Reglementen

Inhoudsopgave

1. Definities

1.1 Wedstrijdleider
1.2 Estafette Coördinatie Team (ECT)
1.3 Checkpoints
1.4 Team
1.5 Route

2. Algemeen

2.1 Aansprakelijkheid
2.2 Afval of ander vuil
2.3 Start Voorwaarden
2.4 Start- en finishprocedure

3. Deelnemers

3.1 Minimumleeftijd voor deelname aan het evenement
3.2 Algemeen
3.3 Verkeersregels en aanvullende regels
3.4 Begeleiding loper
3.5 Wijze van wisselen lopers
3.6 Zichtbaarheid van deelnemers
3.7 Checkpoint
3.8 Opgeven, verlaten van de route of bijzonderheden
3.9 Eigendomsrechten en gebruik van beeldmateriaal bij evenementen
3.10 Waarschuwing

4. Voertuigen

4.1 Aantal voertuigen
4.2 Verkeersregels
4.3 Rekening houden met anderen
4.4 Plaatsing van ondersteunende motorvoertuigen op het parcours
4.5 Niet stoppen op wegen
4.6 Verlichting bij stilstand
4.7 Begeleiding bij slecht weer

5. Regels en voorwaarden

5.1 Bevoegdheden van de organisator
5.2 Acceptatie van de algemene voorwaarden

1. Definities

1.1 Tijdens de Elfsteden Estafette is de wedstrijdleider verantwoordelijk voor het handhaven van de regels en het waarborgen van de veiligheid. Zijn verantwoordelijkheid begint met de aankomst van het eerste team op het startterrein en eindigt pas als het laatste team de finish heeft bereikt. De wedstrijdleider heeft te allen tijde de bevoegdheid om van het reglement af te wijken.

1.2 Het ECT: Estafette Coördinatie Team (ECT) is een cruciaal onderdeel van het evenement. Dit team, bestaande uit een groep toegewijde mensen, zorgt ervoor dat alles soepel verloopt tijdens de run. De belangrijke taken van het ECT omvatten:

Het verzamelen en verspreiden van informatie over de deelnemers, vrijwilligers, route en organisatie.
Het onderhouden van contact met de checkpoints, waar de tijden van de teams worden geregistreerd.
Het volgen van de voortgang van de run en het signaleren van eventuele problemen of vertragingen.
Het coördineren van de activiteiten van de organisatie, medewerkers en vrijwilligers.
Het ondersteunen van de wedstrijdleider, die verantwoordelijk is voor het naleven van alle regels.

Het ECT vormt dus een essentiële schakel tussen alle betrokkenen bij het evenement. Ze werken hard om ervoor te zorgen dat iedereen een leuke en veilige ervaring heeft tijdens de run.

1.3 Checkpoints zijn unieke locaties die door de organisatie van de Elfsteden Estafette langs de route zijn aangebracht. Op deze punten wordt de tijd van de teams geregistreerd. Deze checkpoints hanteren specifieke opening- en sluitingstijden.

1.4 Een team wordt gedefinieerd als een groep die zich heeft ingeschreven voor de Elfsteden Estafette volgens de geldende voorwaarden en waarvan de inschrijving door de organisatie is bevestigd.

1.5 Er kunnen uitzonderingen zijn waarbij, vlak voor of tijdens de Elfsteden Estafette, een omleiding wordt aangegeven. Deze omleidingen zijn een integraal onderdeel van de route en worden vermeld in het routeboek. Het is noodzakelijk om de route, inclusief eventuele omleidingen en aanwijzingen, te volgen.

2. Algemeen

Veiligheid is onze hoogste prioriteit! Zorg ervoor dat al je acties veilig zijn, zowel voor jezelf als voor anderen. Toon respect voor je teamleden, toeschouwers en vrijwilligers. Behandel iedereen zoals je zelf behandeld wilt worden. Blijf eerlijk en sportief. Bied elkaar aanmoediging, hulp en zorg. Wees bewust van de natuur en de omgeving, en behandel deze met respect. Zorg ervoor dat afval in de prullenbak belandt en veroorzaak geen hinder voor de omgeving.

2.1 Deelname is op eigen risico. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor welke vorm van schade dan ook, inclusief ernstige zaken zoals letsel of overlijden.

In eerste instantie ligt de verantwoordelijkheid voor (medische) assistentie altijd bij de teams en deelnemers zelf. Mocht er een ernstige situatie ontstaan, zoals een ongeval, voertuigschade of ziekte, dan is het aan het team of de deelnemer om actie te ondernemen. De organisatie zal echter zoveel mogelijk ondersteuning bieden binnen haar mogelijkheden, maar blijft gevrijwaard van aansprakelijkheid na een verzoek tot ondersteuning.

