Algemene Voorwaarden Spa-Francorchamps Run
Algemene voorwaarden Spa-Francorchamps Run
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen de deelnemer en Hardloop.Events (hierna: “de organisator”) met betrekking tot deelname aan de Spa-Francorchamps Run, evenals het gebruik van de diensten, producten en digitale platforms van de organisator.
Door zich in te schrijven voor het evenement, gebruik te maken van onze diensten of onze website te bezoeken, verklaart de deelnemer deze voorwaarden te hebben gelezen en onvoorwaardelijk te accepteren. Deelname aan het evenement is niet mogelijk zonder acceptatie van deze voorwaarden.
Wij adviseren deelnemers de voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat zij zich inschrijven, zodat zij volledig op de hoogte zijn van hun rechten en verplichtingen.
Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig, nietig of onafdwingbaar blijkt te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. In dat geval zal de organisator een vervangende bepaling opstellen die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
Inhoudsopgave
Algemene bepalingen
0.1 Toepasselijkheid en instemming deelnemer
0.2 Wijziging en geldigheid van de voorwaarden
0.3 Verwerking van persoonsgegevens en privacyverklaring
0.4 medisch noodprotocol
Artikel 1 – Definities
1.1 Evenement
1.2 Deelnemer
1.3 Overeenkomst
1.4 Organisator
1.5 Platform
1.6 Zakelijke deelnemer
Artikel 2 – Toepasselijkheid
2.1 Toepassing op alle overeenkomsten
2.2 Rechtskeuze voor zakelijke deelnemers
2.3 Afwijkingen van de voorwaarden
2.4 Nietige bepalingen
2.5 Uitsluiting van voorwaarden van derden
Artikel 3 – Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Inschrijving en betaling
3.2 Akkoord met de algemene voorwaarden
3.3 Inschrijving door derden
3.4 Herroepingsrecht voor consumenten
3.5 Uitoefening herroepingsrecht
Artikel 4 – Betalingen en transactiekosten
4.1 Betalingen via externe betaalproviders
4.2 Transactiekosten
4.3 Definitieve inschrijving na betaling
4.4 Betalingsproblemen
4.5 Prijzen en btw
Artikel 5 – Deelname op eigen risico en verzekeringen
5.1 Deelname op eigen risico
5.2 Fysieke en mentale geschiktheid
5.3 Verboden gedrag en uitsluiting
5.4 Uitsluiting van aansprakelijkheid
5.5 Verantwoordelijkheid van de deelnemer
5.6 Verzekeringen
5.7 Aansprakelijkheid voor schade
Artikel 6 – Annulering door de deelnemer
6.1 Schriftelijke annulering
6.2 Restitutie bij estafettelopen
6.3 Spa-Francorchamps Run
6.4 Overige evenementen
6.5 Medische redenen en coulance
Artikel 7 – Annulering of wijziging door de organisatie (overmacht)
7.1 Definitie overmacht
7.2 Geen verplichting tot vervangend evenement of terugbetaling
7.3 Wijzigingen in datum, locatie of opzet
7.4 Geen terugbetaling bij overmacht
7.5 Mogelijkheid tot verplaatsing naar vervangend evenement
Artikel 8 – Deelnamevoorwaarden en gedragsregels
8.1 Fysieke en mentale geschiktheid
8.2 Verbod op deelname onder invloed
8.3 Naleving instructies en aanwijzingen
8.4 Ongepast of gevaarlijk gedrag
8.5 Akkoord met deelnamevoorwaarden
Artikel 9 – Intellectueel eigendom en gebruik van beeldmateriaal
9.1 Foto- en video-opnames
9.2 Licentie voor promotioneel gebruik
9.3 Bezwaar tegen gebruik beeldmateriaal
9.4 Verzoeken tot verwijdering
9.5 Eigendom intellectueel eigendom
Artikel 10 – Verwerking van persoonsgegevens
10.1 Rechtsgrondslag verwerking
10.2 Rechten van deelnemers
10.3 Beveiligingsmaatregelen
10.4 Doeleinden van verwerking
10.5 Derden en verwerkersovereenkomsten
10.6 Bewaartermijnen
10.7 Klachten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit
Artikel 11 – Gebruik van cookies
11.1 Typen cookies
11.2 Toestemming en informatieverstrekking
11.3 Aanpassen of intrekken van toestemming
11.4 Verdere informatie
Artikel 12 – Wijziging van voorwaarden zonder voorafgaande aankondiging
12.1 Recht van Hardloop.Events om voorwaarden, privacyverklaring, cookiebeleid en disclaimer te wijzigen
