Privacybeleid 

---

Hardloop.Events B.V. verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”), de Uitvoeringswet AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving. Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Hardloop.Events B.V. in het kader van haar websites, digitale platforms, diensten en evenementen.

Door gebruik te maken van de diensten van Hardloop.Events B.V. of door deelname aan een evenement bevestigt betrokkene kennis te hebben genomen van dit privacybeleid.

 

Inhoudsopgave

1. Verwerkingsverantwoordelijke
2. Categorieën van persoonsgegevens
3. Doeleinden van verwerking
4. Rechtsgrondslagen voor verwerking
5. Beveiliging van persoonsgegevens
6. Bewaartermijnen
7. Rechten van betrokkenen
8. Verstrekking aan derden
9. Doorgifte buiten de EER
10. Cookies
11. Datalekken
12. Wijzigingen in het privacybeleid
13. Klachten en toezicht

 

Artikel 1 – Verwerkingsverantwoordelijke

• Hardloop.Events B.V., gevestigd aan Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64791637, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG.
• Hardloop.Events B.V. bepaalt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.

 

Artikel 2 – Categorieën van persoonsgegevens

Hardloop.Events B.V. verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van verwerking (artikel 5 AVG).

Verwerkte gegevens kunnen omvatten:

• Identificatiegegevens (voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht)
• Contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Inschrijvings- en deelnemersgegevens
• Betaal- en factuurgegevens (verwerkt via erkende betaalproviders)
• Noodcontactgegevens
• Eventueel vrijwillig verstrekte medische informatie, uitsluitend voor veiligheidsdoeleinden
• Technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens en apparaatinformatie
• Gegevens betreffende website gebruik via cookies en vergelijkbare technologieën

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien:

• Dit noodzakelijk is voor medische veiligheid tijdens een evenement, en
• Betrokkene hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft verleend conform artikel 9 AVG.

 

Artikel 3 – Doeleinden van verwerking

Hardloop.Events B.V. verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke, gerechtvaardigde doeleinden die duidelijk zijn omschreven. De gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, inclusief registratie, inschrijving en deelname aan evenementen.
• Het vastleggen van prestaties, zoals tijdregistratie, en het publiceren van uitslagen.
• Administratieve en financiële verwerking, waaronder facturering en betalingen.
• Communicatie met deelnemers over evenementen, veranderingen, aankondigingen en andere relevante informatie.
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingwetgeving en overige regelgeving.
• Beveiliging van systemen en bescherming tegen fraude, misbruik of ongeautoriseerd gebruik.
• Het verstrekken van marketinginformatie, nieuwsbrieven of andere promotionele communicatie, uitsluitend indien voorafgaande toestemming is verkregen van de betrokkene.

Indien persoonsgegevens voor andere doeleinden worden verwerkt, zal dit alleen plaatsvinden indien dit met de oorspronkelijke doeleinden verenigbaar is en gerechtvaardigd wordt door een geldige rechtsgrond, zoals toestemming, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van Hardloop.Events B.V.

 

Artikel 4 – Rechtsgrondslagen voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats op basis van een van de rechtsgrondslagen genoemd in artikel 6 AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Voldoen aan een wettelijke verplichting
• Toestemming van betrokkene
• Gerechtvaardigd belang van Hardloop.Events B.V., mits een belangenafweging heeft plaatsgevonden

Indien verwerking berust op toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

 

Artikel 5 – Beveiliging van persoonsgegevens

Hardloop.Events B.V. treft passende technische en organisatorische maatregelen als bedoeld in artikel 32 AVG.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleutelde gegevensoverdracht (SSL/TLS)
• Toegangscontrole en autorisatiebeheer
• Beveiligde hostingomgevingen
• Periodieke beveiligingsupdates
• Interne procedures inzake gegevensbescherming

De beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast.

