Spa-Francorchamps Run reglement 2026
Spa-Francorchamps Run reglement 2026
De Spa-Francorchamps Run is een unieke sportieve uitdaging met deelnemers uit meer dan 26 landen. Dit legendarische Formule 1-circuit biedt je de kans om zowel je fysieke als mentale grenzen te testen en een onvergetelijke dag te beleven.
Veiligheid en verantwoordelijkheid
De organisatie doet er alles aan om het evenement zo veilig mogelijk te laten verlopen. Deelname aan de Spa-Francorchamps Run geschiedt volledig op eigen risico. Inherent risico van hardlopen en fysieke inspanning, waaronder letsel of schade, zijn volledig voor rekening van de deelnemer. De organisatie is slechts aansprakelijk bij opzet of grove nalatigheid.
Verantwoordelijkheden van de deelnemer
Deelnemers dienen fysiek en mentaal geschikt te zijn voor deelname en zich goed voor te bereiden. Deelname onder invloed van alcohol, drugs of andere middelen die de prestaties beïnvloeden is verboden. Het niet naleven van instructies van de organisatie of bevoegde derden kan leiden tot uitsluiting van deelname.
Lees het reglement en de algemene voorwaarden
Het is essentieel dat je het reglement en de Spa-Francorchamps Run Algemene Voorwaarden zorgvuldig doorneemt. Door je inschrijving te voltooien, verklaar je dat je deze documenten hebt gelezen, begrepen en onvoorwaardelijk accepteert. Zo kun je optimaal en veilig genieten van dit unieke evenement.
Inhoudsopgave
Artikel 1 – Definities
1.1 Deelnemer
1.2 Organisatie
1.3 Evenement
1.4 Startnummer
1.5 Parcours
1.6 Inschrijfgeld
1.7 Hulphond
1.8 Lockers
1.9 Overmacht
1.10 Persoonsgegevens
1.11 Privacyverklaring
Artikel 2 – Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden
2.1 Minimumleeftijden per afstand
2.2 Toestemming minderjarige deelnemers
2.3 Identiteitsbewijs en bewijs van leeftijd
2.4 Doel van deelnamevoorwaarden
Artikel 3 – Huisdieren
3.1 Verbod op huisdieren
3.2 Hulphonden en aanvullende documentatie
Artikel 4 – Inclusiviteit en toegankelijkheid
4.1 Toegankelijkheid evenemententerrein en parcours
4.2 Speciale ondersteuning en voorzieningen
4.3 Redelijke aanpassingen en veiligheidsmaatregelen
4.4 Verantwoordelijkheid deelnemer
4.5 Aansprakelijkheid
Artikel 5 – Regels tijdens het evenement
5.1 Volgen parcours en regels wegatletiek
5.2 Draagplicht startnummer
5.3 Opvolgen aanwijzingen organisatie
5.4 Verwijzing gedragsregels en veiligheid
Artikel 6 – Betalingen en restitutie
6.1 Definitieve inschrijving en geen standaard restitutie
6.2 Annulering of verplaatsing door overmacht
6.3 Wettelijk herroepingsrecht bij online inschrijving
Artikel 7 – Bagage en lockers
7.1 Verbod op grote tassen, kleine tassen toegestaan
7.2 Beperkt aantal lockers
7.3 Aansprakelijkheid voor persoonlijke eigendommen
Artikel 8 – Toegangscontrole en leeftijdsgrens
8.1 Beveiligingscontrole
8.2 Begeleiding minderjarigen
8.3 Persoonsgebonden toegangsbewijzen
Artikel 9 – Verboden voorwerpen en items
9.1 Verboden items (o.a. vuurwerk, huisdieren, selfiesticks)
9.2 Aanvullende bepalingen en extra controles
Artikel 10 – Aansprakelijkheid en deelname op eigen risico
10.1 Deelname volledig op eigen risico
10.2 Beperkte aansprakelijkheid organisatie
10.3 Verantwoordelijkheid deelnemer voor fysieke en mentale geschiktheid
10.4 Verzekeringen
Artikel 11 – Gehoorbescherming
11.1 Geluidsniveaus en advies gehoorbescherming
11.2 Verantwoordelijkheid deelnemer