12.2 Bekendmaking en inwerkingtreding van wijzigingen
12.3 Toepassing op reeds gesloten overeenkomsten
Artikel 13 – Toepasselijk recht & slotbepalingen
13.1 Nederlands recht
13.2 Bevoegde rechtbank
13.3 Nietige bepalingen
13.4 Taal en bindend karakter
13.5 Privacyverklaring, cookiebeleid en disclaimer als integraal onderdeel
Artikel 14 – Wijzigingen
14.1 Wijziging voorwaarden en documenten
14.2 Communicatie bij wezenlijk nadelige wijzigingen voor deelnemers
Artikel 15 – Instemming met reglementen en voorwaarden
15.1 Acceptatie van reglement, voorwaarden en privacyverklaring
15.2 Kennis van sportief en fysiek karakter evenement
15.3 Acceptatie van risico’s
15.4 Verzekeringsverplichting
Artikel 16 – Verzekering en aansprakelijkheid
16.1 Verantwoordelijkheid deelnemer
16.2 Aansprakelijkheid organisatie
16.3 Risicoacceptatie
16.4 Vrijwaring
Artikel 17 – Contactgegevens
Algemene bepalingen
0.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving en deelname aan evenementen die worden georganiseerd door Hardloop.Events, evenals op het gebruik van de bijbehorende diensten en digitale platforms. Door zich in te schrijven voor een evenement of gebruik te maken van onze diensten verklaart de deelnemer uitdrukkelijk en zonder voorbehoud akkoord te gaan met deze voorwaarden.
0.2 Hardloop.Events kan deze algemene voorwaarden aanpassen of aanvullen. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via de website van Hardloop.Events. Gewijzigde voorwaarden gelden uitsluitend voor toekomstige inschrijvingen en overeenkomsten. Voor inschrijvingen die reeds tot stand zijn gekomen, blijven de voorwaarden van kracht die golden op het moment van inschrijving.
0.3 De verwerking van persoonsgegevens door Hardloop.Events gebeurt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische privacywetgeving. Nadere informatie is te vinden in de privacyverklaring, die integraal deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden en beschikbaar is via onze website.
0.4 Tijdens het evenement is een vastgesteld medisch noodprotocol van kracht. De organisatie draagt zorg voor adequate medische voorzieningen, waaronder een EHBO-post in de pitbox, alsmede de aanwezigheid van een ambulance met EHBO-personeel die op het circuit rondrijdt. Deelnemers zijn verplicht bij een medisch noodgeval de instructies van de organisatie en het medisch personeel strikt op te volgen en medewerking te verlenen aan de hulpverlening.
De organisatie kan, indien noodzakelijk, besluiten de deelname van een deelnemer om medische redenen af te breken, zonder dat dit recht geeft op enige restitutie van inschrijfgelden.
Artikel 1 - Definities
1.1 Evenement: iedere door of namens Hardloop.Events georganiseerde sportieve activiteit in België, waaronder wedstrijden, recreatieve runs en aanverwante activiteiten zoals workshops, clinics of andere evenementgerelateerde activiteiten.
1.2 Deelnemer: iedere natuurlijke persoon die zich inschrijft voor of deelneemt aan een evenement. Indien de deelnemer minderjarig is, is schriftelijke toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger vereist.
1.3 Overeenkomst: de overeenkomst die tot stand komt tussen de deelnemer en Hardloop.Events betreffende deelname aan een evenement of het gebruik van diensten, ongeacht of deze schriftelijk, mondeling of via digitale inschrijving via het platform wordt aangegaan.
1.4 Organisator: Hardloop.Events, een stichting naar Nederlands recht, die in België optreedt als organisator van het evenement.
1.5 Platform: de door Hardloop.Events geëxploiteerde digitale kanalen, waaronder de website, mobiele applicaties en andere online diensten waarop inschrijvingen en aanvullende diensten worden aangeboden.
1.6 Zakelijke deelnemer: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en zich inschrijft of diensten afneemt in het kader van een evenement.