 

Artikel 6 – Bewaartermijnen

• Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.
• Fiscale en administratieve gegevens worden bewaard conform artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (minimaal 7 jaar).
• Gegevens die uitsluitend op basis van toestemming worden verwerkt, worden verwijderd na intrekking van de toestemming, tenzij een andere rechtsgrond verdere verwerking rechtvaardigt.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

 

Artikel 7 – Rechten van betrokkenen

Betrokkene heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens:

Recht op inzage: Betrokkene heeft het recht om te verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die over hem of haar worden verwerkt.

Recht op rectificatie: Betrokkene kan verzoeken om correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.

Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden): Betrokkene kan verzoeken om de persoonsgegevens die Hardloop.Events B.V. over hem of haar heeft, te verwijderen, mits aan de voorwaarden van de AVG is voldaan.

Recht op beperking van verwerking: Betrokkene heeft het recht om de verwerking van zijn of haar gegevens te beperken in bepaalde gevallen, zoals bij betwisting van de juistheid van de gegevens of wanneer de verwerking onrechtmatig is.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Betrokkene kan verzoeken om zijn of haar persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat deze kunnen worden overgedragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht van bezwaar: Betrokkene heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang of voor direct marketingdoeleinden.

Verzoeken om gebruik te maken van deze rechten kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij Hardloop.Events B.V. Hardloop.Events B.V. zal de verzoeken binnen één maand na ontvangst behandelen, tenzij er wettelijke uitzonderingen zijn die een langere termijn rechtvaardigen.

Indien nodig kan Hardloop.Events B.V. de identiteit van de betrokkene verifiëren alvorens het verzoek in behandeling te nemen.

 

Artikel 8 – Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Derden kunnen onder meer omvatten:

• Betaalproviders
• IT- en hostingdienstverleners
• Tijdregistratiepartners
• Evenementgerelateerde dienstverleners

Indien derden optreden als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 AVG, geschiedt verwerking onder verantwoordelijkheid van Hardloop.Events B.V.

 

Artikel 9 – Doorgifte buiten de EER

Hardloop.Events B.V. verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER) indien er voldoende waarborgen zijn voor de bescherming van persoonsgegevens, conform de vereisten van de AVG. Dit gebeurt alleen wanneer:

Voldoen aan hoofdstuk V van de AVG: Gegevens kunnen uitsluitend worden doorgegeven aan landen buiten de EER die door de Europese Commissie zijn erkend als landen met een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens (adequaatheidsbesluit).

Standaardcontractbepalingen: Als het doorgifte-land geen adequaatheidsbesluit heeft, kan Hardloop.Events B.V. standaard contractbepalingen toepassen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie, om een adequate bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Bindende bedrijfsregels (BCR): Indien van toepassing kan de doorgifte ook plaatsvinden op basis van bindende bedrijfsregels die zorgen voor een adequaat niveau van bescherming.

Specifieke toestemming: In sommige gevallen kan doorgifte plaatsvinden indien betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven voor de overdracht van zijn of haar gegevens.

Hardloop.Events B.V. neemt passende maatregelen om te waarborgen dat de persoonsgegevens van betrokkene adequaat worden beschermd wanneer deze worden overgedragen naar een land buiten de EER.

 

Artikel 10 – Cookies

• Hardloop.Events B.V. maakt gebruik van functionele, analytische en marketingcookies.
• Voor niet-noodzakelijke cookies wordt voorafgaande, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming verkregen conform artikel 11.7a Telecommunicatiewet en artikel 6 AVG.
• Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken via de cookie-instellingen.

 

Artikel 11 – Datalekken

• In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4 lid 12 AVG worden onverwijld passende maatregelen getroffen.
• Indien vereist wordt melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens conform artikel 33 AVG.
• Betrokkenen worden geïnformeerd indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor hun rechten en vrijheden conform artikel 34 AVG.

 

Artikel 12 – Wijzigingen in het privacybeleid

• Hardloop.Events B.V. behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
• Wijzigingen worden gepubliceerd op de website.
• Indien wijzigingen materiële gevolgen hebben voor betrokkenen, worden zij hierover op passende wijze geïnformeerd.

 

Artikel 13 – Klachten en toezicht

Betrokkene heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit laat het recht onverlet om een voorziening in rechte te vragen bij de bevoegde rechter.