Artikel 12 – Gebruik van beeldmateriaal
12.1 Toestemming gebruik foto’s en video’s
12.2 Verwijzing naar privacywetgeving en AVG
Artikel 13 – Verbod op ongeautoriseerde promotie en commerciële activiteiten
13.1 Verboden activiteiten op en rondom evenemententerrein
13.2 Geldigheid bepaling voor alle bezoekers
13.3 Gevolgen bij overtreding
Artikel 14 – Verwerking van persoonsgegevens voor communicatie en wedstrijduitslagen
14.1 Verzamelde persoonsgegevens
14.2 Doeleinden van verwerking
14.3 Toestemming en wettelijke naleving
14.4 Rechten deelnemer inzake persoonsgegevens
Artikel 15 – Medisch paspoort op het startnummer
15.1 Informatieplicht voor medische gegevens
15.2 Gevolgen bij onjuiste of onvolledige gegevens
15.3 Privacy en gebruik van medische gegevens
Artikel 16 – Verbod op kwetsende uitingen
16.1 Ongepaste politieke, religieuze of levensbeschouwelijke uitingen
16.2 Gevolgen van overtreding
Artikel 17 – Diskwalificatie en uitsluiting van deelname
17.1 Redenen voor diskwalificatie of uitsluiting
17.2 Geen restitutie bij uitsluiting
17.3 Mogelijke uitsluiting van toekomstige evenementen
Artikel 18 – Startnummers en aanvangstijd
18.1 Afhalen startnummer en aanwezigheidsvereisten
18.2 Verantwoordelijkheid bij te laat komen
Artikel 19 – Draagwijze startnummer
19.1 Correct dragen van het startnummer
19.2 Verbod op uitwisseling of misbruik
Artikel 20 – Inname van startnummers bij diskwalificatie of voortijdige beëindiging
20.1 Proces van inname
20.2 Verplichting tot medewerking
Artikel 21 – Tijdregistratie en maximale finishtijden
21.1 Officiële tijdregistratie
21.2 Maximale finishtijden per afstand
21.3 Verantwoordelijkheid deelnemer
21.4 Gevolgen bij overschrijding maximale tijd
Artikel 22 – Verantwoordelijkheid voor eigendommen
22.1 Eigen verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen
22.2 Advies omtrent waardevolle eigendommen
Artikel 23 – Toegang tot het circuit
23.1 Geldig ontheffingsvignet vereist
23.2 Persoonlijk en niet-overdraagbaar vignet
23.3 Vignet geeft geen automatisch recht op activiteiten
Artikel 24 – Wijziging van het reglement
24.1 Recht van de organisatie tot aanpassing
24.2 Communicatie van wijzigingen
24.3 Verplichting tot naleving
Artikel 25 – Vaststelling en correctie van de uitslag
25.1 Vaststelling en publicatie uitslag
25.2 Teruggave onterecht toegekende prijzen
25.3 Bindende beslissingen
Artikel 26 – Beslissingen bij hiaten in het reglement
26.1 Beslissingsbevoegdheid organisatie
26.2 Zorgvuldigheid, rechtvaardigheid en transparantie
Artikel 1 - Definities
In dit reglement en de bijbehorende documenten worden de volgende begrippen in de hiernavolgende betekenis gebruikt, tenzij anders bepaald:
1.1 Deelnemer: de natuurlijke persoon die zich heeft ingeschreven voor en/of deelneemt aan een evenement georganiseerd door Hardloop.Events.
1.2 Organisatie: Hardloop.Events, gevestigd aan Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden (Nederland), die verantwoordelijk is voor de organisatie van het evenement.
1.3 Evenement: het door de organisatie georganiseerde hardloopevenement, inclusief de Spa-Francorchamps Run zelf, alsmede alle bijbehorende activiteiten, services en faciliteiten, zoals workshops, clinics of andere evenementgerelateerde activiteiten.
1.4 Startnummer: het door de organisatie aan de deelnemer verstrekte nummer dat tijdens het evenement zichtbaar gedragen moet worden.