In geval van dringende medische noodzaak, dient het team of de deelnemer eerst het lokale alarmnummer (112) te bellen. Vervolgens moeten ze de organisatie onmiddellijk informeren via het ECT. De medische hulp die de organisatie kan bieden, is beperkt tot eerste hulp. Door deze medische ondersteuning aan te bieden, neemt de organisatie geen verantwoordelijkheid op zich en wordt zij door het team of de deelnemer bij voorbaat gevrijwaard van elke vorm van aansprakelijkheid.

Als een team aanvullende hulp van de organisatie wenst, kunnen ze contact opnemen met het ECT en aangeven welke hulp ze nodig hebben en waar.

2.2 Het is verboden om vuilnis of ander afval ergens anders te deponeren dan op de daarvoor aangewezen locaties.

2.3 Er dienen ten minste zes hardlopers aanwezig te zijn bij de start. Gedurende de Elfsteden Estafette is de deelname van maximaal 12 teamleden per team toegestaan. Het team heeft de vrijheid om dit naar eigen inzicht in te vullen. Mochten er hardlopers uitvallen, dan mag een team de race voltooien met minder dan zes hardlopers.

Alle deelnemers dienen zich aan te melden bij de organisatie. Deze aanmelding dient minimaal veertien dagen voor de start te zijn voltooid. Er is een limiet aan het aantal voertuigen dat een team mag gebruiken, zie de voorschriften voor voertuigen.

De gemiddelde loopsnelheid van een team dient tussen de 10,5 en 15 kilometer per uur te liggen. De opgave van de gemiddelde loopsnelheid dient minimaal acht weken voor de start te zijn ingediend. Op basis van de opgegeven gemiddelde loopsnelheid van het team, stelt de organisatie een starttijd vast en berekent zij de verwachte eindtijd voor het team.

2.4 Op de openingsdag wordt het startgebied vijf uur voor de eerste race geopend. Vanaf dat moment kunnen de teams en hun voertuigen zich aanmelden op de startplek. Een vertegenwoordiger van het team dient zich minstens twee uur voor de voor dat team vastgestelde starttijd te melden bij de registratiebalie van de organisatie. De deelnemende teams beginnen op een door de organisatie vastgesteld moment. Elk team moet zich dertig minuten voor de toegewezen starttijd melden bij de starter.

3. Deelnemers

3.1 Deelname aan de Elfsteden Estafette is mogelijk vanaf 18 jaar.

3.2 Elk geregistreerd teamlid moet de volledige afstand, van start tot finish, in estafettevorm afleggen.

3.3 Deelnemers moeten zich houden aan de lokaal geldende (verkeers)regels. De Elfsteden Estafette heeft extra regels:

Stilstaan in de berm op de route is verboden.
Begeleidende voertuigen mogen alleen stadslicht voeren tijdens het wachten op het wisselen van lopers.
Wildplassen en wildpoepen zijn absoluut niet toegestaan.
Het gebruik van geluidsapparatuur op de route is verboden tussen 20.00 en 08.00 uur.
Alle deelnemers op de route moeten tussen 20.00 en 08.00 uur een hesje dragen.

3.4 De loper moet altijd worden begeleid door minimaal één fietser voor en één fietser achter, binnen een maximale afstand van 10 meter. Het wisselbusje mag niet als begeleiding dienen. Tijdens een checpoint passage mag één fietser verder dan 10 meter van de loper verwijderd zijn om een handtekening te kunnen zetten voor de doorkomstregistratie.

De begeleiding moet zo worden uitgevoerd dat er geen gevaar of overlast wordt veroorzaakt voor het overige verkeer of andere deelnemers.

3.5 Een loper die de loopbeurt overneemt, moet de voorgaande loper aantikken bij de overname.

3.6 Elke deelnemer die actief is op de route moet zichtbaar zijn voor het overige verkeer door het dragen van een veiligheidshesje. Voor de actieve loper en fietsers geldt dat zij tussen 20.00 en 08.00 uur een hesje moeten dragen dat, naast brede dubbele reflectiestroken van minimaal 2 cm breed en minimaal 20 cm hoog aan voor- en achterzijde, standaard is voorzien van continu brandende verlichting. Dit hesje bevat minimaal 6 witte lampjes aan de voorkant en minimaal 6 rode lampjes aan de achterkant.

3.7 Bij het passeren van elk checkpoint moet een actieve fietser zich melden bij de daar aanwezige vrijwilliger van de organisatie om de passage van het team en de doorkomsttijd te paraferen. Als een checkpoint nog niet open is als het team daar aankomt, moet het team wachten tot het checkpoint opengaat. Als een checkpoint niet meer open is als het team daar aankomt, moet er contact worden opgenomen met het ECT en zal er worden gezocht naar een oplossing. Geen tijdregistratie betekent geen passage van een team, waardoor de wedstrijdleider kan besluiten dat het team terug moet naar het checkpoint. Binnen een afstand van 200 meter van een checkpoint is het verboden om van loper te wisselen. Voorbij het checkpoint is kort stoppen en/of parkeren om gebruik te maken van de faciliteiten zoals toiletten alleen toegestaan op daarvoor bestemde plaatsen. Binnen een afstand van 200 meter van een checkpoint is het verboden een kamp op te zetten.