Artikel 2 - Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Hardloop.Events en de deelnemer met betrekking tot evenementen die door Hardloop.Events worden georganiseerd in België. Consumenten behouden te allen tijde de bescherming van dwingendrechtelijke bepalingen van hun land van gewone verblijfplaats, voor zover deze gunstiger zijn dan deze voorwaarden.
2.2 Voor zakelijke deelnemers geldt Nederlands recht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
2.3 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen bindend indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk dan wel elektronisch door beide partijen zijn overeengekomen.
2.4 Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Hardloop.Events zal in dat geval een vervangende bepaling vaststellen die zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
2.5 Algemene of bijzondere voorwaarden van de deelnemer of van derden worden uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij deze vooraf schriftelijk door Hardloop.Events zijn geaccepteerd.
Artikel 3 - Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de deelnemer zich via het platform inschrijft voor een evenement en de betaling succesvol is afgerond.
3.2 Bij het inschrijven verklaart de deelnemer uitdrukkelijk akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden door het aanvinken van een daarvoor bestemd vakje op het inschrijfformulier. De inschrijving is pas definitief en rechtsgeldig na deze uitdrukkelijke aanvaarding.
3.3 Indien een derde een inschrijving doet namens een andere persoon, garandeert deze derde dat hij of zij bevoegd is de overeenkomst namens de deelnemer te sluiten. De derde is hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen die hieruit voortvloeien.
3.4 Voor consumenten geldt een herroepingsrecht van 14 dagen, zoals bepaald in de Belgische wetgeving betreffende consumentenbescherming. Dit herroepingsrecht is uitgesloten voor evenementen die binnen deze termijn plaatsvinden en waarvan de uitvoering reeds is gestart met uitdrukkelijke toestemming van de consument. Ook is het herroepingsrecht uitgesloten voor overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding die op een specifieke datum of binnen een specifieke periode plaatsvinden, conform artikel VI.48 § 3, 4° van het Belgische Wetboek van Economisch Recht (WER).
3.5 De deelnemer kan het herroepingsrecht uitoefenen door Hardloop.Events binnen de herroepingstermijn schriftelijk, inclusief per e-mail, te informeren. Voor producten of diensten die speciaal op maat zijn vervaardigd of duidelijk voor een specifieke persoon bestemd zijn, zoals gepersonaliseerde kleding, geldt het herroepingsrecht niet.
Artikel 4 - Deelname op eigen risico en verzekeringen
4.1 Deelname aan evenementen van Hardloop.Events geschiedt volledig op eigen risico van de deelnemer. De deelnemer erkent dat deelname aan sportevenementen inherente risico’s met zich meebrengt, waaronder lichamelijk letsel, gezondheidsproblemen, schade aan eigendommen of andere nadelige gevolgen.
4.2 De deelnemer verklaart dat hij of zij lichamelijk en geestelijk geschikt is om op verantwoorde en veilige wijze aan het evenement deel te nemen. Bij twijfel wordt geadviseerd vooraf een arts te raadplegen.
4.3 Deelname onder invloed van alcohol, drugs of andere middelen die de alertheid of prestaties negatief beïnvloeden is verboden. Ongepast of gevaarlijk gedrag dat de veiligheid van anderen in gevaar brengt kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van het evenement, zonder recht op terugbetaling.
4.4 Hardloop.Events sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade, letsel, overlijden, verlies of beschadiging van eigendommen van de deelnemer of derden, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van Hardloop.Events. Deze uitsluiting geldt ook voor fouten van medewerkers, vrijwilligers of derden die namens Hardloop.Events handelen.
4.5 De deelnemer is verantwoordelijk voor zijn of haar fysieke en mentale gesteldheid, voorbereiding op het evenement en het gebruik van geschikte uitrusting. Tevens vrijwaart de deelnemer Hardloop.Events, haar medewerkers, vrijwilligers, partners en sponsoren volledig voor alle aanspraken van derden die verband houden met deelname.
4.6 Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer te zorgen voor passende en adequate verzekeringen, zoals aansprakelijkheids-, ongevallen- of annuleringsverzekering. Hardloop.Events sluit geen verzekeringen af namens deelnemers en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, verlies of kosten voortvloeiend uit het ontbreken of ontoereikend zijn van dergelijke verzekeringen.
4.7 Deelnemers zijn aansprakelijk voor alle schade die zij veroorzaken aan eigendommen van Hardloop.Events, andere deelnemers of derden, zowel opzettelijk als door nalatigheid. Schade dient direct te worden gemeld en vergoed.