1.5 Parcours: de door de organisatie uitgezette route waarover het evenement plaatsvindt.
1.6 Inschrijfgeld: het bedrag dat de deelnemer betaalt voor deelname aan het evenement.
1.7 Hulphond: een officieel erkende assistentie- of geleidehond, duidelijk herkenbaar en onder controle van de begeleider.
1.8 Lockers: de door de organisatie beschikbaar gestelde opbergmogelijkheden voor persoonlijke bezittingen op het evenemententerrein.
1.9 Overmacht: onvoorziene omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisatie, waaronder natuurrampen, pandemieën, stakingen, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden en andere situaties die het evenement verhinderen of ernstig belemmeren.
1.10 Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1.11 Privacyverklaring: het document waarin de organisatie uiteenzet hoe persoonsgegevens van deelnemers worden verwerkt en beschermd.
Artikel 2 - Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden
2.1 Deelnemers dienen op de dag van het evenement minimaal de volgende leeftijden te hebben bereikt:
- 7 km: 14 jaar
- 14 km: 16 jaar
- Halve en hele marathon: 18 jaar
2.2 Minderjarige deelnemers (onder 18 jaar) mogen alleen deelnemen indien zij vooraf schriftelijke toestemming hebben van hun ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). Deze toestemming kan op verzoek aan de organisatie worden overlegd.
2.3 De organisatie behoudt zich het recht voor om bij twijfel een geldig identiteitsbewijs of ander bewijs van leeftijd op te vragen. Indien de deelnemer niet aan de minimumleeftijd voldoet of geen geldig bewijs kan tonen, kan de toegang tot het evenement worden geweigerd zonder recht op restitutie of compensatie.
2.4 Deze deelnamevoorwaarden zijn opgesteld uit veiligheidsoverwegingen en ter bescherming van de gezondheid van alle deelnemers. Ze vormen geen wettelijke verplichting, maar volgen gangbare richtlijnen van sportfederaties in België en worden strikt toegepast om risico’s te beperken.
Artikel 3 - Huisdieren
3.1 Het meenemen van huisdieren naar het evenemententerrein is niet toegestaan. Uitzondering wordt gemaakt voor officieel erkende hulphonden of geleidehonden, mits deze duidelijk herkenbaar zijn en te allen tijde onder controle van de begeleider blijven. Dit beleid is ingesteld ter bevordering van de veiligheid, hygiëne en het comfort van alle deelnemers, toeschouwers en medewerkers.
3.2 De organisatie behoudt zich het recht voor om bij twijfel aanvullende documentatie of bewijs van erkenning van de hulphond op te vragen, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk. De begeleider van de hulphond blijft volledig verantwoordelijk voor het gedrag van het dier tijdens het evenement.
Artikel 4 – Inclusiviteit en toegankelijkheid
4.1 Hardloop.Events streeft ernaar dat iedereen, ongeacht fysieke mogelijkheden, kan deelnemen aan haar evenementen. Het evenemententerrein van Circuit Spa-Francorchamps is in de basis toegankelijk voor rolstoelgebruikers, met verharde paden en ruime doorgangen naar de meeste algemene voorzieningen. Het parcours zelf is heuvelachtig en kent aanzienlijke hoogteverschillen. Deelname met een rolstoel of andere mobiliteitshulpmiddelen vereist een goede fysieke conditie, ervaring met heuvelachtig terrein en, in veel gevallen, begeleiding. Deelnemers met een lichamelijke beperking wordt aangeraden vooraf zorgvuldig te beoordelen of deelname haalbaar en verantwoord is. Bij twijfel kan contact worden opgenomen met de organisatie voor overleg of advies op maat.
4.2 Deelnemers die speciale ondersteuning of faciliteiten nodig hebben, dienen dit tijdig te melden via het contactformulier of rechtstreeks bij de organisatie, zodat – voor zover mogelijk – passende voorzieningen kunnen worden getroffen.
4.3 Hardloop.Events zet zich in voor een veilige en comfortabele deelname voor iedereen en staat open voor redelijke aanpassingen, mits uitvoerbaar binnen de context van een sportief evenement met wedstrijdelementen.
