Huishoudelijk reglement

Spa-Francorchamps Run

---

Huishoudelijk reglement Hardloop.Events B.V., ingeschreven in het handelsregister van de kamer van koophandel onder nummer 64791637

 

Artikel 1. Definities

1.1 Behoudens en voor zover elders in dit Huishoudelijk reglement (hierna: “het Reglement”) begrippen met een hoofdletter zijn gedefinieerd, hebben de met een hoofdletter gedefinieerde begrippen de navolgende betekenis:

Algemene voorwaarden:
De door de Organisator op haar website gepubliceerde Algemene voorwaarden

Deelnemer:
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Overeenkomst aangaat met de Organisator, zelf of namens een of meer andere personen, met betrekking tot onder meer, maar niet uitsluitend, de deelname aan een Evenement of het gebruik van diensten. De Deelnemer kan handelen als consument of als zakelijke deelnemer.

Evenement:
Iedere door of namens de Organisator georganiseerde activiteit, waaronder – maar niet beperkt tot – wedstrijden, recreatieve runs, clinics, workshops en aanverwante activiteiten, inclusief alle bijbehorende diensten en faciliteiten.

Hulphond:
Een officieel erkende assistentie- of geleidehond, duidelijk herkenbaar en onder controle van de begeleider.

Inschrijfgeld: het bedrag dat de Deelnemer betaalt voor deelname aan het Evenement.

Lockers:
De door de Organisator beschikbaar gestelde opbergmogelijkheden voor persoonlijke bezittingen op het evenemententerrein.

Organisator:
Hardloop.Events B.V., statutair gevestigd te Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64791637.

Overeenkomst:
Iedere (al dan niet op afstand) tot stand gekomen overeenkomst tussen een Deelnemer en de Organisator, waaronder in het bijzonder overeenkomsten betreffende de deelname aan een Evenement of het gebruik van diensten.

Parcours:
De door de Organisator uitgezette route waarover het Evenement plaatsvindt.

Partij:
De Organisator of de Deelnemer.

Partijen:
De Organisator en de Deelnemer.

Persoonsgegevens:
Alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Privacyverklaring:
De door de Organisator op haar website gepubliceerde privacyverklaring

Startnummer:
Het door de Organisator aan de Deelnemer verstrekte nummer dat tijdens het Evenement zichtbaar gedragen moet worden.

 

Artikel 2. Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden

2.1 Deelnemers moeten op de dag van het Evenement minimaal de volgende leeftijden hebben bereikt:

• 7 km: 14 jaar
• 14 km: 16 jaar
• Halve of hele marathon: 18 jaar

2.2 Minderjarige Deelnemers (<18 jaar) mogen alleen deelnemen met vooraf schriftelijke toestemming van hun ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). De Organisator kan deze toestemming opvragen.

2.3 Deelnemers moeten bij twijfel een geldig identiteitsbewijs tonen. Ontbreekt dit, dan kan deelname worden geweigerd zonder restitutie.

2.4 Deelname geschiedt onder verantwoordelijkheid van de Deelnemer en onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de Algemene voorwaarden.

 

Artikel 3. Huisdieren

3.1 Het meenemen van huisdieren naar het Evenemententerrein is niet toegestaan. Uitzondering wordt gemaakt voor officieel erkende Hulphonden of geleidehonden, mits deze duidelijk herkenbaar zijn en te allen tijde onder controle van de begeleider blijven. Dit beleid is ingesteld ter bevordering van de veiligheid, hygiëne en het comfort van alle Deelnemers, toeschouwers en medewerkers.

3.2 De Organisator behoudt zich het recht voor om bij twijfel aanvullende documentatie of bewijs van erkenning van de Hulphond op te vragen, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk. De begeleider van de Hulphond blijft volledig verantwoordelijk voor het gedrag van het dier tijdens het Evenement.

 

Artikel 4. Inclusiviteit en toegankelijkheid

4.1 De Organisator streeft naar deelname voor iedereen. Het terrein is voor zoveel mogelijk toegankelijk voor rolstoelgebruikers. De Organisator kan de onbeperkte toegang echter niet garanderen, bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, als gevolg van hoogteverschillen in het Parcours.

4.2 Deelname met een rolstoel of andere mobiliteitshulpmiddelen vereist goede fysieke conditie en ervaring. Deelnemers met een beperking wordt geadviseerd vooraf, al dan niet met behulp van een arts, te beoordelen of deelname verantwoord is en, bij twijfel over het Parcours, contact op te nemen met de Organisator.

4.3 Deelnemers blijven volledig verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. De Organisator is niet aansprakelijk voor schade of letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.

 

Artikel 5. Regels tijdens het evenement

5.1 Deelnemers zijn verplicht het Parcours volledig te volgen en zich te houden aan de geldende wedstrijdregels zoals vastgesteld door de internationale en/of lokaal toepasselijke sportinstanties.