4.8 Op de achterzijde van het startnummer bevindt zich een medisch paspoort dat door de deelnemer volledig, juist en naar waarheid moet worden ingevuld. Deze informatie is essentieel voor de organisatie en hulpdiensten om in geval van een medische noodsituatie adequaat te kunnen handelen. Onvolledige of onjuiste informatie kan de veiligheid van de deelnemer in gevaar brengen en kan leiden tot uitsluiting van deelname aan het evenement.
De verwerking van medische gegevens vindt plaats conform de geldende privacywetgeving (AVG/GDPR) en wordt uitsluitend gebruikt voor het waarborgen van de veiligheid van de deelnemer tijdens het evenement. Tijdens het evenement zijn gekwalificeerde EHBO’ers aanwezig en zijn medische noodprocedures van kracht. Indien noodzakelijk schakelt de organisatie spoedeisende medische hulp in, inclusief het gebruik van AED’s en vervoer naar een medische voorziening.
De organisatie behoudt zich het recht voor om in geval van een medische noodsituatie direct te handelen of te laten handelen zonder voorafgaande toestemming van de deelnemer, indien dit nodig is om ernstig letsel of levensbedreigende situaties te voorkomen. Eventuele kosten voor medische behandeling zijn voor rekening van de deelnemer. De organisatie is slechts aansprakelijk bij opzet of grove nalatigheid.
Artikel 5 - Annulering door de deelnemer
5.1 Alle annuleringen door deelnemers dienen schriftelijk te geschieden, bij voorkeur via e-mail naar het contactadres van Hardloop.Events. Dit zorgt voor duidelijke en traceerbare communicatie over het verzoek tot annulering.
5.2 Voor estafettelopen geldt dat annuleringen tot drie maanden voor het evenement recht geven op volledige terugbetaling van het inschrijfgeld. Bij annulering binnen drie maanden vóór het evenement vervalt het recht op restitutie volledig.
5.3 Voor deelname aan de Spa-Francorchamps Run geldt dat geen restitutie wordt verleend, ongeacht de reden van annulering. Deelname is niet overdraagbaar aan derden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Deze regeling is conform de Belgische wetgeving inzake overeenkomsten betreffende vrijetijdsbesteding die op een specifieke datum plaatsvinden.
5.4 Voor overige evenementen gelden de door de betreffende organisator vastgestelde en gepubliceerde restitutievoorwaarden.
5.5 Indien de deelnemer om medische redenen niet kan deelnemen, kan een schriftelijk verzoek tot coulance worden ingediend, ondersteund door een geldige medische verklaring (bijvoorbeeld een doktersverklaring). Hardloop.Events behoudt zich het recht voor dit verzoek te beoordelen en al dan niet te honoreren. Te late, onvoldoende onderbouwde of onvolledige verzoeken kunnen worden afgewezen. Hardloop.Events kan aanvullende informatie opvragen indien nodig.
Artikel 6 - Annulering of wijziging door de organisatie (overmacht)
6.1 Hardloop.Events behoudt zich het recht voor een evenement te annuleren, uit te stellen of aan te passen in geval van overmacht. Onder overmacht worden omstandigheden verstaan die buiten de redelijke controle van Hardloop.Events liggen, zoals natuurrampen, epidemieën, oorlog, overheidsmaatregelen, stakingen en andere onvoorziene situaties.
6.2 In geval van overmacht is Hardloop.Events niet verplicht het evenement te verplaatsen, een vervangend evenement te organiseren of inschrijfgelden terug te betalen. Hardloop.Events is tevens niet aansprakelijk voor bijkomende kosten die deelnemers maken, zoals reis- en verblijfskosten.
6.3 Wijzigingen in datum, locatie of opzet van het evenement geven de deelnemer geen automatisch recht op restitutie, tenzij de wijziging zodanig ingrijpend is dat deelname objectief onmogelijk wordt.
6.4 Indien het evenement door overmacht niet kan plaatsvinden, is Hardloop.Events niet verplicht tot terugbetaling van het inschrijfgeld.
6.5 In plaats van terugbetaling kan Hardloop.Events, naar eigen inzicht, de inschrijving verplaatsen naar een vervangend evenement of deelname aan een toekomstige editie aanbieden. Eventuele bijkomende kosten voor deelname aan het vervangende evenement zijn voor rekening van de deelnemer.