4.4 De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor deelname ligt bij de deelnemer zelf. Iedere deelnemer, ongeacht eventuele beperkingen, dient vooraf realistisch te beoordelen of deelname veilig en verantwoord is, rekening houdend met eigen fysieke gesteldheid, ervaring en benodigde ondersteuning.
4.5 De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade of letsel voortvloeiend uit deelname die niet in overeenstemming is met de eigen fysieke mogelijkheden. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor zijn of haar veiligheid, conform de geldende Belgische wetgeving.
Artikel 5 - Regels tijdens het evenement
5.1 Deelnemers zijn verplicht het door de organisatie uitgezette parcours volledig te volgen en zich te houden aan de geldende regels van de wegatletiek, zoals vastgesteld door de Koninklijke Belgische Atletiekbond (KBAB) of andere van toepassing zijnde instanties.
5.2 Het door de organisatie verstrekte startnummer dient gedurende het gehele evenement goed zichtbaar aan de voorzijde van het lichaam te worden gedragen, tenzij anders door de organisatie aangegeven.
5.3 Alle instructies en aanwijzingen van de organisatie en haar medewerkers, herkenbaar aan uniforme of gemarkeerde kleding, dienen onmiddellijk te worden opgevolgd. Niet-naleving kan leiden tot directe uitsluiting van verdere deelname, zonder recht op restitutie of compensatie.
5.4 Voor gedragsregels, persoonlijke verantwoordelijkheden en aanvullende veiligheidsmaatregelen wordt verwezen naar artikel 7 van de algemene voorwaarden. De deelnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn of haar veiligheid en gedrag tijdens het evenement, conform de geldende Belgische wetgeving inzake persoonlijke aansprakelijkheid.
Artikel 6 - Betalingen en restitutie
6.1 Het inschrijvingsgeld en eventuele bijkomende kosten worden bij inschrijving definitief vastgesteld. Restitutie van betaalde bedragen vindt in principe niet plaats bij annulering, afwezigheid of niet-deelname door de deelnemer, ongeacht de reden, behoudens uitzonderingen zoals bepaald in de Belgische wetgeving betreffende consumentenbescherming.
6.2 Indien het evenement door overmacht wordt geannuleerd of verplaatst, waaronder extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, pandemieën, oorlog of andere omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisatie, behoudt de organisatie zich het recht voor geen restitutie van reeds betaalde bedragen te verlenen. De deelnemer kan echter aanspraak maken op wettelijke compensatie, indien verplicht volgens het Belgisch recht.
6.3 Voor informatie over het wettelijk herroepingsrecht bij online inschrijvingen wordt verwezen naar artikel 3 van de algemene voorwaarden. In het algemeen geldt dat deelname aan sportevenementen binnen de afgesproken datum of periode geen standaard herroepingsrecht biedt, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Artikel 7 - Bagage en lockers
7.1 Het is niet toegestaan grote tassen of omvangrijke bagage mee te nemen op het evenemententerrein. Kleine tassen, zoals handtassen of rugzakken, mogen alleen worden meegenomen indien deze passen in de daarvoor bestemde lockers.
7.2 Het aantal beschikbare lockers is beperkt. Deelnemers wordt geadviseerd tijdig aanwezig te zijn om verzekerd te zijn van een beschikbare opbergruimte.
7.3 De organisatie biedt lockers aan als extra service, maar aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, ongeacht of deze in een locker of elders op het terrein zijn opgeborgen. De deelnemer blijft te allen tijde verantwoordelijk voor zijn of haar bezittingen, conform de Belgische wetgeving inzake aansprakelijkheid voor persoonlijke eigendommen.
Artikel 8 - Toegangscontrole en leeftijdsgrens
8.1 Bij toegang tot het evenement kan de organisatie, namens de veiligheid, handbagage, tassen en/of kledingstukken laten controleren door beveiligingsmedewerkers. Deze controle is bedoeld om de veiligheid van alle aanwezigen te waarborgen, conform de geldende Belgische veiligheidsvoorschriften.
8.2 Personen jonger dan 16 jaar worden uitsluitend toegelaten indien zij begeleid worden door een ouder of een andere volwassen begeleider.