5.2 Alle instructies en aanwijzingen van de Organisator en haar medewerkers, herkenbaar aan uniforme of gemarkeerde kleding, dienen onmiddellijk te worden opgevolgd. Niet-naleving kan leiden tot directe uitsluiting van verdere deelname, zonder recht op restitutie of compensatie. De beslissing van de Organisator is bindend en definitief.

5.3 Deelnemers blijven te allen tijde zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en gedrag tijdens het Evenement. Voor aanvullende gedragsregels, persoonlijke verantwoordelijkheden en veiligheidsmaatregelen wordt verwezen naar de algemene voorwaarden.

 

Artikel 6. Bagage en lockers

6.1 Het is niet toegestaan grote tassen of omvangrijke bagage mee te nemen op het Evenemententerrein. Kleine tassen, zoals handtassen of rugzakken, mogen alleen worden meegenomen indien deze passen in de daarvoor beschikbare Lockers.

6.2 Het aantal beschikbare Lockers is beperkt. Deelnemers wordt geadviseerd tijdig aanwezig te zijn om gebruik te kunnen maken van een locker.

6.3 Lockers worden door de Organisator uitsluitend als extra service aangeboden. De Organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, ongeacht of deze in een locker of elders op het terrein zijn opgeborgen. De Deelnemer blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor zijn of haar persoonlijke bezittingen.

6.4 Deelnemers zijn volledig verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen tijdens het Evenement. De Organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging, ongeacht locatie of voorziening, behalve bij opzet of grove nalatigheid. Deelnemers wordt aangeraden waardevolle spullen thuis te laten of zorgvuldig zelf te beheren.

 

Artikel 7. Toegangscontrole en leeftijdsgrens

7.1 Bij toegang tot het Evenement is de Organisator bevoegd handbagage, tassen en kledingstukken te laten controleren door beveiligingsmedewerkers. Deze controles zijn bedoeld ter waarborging van de veiligheid van alle aanwezigen en worden uitgevoerd conform de richtlijnen van de Organisator.

7.2 Personen jonger dan 16 jaar worden uitsluitend toegelaten indien zij begeleid worden door een ouder of een andere volwassen begeleider.

7.3 Toegangsbewijzen zijn strikt persoonsgebonden en moeten overeenkomen met een geldig en origineel identiteitsbewijs. Bij afwijkingen, misbruik, vervalsing of overdracht van toegangsbewijzen kan de toegang worden geweigerd zonder recht op restitutie. Dergelijke handelingen kunnen bovendien strafbaar zijn en leiden tot juridische vervolging.

 

Artikel 8. Verboden voorwerpen en items

8.1 De volgende voorwerpen zijn niet toegestaan op het Evenemententerrein:

• Paraplu’s (poncho’s worden aanbevolen als alternatief)
• Muziekinstrumenten, geluidsdragers, toeters of vergelijkbare objecten
• Alle soorten vuurwerk, waaronder knalvuurwerk, noodseinen, fakkels en rookpotten
• Kleding of spandoeken met provocerende, discriminerende of aanstootgevende teksten of afbeeldingen
• Koelboxen, ongeacht de inhoud
• (Opvouwbare) stoelen, krukjes of vergelijkbare zitmeubels
• Voorwerpen die te groot zijn om onder een tribunestoel te passen
• Huisdieren, met uitzondering van officieel erkende Hulphonden
• Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, steps, fietsen, (brom)scooters, elektrische scootmobielen en niet-inklapbare rolstoelen
• Niet-geautoriseerd reclamemateriaal zoals flyers, folders of spandoeken
• Professionele opnameapparatuur zonder vooraf verleende accreditatie
• Selfiesticks en drones

8.2 De Organisator behoudt zich het recht voor om aanvullende items te verbieden indien deze een risico vormen voor de veiligheid, het verloop van het Evenement of de integriteit van het terrein.

8.3 Bij twijfel is de Organisator bevoegd extra controles uit te voeren op tassen, kleding of persoonlijke bezittingen van Deelnemers en bezoekers.

 

Artikel 9. Gehoorbescherming

9.1 Tijdens het Evenement kunnen geluidsniveaus voorkomen die hoger zijn dan 80 dBA. Deelnemers en bezoekers dienen zich hiervan bewust te zijn en worden geadviseerd passende gehoorbescherming te dragen, met name in de nabijheid van luidsprekers, het start- en finishgebied of andere geluidsbronnen.

9.2 Het gebruik van gehoorbescherming is volledig de eigen verantwoordelijkheid van de Deelnemer of bezoeker. De Organisator verstrekt geen gehoorbescherming en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gehoorschade of andere gehoorgerelateerde klachten die voortvloeien uit deelname aan of aanwezigheid op het Evenement, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van de Organisator.