3.8 In het geval van opgave, afwijking van de route of incidenten die aanzienlijke vertraging veroorzaken, is het essentieel dat teams dit zo snel mogelijk melden aan het ECT. Dit is om te voorkomen dat de organisatie zich zorgen maakt en onnodig naar teams zoekt. Bovendien, als er tijdens de Elfsteden Estafette wijzigingen zijn in de teamindeling, moet dit ook aan het ECT worden doorgegeven. Dit is om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date en nauwkeurig is.

3.9 Alle foto’s, films en andere materialen of (elektronische) bestanden die in het kader van een evenement of overeenkomst door of namens de organisator worden gemaakt, zijn eigendom van de organisator. Dit geldt ongeacht of deze aan de deelnemer, het deelnemende bedrijf of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. De deelnemer of het deelnemende bedrijf verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor het openbaar maken van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal waarop de deelnemer of het deelnemende bedrijf zichtbaar is, voor communicatiedoeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).

3.10 In het geval van een overtreding van de regels tijdens de Elfsteden Estafette, heeft de organisatie het recht om een waarschuwing uit te geven aan het betreffende team. Deze waarschuwing wordt genoteerd en kan bij toekomstige overtredingen in overweging worden genomen bij het bepalen van de ernst van de straf. Dit is om ervoor te zorgen dat alle teams zich aan de regels houden en eerlijk spelen.

4. Voertuigen

Bij deelname aan een estafette is het belangrijk om verantwoordelijk en veilig te handelen. Hier zijn enkele richtlijnen voor het gebruik van voertuigen tijdens een estafette.

4.1 Elk team mag maximaal twee voertuigen inzetten ter ondersteuning. Dit helpt om de estafette eerlijk en overzichtelijk te houden.

4.2 Bestuurders en passagiers moeten zich altijd aan de verkeersregels houden, tenzij de organisatie specifieke instructies geeft. Dit zorgt voor een veilige estafette zonder onnodige risico’s.

4.3 Houd rekening met andere weggebruikers. Veroorzaak geen gevaar of hinder en respecteer de verkeersstroom. Geef ruimte aan andere deelnemers.

4.4 Motorvoertuigen mogen de loper en fietser niet volgen, maar moeten met het verkeer meerijden. Hun functie is uitsluitend om mensen en spullen te vervoeren. Ze mogen de loper alleen begeleiden bij slecht weer. Motorvoertuigen mogen niemand hinderen en moeten ruimte maken voor andere voertuigen, lopers en verkeer.

4.5 Het is niet toegestaan om te stoppen op auto(snel)wegen en voorrangswegen buiten de bebouwde kom. Stop alleen op daarvoor bestemde parkeerhavens. Vluchtstroken, pechhavens en andere locaties zijn geen parkeerplaatsen.

4.6 Gebruik in het donker alleen stadslicht bij stilstand. Dim- of groot licht is niet toegestaan, omdat dit andere weggebruikers verblindt. Als je stilstaat op een helling of bij een onoverzichtelijke bocht, zorg dan dat je niemand hindert of verblindt. Gebruik geen andere lichten dan de standaardverlichting van je voertuig, zoals zwaai-, flits-, knipper- of andere lichten. Ook lichten die je teamnummer aangeven (bijvoorbeeld met LED-lampjes) zijn niet toegestaan.

4.7 Bij extreem slecht weer (zoals mist met minder dan 200 meter zicht, zware regen, enz.) mag één motorvoertuig de loper volgen en beschermen (directe begeleiding). Het motorvoertuig rijdt dan direct achter de loper. Het gebruik an groot licht is niet toegestaan. Als er twee lopers (van twee teams) minder dan 100 meter van elkaar lopen, mag het motorvoertuig van de eerste loper niet tussen hen in rijden

5. Regels en Voorwaarden

5.1 De organisator heeft de bevoegdheid om beslissingen te nemen in situaties die niet expliciet in dit reglement zijn opgenomen. Dit betekent dat bij onvoorziene omstandigheden of vragen tijdens het evenement, de organisator passende maatregelen kan treffen. Deze beslissingen kunnen variëren van kleine aanpassingen tot belangrijke besluiten, afhankelijk van de specifieke situatie.

5.2 Door deel te nemen aan het evenement, ga je automatisch akkoord met de Algemene Voorwaarden, die nauw verbonden zijn met dit reglement. Het is essentieel om deze voorwaarden zorgvuldig door te lezen voordat je deelneemt, zodat je op de hoogte bent van je rechten en verantwoordelijkheden. De Algemene Voorwaarden bevatten belangrijke informatie over onderwerpen zoals aansprakelijkheid, privacy en gedragsregels.

Door deze richtlijnen te volgen, draag je bij aan een veilige en plezierige estafette ervaring voor iedereen. Veel succes en geniet van de race!