8.3 Toegangsbewijzen zijn strikt persoonsgebonden en moeten overeenkomen met een geldig en origineel identiteitsbewijs. Bij afwijkingen, misbruik, vervalsing of overdracht van toegangsbewijzen kan de toegang worden geweigerd zonder recht op restitutie. Dergelijke handelingen kunnen daarnaast strafbaar zijn volgens de Belgische wetgeving en leiden tot juridische vervolging.
Artikel 9 - Verboden voorwerpen en items
Om de veiligheid en het comfort van alle aanwezigen tijdens het evenement te waarborgen, is het belangrijk dat deelnemers op de hoogte zijn van voorwerpen die niet zijn toegestaan op het circuit. Deelnemers dienen onderstaande regels zorgvuldig te volgen om problemen of veiligheidsrisico’s te voorkomen.
9.1 Verboden items
De volgende voorwerpen zijn niet toegestaan op het evenemententerrein:
- Paraplu’s (poncho’s worden aanbevolen als alternatief)
- Muziekinstrumenten, geluidsdragers, toeters of vergelijkbare objecten
- Alle soorten vuurwerk, zoals knalvuurwerk, noodseinen, fakkels en rookpotten
- Kleding of spandoeken met provocerende, discriminerende of aanstootgevende teksten of afbeeldingen
- Koelboxen, ongeacht de inhoud
- (Opvouwbare) stoelen, krukjes of vergelijkbare zitmeubels
- Voorwerpen die te groot zijn om onder een tribunestoel te passen
- Huisdieren, behalve officieel erkende hulphonden
- Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, steps, fietsen, (brom)scooters, elektrische scootmobielen, en niet-inklapbare rolstoelen
- Niet-geautoriseerd reclamemateriaal zoals flyers, folders of spandoeken
- Professionele opnameapparatuur zonder vooraf verleende accreditatie
- Selfiesticks en drones
9.2 Aanvullende bepalingen
- De organisatie behoudt zich het recht voor om aanvullende items te verbieden wanneer deze een risico vormen voor de veiligheid of het verloop van het evenement.
- Bij twijfel kan de organisatie extra controles uitvoeren op tassen, kleding of persoonlijke bezittingen.
Artikel 10 - Aansprakelijkheid en deelname op eigen risico
10.1 De deelnemer neemt deel aan het evenement volledig op eigen risico. Deelname aan een sportief en uitdagend evenement kan leiden tot lichamelijk letsel, materiële schade of in zeer uitzonderlijke gevallen – overlijden.
10.2 De organisatie organiseert het evenement met de grootst mogelijke zorg en aandacht voor veiligheid. De organisatie, haar medewerkers, vrijwilligers en partners zijn niet aansprakelijk voor schade, letsel of andere gevolgen van deelname, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van de organisatie, conform de Belgische wetgeving.
10.3 De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor het inschatten van zijn of haar fysieke en mentale geschiktheid voor deelname. Het wordt aanbevolen voorafgaand aan het evenement een medische keuring te ondergaan of advies in te winnen bij een arts.
10.4 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van verzekeringen die eventuele schade, letsel of andere gevolgen van deelname dekken. Dit kan bijvoorbeeld een sportverzekering, hospitalisatieverzekering of ongevallenverzekering betreffen.
Artikel 11 - Gehoorbescherming
11.1 Tijdens het evenement kunnen geluidsniveaus voorkomen die hoger zijn dan 80 dBA. Deelnemers en bezoekers worden geadviseerd passende gehoorbescherming te dragen, met name in de nabijheid van luidsprekers, het start-/finishgebied of andere geluidsbronnen.
11.2 Het gebruik van gehoorbescherming is volledig de verantwoordelijkheid van de deelnemer of bezoeker. De organisatie verstrekt geen gehoorbescherming en is niet aansprakelijk voor gehoorschade die kan ontstaan door deelname aan of aanwezigheid op het evenement.
Artikel 12 - Gebruik van beeldmateriaal
12.1 Door deelname aan het evenement verleent de deelnemer de organisatie toestemming om foto’s en/of video’s waarop de deelnemer herkenbaar is, te gebruiken voor promotionele, communicatieve en commerciële doeleinden van de organisatie. Dit kan onder meer publicatie via digitale media, sociale media, nieuwsbrieven en gedrukte media omvatten.