 

Artikel 10. Verbod op ongeoorloofde promotie en commerciële activiteiten

10.1 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisator is het niet toegestaan op of rondom het Evenemententerrein:

a) Promotiemateriaal te verspreiden, te tonen of tentoon te stellen, waaronder flyers, posters, banners of gadgets;

b) Commerciële activiteiten te verrichten, waaronder verkoop, sampling of het aanbieden van diensten;

c) Persactiviteiten of andere vormen van publiciteit te ontplooien;

d) Een stand, kraam of andere promotionele of commerciële aanwezigheid op te bouwen;

e) Uitingen te doen namens sponsors of andere externe partijen.

10.2 Deze bepaling is van toepassing op alle Deelnemers, andere bezoekers, leveranciers en overige betrokkenen, ongeacht of zij handelen namens een bedrijf, merk, organisatie of op persoonlijke titel.

10.3 Bij overtreding is de Organisator gerechtigd het betreffende materiaal onmiddellijk te (laten) verwijderen, de toegang tot het Evenement te weigeren of in te trekken en eventuele schade, waaronder inkomstenderving, te verhalen op de verantwoordelijke partij. Dit laat het recht van de Organisator om verdere juridische stappen te ondernemen onverlet.

 

Artikel 11. Medisch paspoort op het startnummer

11.1 Op de achterzijde van het Startnummer kan de Deelnemer vrijwillig medische gegevens invullen voor noodsituaties.

11.2 Het niet of onjuist invullen van essentiële gegevens kan leiden tot uitsluiting van deelname, indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid.

11.3 Medische gegevens worden uitsluitend gebruikt voor gezondheid en veiligheid tijdens het Evenement, conform de Algemene voorwaarden en de Privacyverklaring.

11.4 Tijdens het Evenement zijn gekwalificeerde EHBO’ers aanwezig en kan medische ondersteuning beschikbaar zijn. Het medische noodprotocol wordt in geval van nood gevolgd.

 

Artikel 12. Verbod op kwetsende uitingen

12.1 Het is Deelnemers, bezoekers en overige aanwezigen tijdens het Evenement niet toegestaan uitingen te doen, te tonen of te verspreiden die onder meer maar niet uitsluitend:

a) Discrimineren op grond van ras, geslacht, genderidentiteit, religie, levensovertuiging, seksuele geaardheid, nationaliteit of andere wettelijk beschermde kenmerken;

b) Geweld, haat of bedreiging aanmoedigen of verheerlijken;

c) Het verloop van het Evenement verstoren of de veiligheid, orde of goede sfeer in gevaar brengen.

12.2 Bij overtreding is de Organisator gerechtigd de betreffende persoon de toegang tot het Evenement te weigeren of te ontzeggen, dan wel van het terrein te (laten) verwijderen. Deze maatregelen worden toegepast voor zover zij proportioneel en noodzakelijk zijn ter handhaving van orde, veiligheid en een respectvolle omgeving.

12.3 Het voorgaande laat onverlet het recht van de Organisator om, indien daartoe aanleiding bestaat, aangifte te doen of andere juridische stappen te ondernemen.

 

Artikel 13. Diskwalificatie en uitsluiting van deelname

13.1 De Organisator kan een Deelnemer diskwalificeren of verdere deelname weigeren als één of meer van de volgende situaties zich voordoen:

a) De Deelnemer handelt in strijd met het Reglement, de Algemene voorwaarden of de instructies van de Organisator.

b) De Deelnemer volgt aanwijzingen van door de Organisator ingeschakelde personen of functionarissen niet op;

c) De Deelnemer vertoont wangedrag, onsportief of gevaarlijk gedrag;

d) De Deelnemer brengt de orde of de veiligheid van andere Deelnemers, vrijwilligers, bezoekers of medewerkers in gevaar.

13.2 Bij diskwalificatie of uitsluiting is restitutie van het inschrijfgeld of andere reeds gemaakte kosten niet mogelijk.

13.3 De Organisator kan een Deelnemer tijdelijk of permanent uitsluiten van toekomstige Evenementen. Bij deze beslissing wordt rekening gehouden met de ernst en aard van het gedrag.

 

Artikel 14. Startnummers en aanvangstijd

14.1 Startnummers kunnen vanaf 08:30 uur worden afgehaald.

14.2 Deelnemers dienen:

a) Minimaal 30 minuten voor start aanwezig te zijn

b) Uiterlijk 10 minuten voor start in het aangewezen startvak te staan

14.3 Te laat verschijnen kan leiden tot weigering van deelname zonder restitutie.

14.4 Het Startnummer moet te allen tijde duidelijk zichtbaar, onbeschadigd en zonder vouwen op de borst van de Deelnemer worden gedragen gedurende het gehele Evenement.