Artikel 7 - Deelnamevoorwaarden en gedragsregels
7.1 Door deel te nemen aan een evenement van Hardloop.Events verklaart de deelnemer dat hij of zij lichamelijk en geestelijk geschikt is om op verantwoorde en veilige wijze aan het evenement deel te nemen. Indien de deelnemer twijfelt over zijn of haar geschiktheid, wordt geadviseerd vooraf een arts te raadplegen.
7.2 Deelname onder invloed van alcohol, drugs of andere middelen die de alertheid of prestaties negatief beïnvloeden is verboden. Overtreding kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van het evenement, zonder recht op terugbetaling van inschrijfgelden.
7.3 De deelnemer is verplicht alle instructies en aanwijzingen van de organisatie, haar medewerkers en bevoegde derden, waaronder verkeersregelaars en hulpdiensten, strikt op te volgen. Het niet naleven van deze instructies kan leiden tot uitsluiting van (verdere) deelname, zonder recht op restitutie.
7.4 Ongepast of gevaarlijk gedrag dat de veiligheid van anderen in gevaar brengt, wordt niet getolereerd. Hardloop.Events behoudt zich het recht voor deelnemers bij dergelijk gedrag onmiddellijk van het evenement te verwijderen, zonder terugbetaling van kosten.
7.5 Bij inschrijving verklaart de deelnemer zich uitdrukkelijk akkoord met deze deelnamevoorwaarden en gedragsregels door het aanvinken van een daarvoor bestemde checkbox op het inschrijfformulier.
Artikel 8 - Betalingen en transactiekosten
8.1 Alle betalingen voor deelname aan evenementen, producten of diensten van Hardloop.Events verlopen via erkende en betrouwbare externe betaalproviders, zoals Mollie B.V. Door de betaling uit te voeren, stemt de deelnemer in met de toepasselijke betalingsvoorwaarden en het privacybeleid van de betreffende betaalprovider.
8.2 Eventuele bijkomende transactiekosten die afhankelijk zijn van de gekozen betaalmethode, zoals iDEAL, Bancontact of creditcard, worden voorafgaand aan de betaling duidelijk en transparant vermeld. Deze kosten zijn voor rekening van de deelnemer en maken integraal deel uit van het totaal verschuldigde bedrag.
8.3 Een inschrijving is pas definitief na ontvangst en bevestiging van de volledige betaling door Hardloop.Events. Indien de betaling uitblijft, is Hardloop.Events gerechtigd de inschrijving zonder verdere kennisgeving te annuleren.
8.4 Hardloop.Events is niet aansprakelijk voor fouten, storingen, vertragingen of mislukte transacties tijdens de betalingsverwerking die te wijten zijn aan de betaalprovider, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van Hardloop.Events. Deelnemers dienen eventuele problemen met de betaling rechtstreeks met de betaalprovider op te lossen.
8.5 Alle prijzen worden duidelijk vermeld. Voor particuliere deelnemers zijn de prijzen inclusief btw. Voor zakelijke deelnemers worden de prijzen exclusief btw weergegeven, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Het toepasselijke btw-tarief wordt correct toegepast en zichtbaar gemaakt bij de inschrijving.
Artikel 9 - Intellectueel eigendom en gebruik van beeldmateriaal
9.1 Tijdens evenementen van Hardloop.Events kunnen foto- en video-opnames worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar in beeld kunnen komen. Deelnemers erkennen en aanvaarden dat dergelijke opnames kunnen plaatsvinden, voornamelijk ter verslaglegging van het evenement.
9.2 Door deel te nemen aan het evenement verleent de deelnemer aan Hardloop.Events een wereldwijde, niet-exclusieve en kosteloze licentie om beeldmateriaal waarop de deelnemer herkenbaar is te gebruiken voor promotionele, communicatieve en redactionele doeleinden. Dit kan onder meer plaatsvinden via de website, sociale media, nieuwsbrieven en drukwerk van Hardloop.Events, altijd met respect voor de rechten en belangen van de deelnemer.
9.3 Indien een deelnemer bezwaar heeft tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop hij of zij herkenbaar is, dient dit uiterlijk vóór aanvang van het evenement schriftelijk te worden gemeld aan Hardloop.Events via het opgegeven contactadres. Hardloop.Events zal redelijke inspanningen leveren om rekening te houden met dit bezwaar.