12.2 Voor de volledige regeling omtrent het gebruik van beeldmateriaal, inclusief het recht van bezwaar of intrekking van toestemming, wordt verwezen naar artikel 9 van de algemene voorwaarden. De organisatie respecteert te allen tijde de bepalingen van de Belgische privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
Artikel 13 - Verbod op ongeautoriseerde promotie en commerciële activiteiten
13.1 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie is het niet toegestaan om op of rondom het evenemententerrein:
- Promotiemateriaal te verspreiden of tentoon te stellen, zoals flyers, posters, banners of gadgets;
- Commerciële activiteiten te verrichten, zoals verkoop, sampling of het aanbieden van diensten;
- Persactiviteiten of andere vormen van publiciteit te ontplooien;
- Een stand, kraam of andere promotionele aanwezigheid op te bouwen;
- Uitingen te doen namens sponsors of externe partijen.
13.2 Deze bepaling geldt voor alle bezoekers, deelnemers, leveranciers en overige betrokkenen, ongeacht of zij handelen namens een bedrijf, merk, organisatie of zichzelf.
13.3 Bij overtreding behoudt de organisatie zich het recht voor om het materiaal onmiddellijk te verwijderen, de toegang tot het evenement te ontzeggen en eventuele schade of inkomstenderving te verhalen op de verantwoordelijke partij, conform de Belgische wetgeving.
Artikel 14 - Verwerking van persoonsgegevens voor communicatie en wedstrijduitslagen
14.1 In het kader van de organisatie en uitvoering van het evenement verwerkt de organisatie persoonsgegevens van de deelnemer, waaronder onder andere naam, woonplaats, leeftijdscategorie, wedstrijdresultaten en eventueel beeldmateriaal.
14.2 Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor:
- Communicatie over het evenement;
- Publicatie van uitslagen via de website of een externe uitslagenverwerker;
- Verslaglegging en promotie van het evenement.
14.3 De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de geldende Belgische privacywetgeving en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Door inschrijving en deelname verleent de deelnemer expliciet toestemming voor deze verwerking.
14.4 Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is te vinden in de privacyverklaring van de organisatie, beschikbaar via de website. De deelnemer heeft te allen tijde het recht op inzage, correctie, beperking van verwerking of verwijdering van zijn/haar persoonsgegevens, conform de Belgische privacywetgeving.
Artikel 15 - Medisch paspoort op het startnummer
15.1 Op de achterzijde van het startnummer bevindt zich een medisch paspoort dat door de deelnemer volledig, juist en naar waarheid moet worden ingevuld. Deze informatie is essentieel voor de organisatie en hulpdiensten om in geval van een medische noodsituatie snel en adequaat te kunnen handelen. Onvolledige of onjuiste informatie kan de veiligheid van de deelnemer in gevaar brengen.
15.2 Het niet correct invullen van het medisch paspoort kan leiden tot uitsluiting van deelname aan het evenement.
15.3 De verwerking van medische gegevens vindt plaats in overeenstemming met de geldende privacywetgeving (AVG/GDPR) en wordt uitsluitend gebruikt voor het waarborgen van de veiligheid van de deelnemer tijdens het evenement.
15.4 Tijdens het evenement zijn op het circuit gekwalificeerde EHBO’ers aanwezig en is er een EHBO-post gevestigd in de pitboxen. Tevens rijdt er een ambulance rond met EHBO-personeel. In geval van een spoedeisende medische situatie wordt het medische noodprotocol van de organisatie in werking gesteld. Dit kan het inschakelen van aanvullende professionele hulpdiensten omvatten. Raadpleeg de algemene voorwaarden voor de volledige juridische bepalingen omtrent medische zorg en aansprakelijkheid.
Artikel 16 - Verbod op kwetsende uitingen
16.1 Het is deelnemers en bezoekers tijdens het evenement niet toegestaan politieke, religieuze of levensbeschouwelijke uitingen te doen die door andere aanwezigen als aanstootgevend, kwetsend, discriminerend of polariserend kunnen worden ervaren.