14.5 Het is verboden het Startnummer van een andere persoon te dragen, te wisselen of voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor het is uitgegeven. Overtreding kan leiden tot uitsluiting van het Evenement zonder recht op restitutie

 

Artikel 15. Inname van startnummers bij uitsluiting of voortijdig vertrek

15.1 Indien een Deelnemer wordt gediskwalificeerd of het Evenement voortijdig wordt beëindigt, heeft de Organisator het recht het Startnummer onmiddellijk in te nemen. Dit gebeurt ter bescherming van de veiligheid, het verloop van het Evenement en voor administratieve doeleinden. De procedure is als volgt:

a) Signalering:
De wedstrijdleiding of aangewezen medewerkers constateren dat de Deelnemer niet langer deelneemt of is gediskwalificeerd.

b) Inname:
Het Startnummer wordt direct ingenomen, bijvoorbeeld bij een controlepost of langs het Parcours door aangewezen medewerkers.

c) Registratie:
Elk ingenomen Startnummer wordt zorgvuldig geregistreerd in het administratie- en beveiligingssysteem van de Organisator.

d) Communicatie:
De Deelnemer wordt geïnformeerd over de reden van inname en eventuele verdere stappen.

15.2 Deelnemers moeten direct meewerken aan de inname van hun Startnummer. Bij weigering kan de Organisator aanvullende maatregelen nemen, waaronder onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname en het blokkeren van deelname aan toekomstige Evenementen.

 

Artikel 16. Tijdregistratie en maximale finishtijden

16.1 Officiële tijdregistratie vindt plaats via de elektronische tag bevestigd aan het Startnummer. Alleen correct geregistreerde tijden gelden als officiële eindtijd.

16.2 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor correcte en zichtbare bevestiging van de tag gedurende het Parcours. Bij verlies of beschadiging kan geen officiële tijd worden vastgesteld en bestaat geen recht op herstel.

16.3 Maximale finishtijden:

• Marathon (42,195 km): 5 uur
• Halve marathon (21,0975 km): 3 uur

16.4 De Organisator kan Deelnemers die de maximale finishtijd overschrijden uit het Parcours halen; geen officiële tijd of restitutie wordt verstrekt.

 

Artikel 17. Voor de Spa-Francorchamps Run

17.1 Toegang tot het circuit van Spa-Francorchamp is uitsluitend toegestaan voor personen die beschikken over een geldig toegangsbewijs of ontheffingsvignet, verstrekt door de Organisator

17.2 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. De Organisator is bevoegd de geldigheid te controleren en toegang te weigeren of het toegangsbewijs in te trekken bij afwijkingen, vervalsingen of andere onregelmatigheden.

17.3 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet verleent uitsluitend recht op toegang tot het Evenemententerrein. Deelname aan specifieke activiteiten of voorzieningen op het terrein is niet automatisch inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

 

Artikel 18. Wijziging van het reglement

18.1 De Organisator behoudt zich het recht voor het Reglement te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig bekendgemaakt via de website of per e-mail. Een gewijzigde Reglement treedt in werking bij publicatie op de officiële website, tenzij anders aangegeven.

18.2 Indien een wijziging voor reeds ingeschreven consumenten wezenlijk nadelig is, wordt dit tijdig en duidelijk gecommuniceerd; in dat geval kan de Deelnemer de Overeenkomst binnen 14 dagen kosteloos ontbinden, tenzij de wijziging uitsluitend voortvloeit uit dwingend recht.

 

Artikel 19. Vaststelling en correctie van de uitslag

19.1 De Organisator is uitsluitend bevoegd de officiële uitslag van het Evenement vast te stellen en te publiceren.

19.2 De Organisator behoudt zich het recht voor kennelijke fouten, technische onjuistheden of overtredingen van het Reglement te corrigeren, zowel tijdens als na het Evenement.

19.3 Indien achteraf blijkt dat een prijs, eerbewijs of ander voordeel onterecht is toegekend, is de Deelnemer verplicht dit op eerste verzoek aan de Organisator te retourneren.

19.4 Beslissingen van de Organisator met betrekking tot de uitslag en eventuele correcties zijn bindend.

 

Artikel 20. Beslissingen bij hiaten in het reglement

20.1 In situaties waarin dit Reglement niet voorziet of bij onvoorziene omstandigheden is de Organisator bevoegd een bindende beslissing te nemen.

20.2 De Organisator handelt bij het nemen van een beslissing zorgvuldig, proportioneel en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, met inachtneming van de belangen van de Deelnemers en van de veiligheid en het ordelijk verloop van het Evenement.

 

Artikel 21. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

21.1 Op het Reglement is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

21. 2 Alle geschillen, waaronder geschillen die slechts door één van de Partijen als zodanig wordt beschouwd, die mochten ontstaan naar aanleiding van en/of in verband met het Reglement, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland, locatie Utrecht.