Reglementen
Reglement 2026
Spa-Francorchamps Run
De deelnemer verklaart fysiek en mentaal geschikt te zijn voor deelname aan het evenement en zich adequaat te hebben voorbereid. De deelnemer verplicht zich alle aanwijzingen, instructies en veiligheidsvoorschriften van de organisatie en/of daartoe bevoegde medewerkers onverwijld en volledig op te volgen. Deelname onder invloed van alcohol, verdovende middelen of andere stoffen die de prestaties, het beoordelingsvermogen of de veiligheid kunnen beïnvloeden, is strikt verboden. Overtreding hiervan kan leiden tot onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname, zonder enig recht op restitutie of andere vorm van compensatie.
Deelname aan het evenement geschiedt geheel voor eigen risico. Hardloop.Events B.V. is uitsluitend aansprakelijk voor schade indien en voor zover deze het directe gevolg is van opzet of grove nalatigheid aan de zijde van Hardloop.Events B.V. Iedere verdere aansprakelijkheid is uitdrukkelijk uitgesloten, behoudens voor zover dwingendrechtelijke bepalingen zich daartegen verzetten. De deelnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn of haar fysieke en mentale gesteldheid, voorbereiding en het gebruik van deugdelijke en geschikte uitrusting.
Door inschrijving bevestigt de deelnemer het Spa-Francorchamps Run reglement en de algemene voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en zonder voorbehoud te aanvaarden. In geval van tegenstrijdigheid tussen het reglement en de algemene voorwaarden prevaleert het bepaalde in het reglement, tenzij dwingend recht anders voorschrijft. Door inschrijving verklaart de deelnemer zich tevens akkoord met alle bepalingen inzake aansprakelijkheid, eigen risico, tijdregistratie, gedragsregels en veiligheidsmaatregelen zoals opgenomen in voornoemde documenten.
Vragen of klachten met betrekking tot het reglement of de algemene voorwaarden dienen schriftelijk of per e-mail te worden gericht aan Hardloop.Events B.V., via de contactgegevens zoals vermeld in deze voorwaarden.
Inhoudsopgave
Artikel 1 – Definities
1.1 Deelnemer
1.2 Organisatie
1.3 Evenement
1.4 Startnummer
1.5 Parcours
1.6 Inschrijfgeld
1.7 Hulphond
1.8 Lockers
1.9 Overmacht
1.10 Persoonsgegevens
1.11 Privacyverklaring
Artikel 2 – Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden
2.1 Leeftijdsvereisten per afstand
2.2 Toestemming minderjarige deelnemers
2.3 Identiteitsbewijs
2.4 Deelname op eigen verantwoordelijkheid
Artikel 3 – Huisdieren
3.1 Verbod huisdieren
3.2 Begeleiding hulphonden
Artikel 4 – Inclusiviteit en toegankelijkheid
4.1 Toegankelijkheid terrein en parcours
4.2 Deelname met mobiliteitshulpmiddelen
4.3 Meldingen specifieke ondersteuning
4.4 Eigen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid
Artikel 5 – Regels tijdens het evenement
5.1 Volgen parcours en wedstrijdregels
5.2 Draagwijze startnummer
5.3 Instructies van organisatie
5.4 Eigen verantwoordelijkheid deelnemers
Artikel 6 – Betalingen en restitutie
6.1 Betalingswijze
6.2 Annulering en geen restitutie
6.3 Aansprakelijkheid betaalproviders
Artikel 7 – Bagage en lockers
7.1 Toegestane bagage
7.2 Beperkt aantal lockers
7.3 Aansprakelijkheid voor persoonlijke eigendommen
Artikel 8 – Toegangscontrole en leeftijdsgrens
8.1 Controles door beveiliging
8.2 Begeleiding minderjarigen
8.3 Persoonsgebonden toegangsbewijzen
Artikel 9 – Verboden voorwerpen en items
9.1 Opsomming verboden voorwerpen
9.2 Aanvullende bepalingen
Artikel 10 – Aansprakelijkheid en deelname op eigen risico
10.1 Deelname volledig op eigen risico
10.2 Veiligheidsmaatregelen
10.3 Verantwoordelijkheid eigen geschiktheid
10.4 Verzekering deelnemers
Artikel 11 – Gehoorbescherming
11.1 Mogelijke geluidsniveaus
11.2 Eigen verantwoordelijkheid gehoorbescherming
Artikel 12 – Gebruik van beeldmateriaal
12.1 Foto- en video-opnames
12.2 Gebruik voor promotie op basis van gerechtvaardigd belang
12.3 AVG/GDPR en bezwaarprocedures
Artikel 13 – Verbod op ongeoorloofde promotie en commerciële activiteiten
13.1 Verboden activiteiten zonder toestemming
