Privacyverklaring

Hardloop.Events B.V.

Deze bevat informatie over de wijze waarop Hardloop.Events B.V. (hierna: “wij” of “Hardloop.Events”), persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar bedrijfsvoering. Dit doen wij onder andere via onze website www.hardloop.events.

Wij zijn voor de verwerking van deze gegevens de zogenoemde verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met geldende privacywetgeving, waaronder de AVG.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen dan kan dit via de aan het einde van deze privacyverklaring vermelde contactgegevens.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hardloop.Events B.V. verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden van verwerking (artikel 5 AVG). Wij verwerken met name persoonsgegevens van onze deelnemers, maar ook persoonsgegevens van (contactpersonen bij) onze opdrachtgevers, sollicitanten, vrijwilligers, leveranciers en overige relaties alsmede van websitebezoekers. Wij verkrijgen uw gegevens (i) van u zelf, (ii) van derden (zoals bijvoorbeeld klanten en ketenpartners) of (iii) uit openbare bronnen, zoals bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk van onze kandidaten verwerken:

basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht;
contactgegevens zoals uw e-mailadres, telefoonnummer, (eventueel) het bedrijf waar u voor werkt en (eventueel) noodcontactgegevens;
financiële informatie, zoals IBAN/bankrekeningnummer en factuurgegevens;
persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals een sollicitatiebrief, CV, geboortedatum, opleidings- en loopbaangegevens;
eventueel vrijwillig verstrekte medische informatie, uitsluitend voor veiligheidsdoeleinden;
technische gegevens zoals IP-adres, browsergegevens en apparaatinformatie;
alle overige persoonsgegevens die wij van of over u verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doeleinden.

Wij verwerken niet altijd alle bovenstaande gegevens, dit is afhankelijk van het soort relatie, de dienst waar het om gaat en (indien van toepassing) de toestemming die u ons heeft gegeven.

Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Hardloop.Events verwerkt bovenstaande persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden (mede afhankelijk van onze relatie met u):

Marketing en acquisitiedoeleinden
Wij verwerken uw persoonsgegevens mogelijk voor het verzenden van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze evenementen en overige marketingcommunicatie die voor u relevant kan zijn. Ook maken wij tijdens onze evenementen foto- en video-opnames. Wij gebruiken dit beeldmateriaal voor de vastlegging van het evenement en ter promotie van toekomstige evenementen.

Het uitvoeren van een overeenkomst
Wij verwerken uw gegevens voor zover dat nodig is in het kader van de door ons verleende diensten. Waaronder deelnameregistratie, het vastleggen van prestaties, zoals tijdregistratie en het publiceren van uitslagen.
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij verwerken uw gegevens voor zover dat nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van onze relatie met u verplicht de wet ons bijvoorbeeld om informatie te verstrekken aan de belastingdienst, openbare registers en toezichthouders.

Sollicitaties en recruitment
De gegevens die u met ons deelt indien u bij ons solliciteert (via e-mail/post, onze website of via sociale media), verwerken we om contact met u op te nemen ten behoeve van onze sollicitatieprocedure en om uw sollicitatie te behandelen.

Overige verwerkingen
Wij verwerken uw gegevens ook om eventuele vragen of klachten te behandelen.
Indien persoonsgegevens voor andere doeleinden worden verwerkt, zal dit alleen plaatsvinden indien dit met de oorspronkelijke doeleinden verenigbaar is en gerechtvaardigd wordt door een geldige rechtsgrond.

Op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

De verwerking van uw persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats op basis van één dan wel meerdere van de rechtsgrondslagen genoemd in artikel 6 AVG:

uitvoering van een overeenkomst;
voldoen aan een wettelijke verplichting;
toestemming van betrokkene;
gerechtvaardigd belang van Hardloop.Events B.V., mits een belangenafweging heeft plaatsgevonden.

Indien verwerking berust op toestemming, kan deze te allen tijde worden ingetrokken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo wordt onder andere de toegang tot persoonsgegevens afgeschermd met toegangscontrole en autorisatiebeheer en maken wij gebruik van beveiligde verbindingen.

De beveiligingsmaatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan contact via onze contactgegevens.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en specifieke dwingende wettelijke bewaartermijnen. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u een aantal rechten. U heeft het recht ons te verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Ook heeft u het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u gebruik wenst te maken van deze rechten kunt u contact met ons opnemen. Onze contactgegevens vindt u aan het einde van deze privacyverklaring. Indien nodig kan Hardloop.Events B.V. de identiteit van de betrokkene verifiëren alvorens het verzoek in behandeling te nemen.

Het is mogelijk dat wij niet (kunnen) voldoen aan uw verzoek. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, of vanwege andere uitzonderingen, zoals de rechten en vrijheden van derden of de legitieme belangen van Hardloop.Events. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) gegeven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, heeft u te allen tijde het recht deze toestemming weer in te trekken. Een eventuele intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerkingen op basis daarvan.

Indien u meent dat sprake is van een misstand, zouden wij het fijn vinden als u eerst contact met ons opneemt zodat wij kunnen kijken of we er samen uit kunnen komen. Uiteraard heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”). Meer informatie hierover is te vinden op de website van de AP (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Het delen van uw persoonsgegevens

In sommige gevallen delen wij uw persoonsgegevens met derden. Dit zullen wij enkel doen wanneer wij dit noodzakelijk achten of wanneer wij hiertoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving. Wij delen uw gegevens uitsluitend met betrouwbare partijen en zorgen ervoor dat het proces van delen van deze gegevens met passende waarborgen is omkleed. Wij delen uw persoonsgegevens mogelijk met:

overheidsinstanties zoals de belastingdienst;
opdrachtgevers en klanten van Hardloop.Events;
ketenpartners en evenementgerelateerde dienstverleners zoals banken, verzekeraars, tijdregistratiepartners en overige adviseurs;
externe leveranciers zoals ICT-dienstverleners, hosting- en clouddienstverleners dan wel andere leveranciers aan wie wij ondersteunende diensten uitbesteden.

Wanneer de derde waarmee uw gegevens worden gedeeld aangemerkt wordt als een verwerker in de zin van de AVG, zullen wij bovendien een verwerkersovereenkomst sluiten met deze derde.

Doorgifte persoonsgegevens buiten de Europese Unie

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Wanneer wij dit zelf rechtstreeks doen dan zullen wij passende maatregelen nemen die nodig zijn om te voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving en te waarborgen dat de persoonsgegevens van betrokkene adequaat worden beschermd.

Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies en/of vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestandje dat opgeslagen wordt op het device (computer, tablet of smartphone) waarmee u onze website bezoekt. Wij gebruiken cookies om inhoud en advertenties te personaliseren, om functies voor sociale media aan te bieden en om het websiteverkeer te analyseren. Wij gebruiken alleen functionele, analytische en tracking cookies.

De functionele cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor het deugdelijk functioneren van onze website en het gebruiksgemak. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat de website goed werkt en onthouden voorkeuren.

Met behulp van analytische cookies verzamelen wij statistische gegevens over het gebruik van onze website, zodat wij onze dienstverlening kunnen verbeteren. De analytische cookies die wij gebruiken zijn van Google Analytics. Wij gebruiken deze om inzicht te krijgen in uw website-activiteiten om de gebruikservaring van onze diensten blijvend te analyseren en te verbeteren.

Door middel van tracking cookies verzamelen wij informatie over het surfgedrag van bezoekers zodat wij op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden. Hiervoor is toestemming van de bezoeker vereist. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken via de cookie-instellingen.

Via uw browser kunt u het plaatsen van cookies uitschakelen. Het kan dan wel zo zijn dat bepaalde functionaliteiten van onze website niet meer goed werken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om van eventuele wijzigingen op de hoogte te blijven.

Contactgegevens Organisator:
Hardloop.Events B.V.
Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland
KvK: 64791637
E‑mail: info@hardloop.events

Eventuele vragen of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring kunnen uitsluitend worden gericht aan Hardloop.Events B.V., via de contactgegevens zoals hierboven vermeld.

Versie: Maart 2026.