9.4 Verzoeken tot verwijdering van reeds gepubliceerd beeldmateriaal kunnen schriftelijk worden ingediend. Hardloop.Events zal dergelijke verzoeken zorgvuldig beoordelen en, voor zover redelijkerwijs mogelijk, honoreren. Volledige verwijdering kan echter niet worden gegarandeerd indien het beeldmateriaal reeds door derden is gedeeld, verspreid of openbaar gemaakt.
9.5 Alle intellectuele eigendomsrechten op promotiemateriaal, beeldmateriaal en overige door Hardloop.Events vervaardigde werken blijven eigendom van Hardloop.Events of haar licentiegevers. Het is deelnemers niet toegestaan dit materiaal zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hardloop.Events te verveelvoudigen of te gebruiken voor commerciële doeleinden.
Artikel 10 - Verwerking van persoonsgegevens
10.1 Hardloop.Events verwerkt persoonsgegevens van deelnemers uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Belgische privacywetgeving, waaronder de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking geschiedt rechtmatig, behoorlijk en transparant.
10.2 Deelnemers hebben te allen tijde het recht hun persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten wissen, de verwerking ervan te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking. Daarnaast hebben zij het recht op overdraagbaarheid van hun gegevens. Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunnen kosteloos worden ingediend bij Hardloop.Events via de contactgegevens vermeld in deze voorwaarden.
10.3 Hardloop.Events neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of wijziging. Dit omvat onder meer beveiligde verbindingen (SSL-encryptie), beperkte toegangsrechten en het gebruik van beveiligde databases.
10.4 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor het organiseren, uitvoeren en administratief afhandelen van evenementen; het communiceren met de deelnemer; het voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale en veiligheidsvoorschriften; en het uitvoeren van geanonimiseerde analyses ter verbetering van producten en diensten.
10.5 Indien derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van Hardloop.Events, zoals betaalproviders, inschrijfplatforms of foto-/videopartners, worden met deze partijen schriftelijke verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG en Belgische privacywetgeving.
10.6 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld door fiscale regelgeving.
10.7 Deelnemers die menen dat hun rechten op het gebied van persoonsgegevens zijn geschonden, kunnen een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).
Artikel 11 - Gebruik van cookies
11.1 Hardloop.Events maakt op haar website en digitale platformen gebruik van verschillende typen cookies.
- Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website.
- Analytische cookies meten het gebruik en de prestaties van de website om de dienstverlening te verbeteren.
- Marketingcookies worden ingezet voor gerichte advertenties en het bijhouden van gebruikersgedrag.
11.2 Bij het eerste bezoek aan de website wordt de bezoeker duidelijk en ondubbelzinnig geïnformeerd over het gebruik van cookies. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt uitdrukkelijke toestemming gevraagd, conform de Belgische privacywetgeving, waaronder het Privacywetboek en de e-Privacyrichtlijn. Functionele cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website worden geplaatst zonder voorafgaande toestemming.
11.3 Gebruikers kunnen te allen tijde hun cookievoorkeuren aanpassen of hun eerder gegeven toestemming intrekken. Dit kan eenvoudig via de daarvoor bestemde cookie-instellingen op de website, zonder dat dit het gebruik van de basisfunctionaliteiten van de site belemmert.
11.4 Voor uitgebreide informatie over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens, de doeleinden, bewaartermijnen en de wijze waarop gebruikers hun rechten kunnen uitoefenen, verwijst Hardloop.Events naar de volledige privacyverklaring die beschikbaar is op de website.
Artikel 12 - Wijziging van voorwaarden zonder voorafgaande aankondiging
12.1 Hardloop.Events behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden, de privacyverklaring, het cookiebeleid en de disclaimer op elk moment te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen kunnen noodzakelijk zijn vanwege veranderingen in wet- en regelgeving, het aanpassen of uitbreiden van de aangeboden diensten, of om organisatorische redenen.
12.2 Wijzigingen worden tijdig en op duidelijke wijze via het platform bekendgemaakt en treden vanaf het moment van publicatie in werking, tenzij uitdrukkelijk anders wordt aangegeven.
12.3 Voor overeenkomsten die reeds tot stand zijn gekomen, blijven de voorwaarden van toepassing zoals die golden op het moment van het aangaan van de overeenkomst, tenzij de deelnemer uitdrukkelijk instemt met de gewijzigde voorwaarden of de wijziging het gevolg is van een wettelijke verplichting.