13.2 Toepassing op alle bezoekers en deelnemers
13.3 Handhaving en sancties
Artikel 14 – Persoonsgegevens en publicatie van wedstrijduitslagen
14.1 Verwerkte persoonsgegevens
14.2 Doeleinden van verwerking
14.3 Grondslag en AVG/GDPR
14.4 Privacyrechten deelnemers
Artikel 15 – Medisch paspoort op het startnummer
15.1 Vrijwillige medische gegevens
15.2 Gevolgen niet invullen
15.3 Gebruik medische gegevens
15.4 Medische ondersteuning en noodprotocol
Artikel 16 – Verbod op kwetsende uitingen
16.1 Verboden uitingen
16.2 Handhaving en toegang weigeren
16.3 Juridische stappen
Artikel 17 – Diskwalificatie en uitsluiting van deelname
17.1 Gronden voor diskwalificatie of uitsluiting
17.2 Geen restitutie bij diskwalificatie
17.3 Uitsluiting toekomstige evenementen
Artikel 18 – Startnummers en aanvangstijd
18.1 Afhaaltijden
18.2 Aanwezigheid voor start
18.3 Gevolgen te laat verschijnen
Artikel 19 – Draagwijze startnummer
19.1 Correcte draagwijze
19.2 Verboden gebruik of ruilen
Artikel 20 – Inname van startnummers bij uitsluiting of voortijdig vertrek
20.1 Procedure inname startnummer
20.2 Meewerken en sancties bij weigering
Artikel 21 – Tijdregistratie en maximale finishtijden
21.1 Officiële tijdregistratie
21.2 Verantwoordelijkheid bevestiging tag
21.3 Maximale finishtijden en gevolgen overschrijding
Artikel 22 – Verantwoordelijkheid voor eigendommen
22.1 Eigen verantwoordelijkheid en uitsluiting aansprakelijkheid
Artikel 23 – Toegang tot het circuit met auto-vignet
23.1 Geldig toegangsbewijs of vignet
23.2 Persoonsgebonden en controle
23.3 Toegang tot terrein, niet automatisch activiteiten
Artikel 24 – Wijziging van het reglement
24.1 Wijzigingen bekendmaken via website of e-mail
24.2 Verplichting tot naleving
Artikel 25 – Vaststelling en correctie van de uitslag
25.1 Vaststelling officiële uitslag
25.2 Correcties bij fouten of overtredingen
25.3 Terugvordering onterecht toegekende prijzen
25.4 Beslissingen bindend, behoudens dwingend recht
Artikel 26 – Beslissingen bij hiaten in het reglement
26.1 Bevoegdheid bij hiaten of onvoorziene omstandigheden
26.2 Zorgvuldige, proportionele beslissingen
Artikel 27 – Contactgegevens
27.1 Gegevens Hardloop.Events B.V.
27.2 Verwijzing Algemene Voorwaarden
Artikel 1 - Definities
1.1 Deelnemer: de natuurlijke persoon die zich heeft ingeschreven voor en/of feitelijk deelneemt aan een evenement georganiseerd door Hardloop.Events B.V.
1.2 Organisatie: Hardloop.Events B.V., gevestigd aan Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden (Nederland), handelend onder Nederlands recht en verantwoordelijk voor de organisatie van het evenement.
1.3 Evenement: het door de organisatie georganiseerde hardloopevenement, inclusief de Spa-Francorchamps Run zelf, alsmede alle bijbehorende activiteiten, services en faciliteiten, zoals workshops, clinics of andere evenementgerelateerde activiteiten.
1.4 Startnummer: het door de organisatie aan de deelnemer verstrekte nummer dat tijdens het evenement zichtbaar gedragen moet worden.
1.5 Parcours: de door de organisatie uitgezette route waarover het evenement plaatsvindt.
1.6 Inschrijfgeld: het bedrag dat de deelnemer betaalt voor deelname aan het evenement.
1.7 Hulphond: een officieel erkende assistentie- of geleidehond, duidelijk herkenbaar en onder controle van de begeleider.
1.8 Lockers: de door de organisatie beschikbaar gestelde opbergmogelijkheden voor persoonlijke bezittingen op het evenemententerrein.
1.9 Overmacht: onvoorziene omstandigheden buiten de invloedssfeer van de organisatie, waaronder natuurrampen, pandemieën, stakingen, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden en andere situaties die het evenement verhinderen of ernstig belemmeren. De afhandeling van overmacht geschiedt conform het Nederlands recht.
1.10 Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
1.11 Privacyverklaring: het document waarin de organisatie uiteenzet hoe persoonsgegevens van deelnemers worden verwerkt en beschermd, in overeenstemming met de AVG/GDPR en het Nederlands privacyrecht.