16.2 De organisatie behoudt zich het recht voor personen die zich schuldig maken aan dergelijke uitingen de toegang tot het evenement te ontzeggen of van het terrein te verwijderen, zonder recht op restitutie van inschrijfgeld of andere gemaakte kosten.
Artikel 17 - Diskwalificatie en uitsluiting van deelname
17.1 De organisatie behoudt zich het recht voor een deelnemer te diskwalificeren of verdere deelname aan het evenement te ontzeggen indien de deelnemer:
- In strijd handelt met het wedstrijdreglement, de algemene voorwaarden of instructies van de organisatie;
- Aanwijzingen of instructies van de organisatie of bevoegde functionarissen niet opvolgt;
- Zich schuldig maakt aan wangedrag, onsportief of gevaarlijk gedrag;
- De orde of veiligheid van andere deelnemers, vrijwilligers, bezoekers of medewerkers in gevaar brengt.
17.2 In geval van diskwalificatie of uitsluiting vindt geen restitutie plaats van het inschrijfgeld of andere reeds gemaakte kosten, ongeacht de reden van uitsluiting.
17.3 De organisatie kan daarnaast besluiten een deelnemer tijdelijk of permanent uit te sluiten van toekomstige evenementen. Bij deze beslissing wordt rekening gehouden met de ernst en aard van het gedrag.
Artikel 18 - Startnummers en aanvangstijd
18.1 Startnummers kunnen vanaf 08:30 uur worden afgehaald. Deelnemers worden verzocht minimaal 30 minuten vóór hun geplande starttijd aanwezig te zijn en zich uiterlijk 10 minuten vóór de starttijd in het daarvoor aangewezen startvak te bevinden.
18.2 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige aanwezigheid en eventuele gevolgen van te laat verschijnen, waaronder het missen van de start of andere logistieke complicaties. De organisatie behoudt zich het recht voor om startnummers niet uit te reiken aan deelnemers die te laat arriveren, zonder recht op restitutie.
Artikel 19 - Draagwijze startnummer
19.1 Het startnummer dient te allen tijde duidelijk zichtbaar, onbeschadigd en zonder vouwen op de borst van de deelnemer gedragen te worden gedurende het gehele evenement.
19.2 Het is niet toegestaan het startnummer van een andere persoon te dragen, te wisselen of op enigerlei wijze te gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgegeven. Overtreding van deze regel kan leiden tot uitsluiting van het evenement zonder recht op restitutie.
Artikel 20 - Inname van startnummers bij diskwalificatie of voortijdige beëindiging
20.1 Indien een deelnemer wordt gediskwalificeerd of het evenement voortijdig beëindigt, is de organisatie te allen tijde gerechtigd het startnummer onmiddellijk in te nemen. Dit gebeurt ter bescherming van de veiligheid, het verloop van het evenement en voor administratieve doeleinden. Het innameproces verloopt als volgt:
- Signalering: De wedstrijdleiding of aangewezen medewerkers constateren dat de deelnemer niet langer deelneemt of gediskwalificeerd is.
- Inname: Het startnummer wordt onmiddellijk ingenomen, bijvoorbeeld bij een controlepost of langs het parcours door aangewezen medewerkers.
- Registratie: Elk ingenomen startnummer wordt zorgvuldig geregistreerd in het administratie- en beveiligingssysteem van de organisatie.
- Communicatie: De deelnemer wordt geïnformeerd over de reden van inname en eventuele verdere stappen.
20.2 Deelnemers zijn verplicht direct medewerking te verlenen aan de inname van hun startnummer. Bij weigering kan de organisatie aanvullende maatregelen nemen, waaronder onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname en het blokkeren van deelname aan toekomstige evenementen.
Artikel 21- Tijdregistratie en maximale finishtijden
21.1 De officiële tijdregistratie van het evenement vindt plaats via een elektronische tag, verstrekt door de organisatie. Deze tag is aan de achterzijde van het startnummer bevestigd en dient gedurende het gehele parcours gedragen te worden. Alleen tijden geregistreerd via deze tag worden als geldig beschouwd.