Artikel 13 – Toepasselijk recht & slotbepalingen
13.1 Op deze algemene voorwaarden, alsmede op alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende overeenkomsten, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst tussen Hardloop.Events en de deelnemer worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechtbank van de vestigingsplaats van Hardloop.Events te Woerden, Nederland, tenzij dwingendrechtelijke bepalingen anders voorschrijven.
13.3 Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of vernietigbaar blijken te zijn, tast dit de geldigheid en toepasselijkheid van de overige bepalingen niet aan. De nietige bepaling wordt, voor zover juridisch toegestaan, vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij de strekking en het doel van de oorspronkelijke bepaling.
13.4 Deze voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. Bij vertaling naar een andere taal geldt de Nederlandse tekst als bindend bij verschil in interpretatie of inhoud.
13.5 De privacyverklaring en de disclaimer van Hardloop.Events maken integraal onderdeel uit van deze algemene voorwaarden. Deelname aan evenementen en/of gebruik van diensten impliceert instemming met de daarin opgenomen bepalingen. Deze documenten zijn te allen tijde raadpleegbaar via de website en kunnen periodiek worden aangepast om te voldoen aan wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder de AVG. De deelnemer wordt geacht kennis te nemen van de meest actuele versies door regelmatig de website te raadplegen.
Artikel 14 - Wijzigingen
14.1 Hardloop.Events behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden, het reglement, de privacyverklaring en de disclaimer op elk moment te wijzigen of aan te vullen. Dergelijke wijzigingen treden direct in werking op het moment van publicatie op de officiële website van Hardloop.Events. De meest actuele versie is te allen tijde via de website raadpleegbaar.
14.2 Indien de aangebrachte wijzigingen een wezenlijk nadelig effect hebben op reeds ingeschreven deelnemers, zal Hardloop.Events, voor zover redelijkerwijs mogelijk, tijdig en duidelijk communiceren over deze wijzigingen via de website of de gebruikelijke communicatiekanalen die met de deelnemer zijn overeengekomen.
Artikel 15 - Instemming met reglementen en voorwaarden
Door inschrijving voor de Spa-Francorchamps Run verklaart de deelnemer uitdrukkelijk dat hij of zij:
15.1 Het reglement, de algemene voorwaarden, de privacyverklaring en de aansprakelijkheidsbepalingen, zoals opgenomen in Artikel 10, heeft gelezen, begrepen en zonder voorbehoud accepteert;
15.2 Op de hoogte is van het sportieve, fysieke en uitdagende karakter van het evenement;
15.3 De mogelijke risico’s van deelname kent en deze vrijwillig aanvaardt;
15.4 Zelf verantwoordelijk is voor het afsluiten van een passende verzekering ter dekking van letsel, schade of andere gevolgen van deelname.
Artikel 16 - Verzekering en aansprakelijkheid
16.1 De deelnemer is volledig verantwoordelijk voor het afsluiten en onderhouden van een adequate verzekering die dekking biedt voor persoonlijk letsel, ziekte of overlijden, schade aan eigendommen en andere directe of indirecte gevolgen van deelname aan het evenement. De verzekering dient te voldoen aan alle wettelijke vereisten en, indien van toepassing, dekking te bieden tegen aansprakelijkheid jegens derden die voortvloeit uit deelname aan het evenement.
16.2 De organisatie, haar medewerkers, vrijwilligers, partners en andere betrokkenen zijn niet aansprakelijk voor enige schade, verlies, letsel of overlijden, ongeacht de oorzaak, die voortvloeit uit deelname aan het evenement, behoudens in geval van opzet of grove nalatigheid van de organisatie.
16.3 Door inschrijving en deelname verklaart de deelnemer uitdrukkelijk afstand te doen van alle mogelijke aanspraken tegen de organisatie, haar medewerkers, vrijwilligers en andere betrokkenen met betrekking tot schade of gevolgen van deelname, voor zover toegestaan door de wet.
16.4 De deelnemer erkent dat deelname aan het evenement een sportief en potentieel risicovol karakter heeft en verklaart de risico’s te kennen en vrijwillig te aanvaarden.
Artikel 17 - Contactgegevens
Hardloop.Events
Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden (Nederland)
Voor meer informatie, kun je ons bereiken via e-mail
Laatst bijgewerkt op 6 oktober 2025
Terug naar Hardloop.Events