf of derden, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Door deel te nemen aan onze evenementen verleent de deelnemer of het deelnemende bedrijf hierbij bij voorbaat toestemming aan de organisator om alle tijdens of rondom het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop zij herkenbaar zijn, openbaar te maken en te gebruiken voor diverse communicatie- en commerciële doeleinden.

7. Auteursrecht en gebruik van gegevens

Bij Hardloop.Events bieden we diverse bestanden gratis aan, die je kunt downloaden en printen voor persoonlijk gebruik ter ondersteuning van de voorbereiding en deelname aan onze evenementen. Het auteursrecht op alle inhoud, afbeeldingen en vormgeving rust volledig bij Hardloop.Events. We vragen je aandacht voor de volgende richtlijnen:

7.1 Persoonlijk gebruik -Je mag de bestanden downloaden en printen voor eigen, persoonlijke doeleinden. Denk hierbij aan het voorbereiden van je hardlooproutes of het delen van informatie met vrienden en familie. Dit gebruik is uitsluitend bedoeld voor privédoeleinden.

7.2 Commercieel gebruik - Het is niet toegestaan deze gegevens voor commerciële doeleinden te gebruiken zonder dat je daarvoor vooraf schriftelijke toestemming hebt verkregen van Hardloop.Events. Dit betekent dat je de bestanden niet mag verkopen, verspreiden of inzetten voor enige vorm van winstbejag.

7.3 Eigenaarschap van gegevens - Hardloop.Events is de eigenaar van de GPS-gegevens, hardlooproutes en alle daarmee samenhangende publicaties. Deze bescherming van onze creatieve inspanningen garandeert de nauwkeurigheid en integriteit van de verstrekte informatie.

8. Verwijderen van content

Hardloop.Events behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande kennisgeving en zonder enige verplichting tot schadevergoeding, content te verwijderen die door gebruikers op de website is geplaatst en die ongepast is of inbreuk maakt op auteursrechten. Deze verwijdering kan zowel geheel als gedeeltelijk plaatsvinden.

9. Toestemming voor gebruik persoonsgegevens bij deelname aan evenementen

9.1 Verwerking en gebruik van persoonsgegevens - De persoonsgegevens die een deelnemer verstrekt, worden door de organisator opgenomen in een bestand. Door deelname aan één of meerdere evenementen verleent de deelnemer toestemming aan de organisator voor het gebruik van deze persoonsgegevens ten behoeve van het verzenden van relevante informatie. Tevens stemt de deelnemer ermee in dat de organisator deze gegevens kan verstrekken aan derden, indien dit nodig is voor het verzenden van informatie.

9.2 Openbaarmaking van persoonsgegevens - Met het aangaan van de overeenkomst geeft de deelnemer tevens toestemming aan de organisator om diens naam en wedstrijdresultaten openbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren via publicaties in dagbladen en via het internet.

10. Overige voorwaarden voor deelname aan onze evenementen

Een deelnemer kan uitsluitend deelnemen aan onze evenementen indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:

Het inschrijfformulier is volledig en naar waarheid ingevuld.
Het inschrijfgeld is uiterlijk twee weken voor de datum van het desbetreffende evenement volledig voldaan.
De deelnemer heeft akkoord verklaard met de algemene voorwaarden.

11. Gebruiksvriendelijke en persoonlijke informatie via cookies

11.1 Cookies voor functionele en persoonlijke informatie - Om u op een gebruiksvriendelijke en persoonlijke wijze relevante informatie te bieden, maken wij op onze websites gebruik van diverse cookies. Zo plaatsen wij onder meer cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de site, zoals voor het faciliteren van reacties, het activeren van spamfilters, het afspelen van video’s en het inzetten van caching om de website sneller te maken.

11.2 Analytische cookies en privacy - Daarnaast gebruiken wij analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Indien u geen cookies wenst te accepteren, kunt u uw internetbrowser zodanig instellen dat deze geen cookies opslaat. Tevens kunt u alle reeds opgeslagen cookiegegevens verwijderen via de instellingen van uw browser.

12. Juridische bepalingen bij deelname aan onze evenementen

12.1 De overeenkomst en alle rechtsverhoudingen tussen de organisator en de deelnemer voor deelname aan onze evenementen worden uitsluitend beheerst door het recht van het land waarin de organisator gevestigd is. Het Weens Koopverdrag is hierbij uitgesloten. In geval van geschillen die voortvloeien uit de overeenkomst of uit de daaruit voortvloeiende rechtsverhoudingen, zullen beide partijen eerst trachten het geschil in der minnelijke schikking op te lossen. Indien dit niet mogelijk blijkt, zal het geschil exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van de organisator.

12.2 Aanvullende bepalingen - De reglementen en inschrijfinformatie, die integraal deel uitmaken van deze algemene voorwaarden, zijn eveneens van toepassing op de deelname van de deelnemer aan onze evenementen.

13. Taal en juridische voorwaarden: Nederlandse versie heeft voorrang

De algemene voorwaarden zijn oorspronkelijk in het Nederlands opgesteld en daarna vertaald naar het Engels, Duits en Frans. In geval van discrepantie of tegenstrijdigheid tussen de Nederlandse versie en een van de vertalingen, heeft de Nederlandse versie voorrang. Alle termen die in deze algemene voorwaarden worden gehanteerd, worden geïnterpreteerd conform het Nederlandse recht en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

14. Wijzigingen in de algemene voorwaarden, disclaimer en privacy- en cookiebeleid

14.1 Aanpassing van documenten - Hardloop.Events behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden, de disclaimer en het privacy- en cookiebeleid op onze website eenzijdig en zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen of aan te passen. Wij adviseren u regelmatig onze website te raadplegen om op de hoogte te blijven van de laatste updates. De meest recente versie van deze documenten is te allen tijde op onze website beschikbaar.

14.2 Inwerkingtreding van wijzigingen - Zodra er wijzigingen zijn doorgevoerd, gaan deze onmiddelijk in werking. Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. We houden u graag op de hoogte van eventuele veranderingen.

15. Privacy-, cookiebeleid en disclaimer als integraal onderdeel van de algemene voorwaarden

Ons privacy- en cookiebeleid en de disclaimer maken een onlosmakelijk deel uit van de algemene voorwaarden. Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden erkent u tevens de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in ons privacy- en cookiebeleid en onze disclaimer.

15.1 Voor meer informatie over de bewaartermijnen van uw gegevens en uw rechten (zoals inzage, correctie en verwijdering), verwijzen wij u naar ons volledige privacy- en cookiebeleid.