21.2 De maximale finishtijden zijn vastgesteld als volgt:
- Marathon (42,195 km): 5 uur
- Halve marathon (21,0975 km): 3 uur
21.3 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het bewaken van hun tempo en het tijdig voltooien van het parcours binnen de vastgestelde tijdslimieten.
21.4 Het niet behalen van de maximale finishtijd kan leiden tot uitsluiting van de officiële uitslag, zonder recht op restitutie of andere compensatie.
Artikel 22 - Verantwoordelijkheid voor eigendommen
22.1 Deelnemers zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren en bewaken van hun persoonlijke eigendommen tijdens het evenement. Hardloop.Events aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal, beschadiging of enige andere schade aan persoonlijke bezittingen, ongeacht of deze zich bevinden in kleedruimtes, lockers, op het evenemententerrein of elders.
22.2 Deelnemers wordt dringend geadviseerd waardevolle spullen niet mee te nemen of deze, indien noodzakelijk, zorgvuldig zelf in de gaten te houden. Eventuele schade- of diefstalclaims worden door Hardloop.Events niet in behandeling genomen.
Artikel 23 - Toegang tot het circuit
23.1 Toegang tot het circuit is uitsluitend toegestaan aan personen die beschikken over een geldig ontheffingsvignet, dat vooraf door Hardloop.Events is uitgegeven. Het vignet dient te allen tijde zichtbaar en leesbaar te worden gedragen gedurende het verblijf op het circuit.
23.2 Het ontheffingsvignet is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden. Personen zonder geldig vignet, of met een niet-goedgekeurd vignet, wordt de toegang tot het circuit geweigerd. De organisatie behoudt zich het recht voor om bij twijfel de geldigheid van het vignet te controleren en, indien nodig, de toegang te ontzeggen.
23.3 Het vignet geeft geen automatisch recht op deelname aan specifieke activiteiten binnen het circuit, tenzij expliciet anders vermeld door de organisatie.
Artikel 24 - Wijziging van het reglement
24.1 De organisatie behoudt zich het recht voor om dit reglement op elk moment aan te passen of te wijzigen indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de veiligheid, de goede orde of een optimale organisatie van het evenement.
24.2 Dergelijke wijzigingen kunnen plaatsvinden zonder voorafgaande toestemming van de deelnemers. De organisatie zal zich echter inspannen om deelnemers tijdig en op passende wijze te informeren, bijvoorbeeld via officiële communicatiekanalen zoals de website, e-mail of tijdens het evenement zelf.
24.3 Het niet tijdig ontvangen van informatie over een wijziging ontslaat de deelnemer niet van de verplichting om het aangepaste reglement na te leven.
Artikel 25 - Vaststelling en correctie van de uitslag
25.1 De organisatie is exclusief bevoegd om de officiële uitslag van het evenement vast te stellen en te publiceren. Zij behoudt zich het recht voor om eventuele fouten, onjuistheden of onregelmatigheden in de geregistreerde resultaten te corrigeren, zowel tijdens als na het evenement.
25.2 Indien achteraf blijkt dat een prijs onterecht is toegekend aan een deelnemer, bijvoorbeeld door een fout in de tijdregistratie, diskwalificatie of andere oorzaken, dient de deelnemer de prijs, het eerbewijs of andere daarmee samenhangende voordelen onmiddellijk terug te geven aan de organisatie.
25.3 Deelnemers erkennen en accepteren dat de beslissingen van de organisatie omtrent de uitslag en eventuele correcties bindend en definitief zijn.
Artikel 26 - Beslissingen bij hiaten in het reglement
26.1 In situaties waarin dit reglement niet voorziet of bij onvoorziene omstandigheden, is de organisatie bevoegd om een bindende beslissing te nemen. Deelnemers erkennen en accepteren dat deze beslissingen definitief zijn, tenzij ze in strijd zijn met dwingende wetgeving.
26.2 De organisatie streeft ernaar in alle gevallen zorgvuldig, rechtvaardig en transparant te handelen. Het belang van de veiligheid, eerlijkheid en een soepel verloop van het evenement staat hierbij altijd voorop.
Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2025
Terug naar Hardloop.Events