Artikel 2 - Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden
2.1 Deelnemers moeten op de dag van het evenement minimaal de volgende leeftijden hebben bereikt:
- 7 km: 14 jaar
- 14 km: 16 jaar
- Halve of hele marathon: 18 jaar
2.2 Minderjarige deelnemers (<18 jaar) mogen alleen deelnemen met vooraf schriftelijke toestemming van hun ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). De organisatie kan deze toestemming opvragen.
2.3 Deelnemers moeten bij twijfel een geldig identiteitsbewijs tonen. Ontbreekt dit, dan kan deelname worden geweigerd zonder restitutie.
2.4 Deelname geschiedt onder verantwoordelijkheid van de deelnemer. Het is de eigen verantwoordelijkheid om te beoordelen of deelname medisch verantwoord is.
Artikel 3 - Huisdieren
3.1 Het meenemen van huisdieren naar het evenemententerrein is niet toegestaan. Uitzondering wordt gemaakt voor officieel erkende hulphonden of geleidehonden, mits deze duidelijk herkenbaar zijn en te allen tijde onder controle van de begeleider blijven. Dit beleid is ingesteld ter bevordering van de veiligheid, hygiëne en het comfort van alle deelnemers, toeschouwers en medewerkers.
3.2 De organisatie behoudt zich het recht voor om bij twijfel aanvullende documentatie of bewijs van erkenning van de hulphond op te vragen, voor zover redelijkerwijs noodzakelijk. De begeleider van de hulphond blijft volledig verantwoordelijk voor het gedrag van het dier tijdens het evenement.
Artikel 4 – Inclusiviteit en toegankelijkheid
4.1 Hardloop.Events B.V. streeft naar deelname voor iedereen. Het terrein is grotendeels toegankelijk voor rolstoelgebruikers; het parcours kent echter hoogteverschillen.
4.2 Deelname met een rolstoel of andere mobiliteitshulpmiddelen vereist goede fysieke conditie en ervaring. Deelnemers met een beperking wordt geadviseerd vooraf te beoordelen of deelname verantwoord is en, indien nodig, contact op te nemen met de organisatie.
4.3 Specifieke ondersteuning of faciliteiten moeten tijdig worden gemeld. De organisatie zal redelijke aanpassingen treffen indien uitvoerbaar.
4.4 Deelnemers blijven volledig verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade of letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
Artikel 5 - Regels tijdens het evenement
5.1 Deelnemers zijn verplicht het door de organisatie uitgezette parcours volledig te volgen en zich te houden aan de geldende wedstrijdregels zoals vastgesteld door de internationale en/of lokaal toepasselijke sportinstanties.
5.2 Het door de organisatie verstrekte startnummer dient gedurende het gehele evenement duidelijk zichtbaar aan de voorzijde van het lichaam te worden gedragen, tenzij anders door de organisatie aangegeven.
5.3 Alle instructies en aanwijzingen van de organisatie en haar medewerkers, herkenbaar aan uniforme of gemarkeerde kleding, dienen onmiddellijk te worden opgevolgd. Niet-naleving kan leiden tot directe uitsluiting van verdere deelname, zonder recht op restitutie of compensatie. De beslissing van de organisatie is bindend en definitief.
5.4 Deelnemers blijven te allen tijde zelf verantwoordelijk voor hun eigen veiligheid en gedrag tijdens het evenement. Voor aanvullende gedragsregels, persoonlijke verantwoordelijkheden en veiligheidsmaatregelen wordt verwezen naar de algemene voorwaarden.
Artikel 6 - Betalingen en restitutie
6.1 Betaling dient te geschieden via de door de organisatie goedgekeurde betaalproviders. Het inschrijfgeld is pas volledig voldaan na succesvolle afronding.
6.2 Annulering door de deelnemer is mogelijk, maar het inschrijfgeld wordt in alle gevallen niet terugbetaald, ongeacht de reden van annulering of de timing daarvan. Er vindt geen restitutie plaats.
6.3 De organisatie is niet aansprakelijk voor problemen bij de betaalprovider, behalve bij opzet of grove nalatigheid.
Artikel 7 - Bagage en lockers
7.1 Het is niet toegestaan grote tassen of omvangrijke bagage mee te nemen op het evenemententerrein. Kleine tassen, zoals handtassen of rugzakken, mogen alleen worden meegenomen indien deze passen in de daarvoor beschikbare lockers.
7.2 Het aantal beschikbare lockers is beperkt. Deelnemers wordt geadviseerd tijdig aanwezig te zijn om gebruik te kunnen maken van een locker.
7.3 Lockers worden door de organisatie uitsluitend als extra service aangeboden. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, ongeacht of deze in een locker of elders op het terrein zijn opgeborgen. De deelnemer blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor zijn of haar persoonlijke bezittingen.
Artikel 8 - Toegangscontrole en leeftijdsgrens
8.1 Bij toegang tot het evenement is de organisatie bevoegd handbagage, tassen en kledingstukken te laten controleren door beveiligingsmedewerkers. Deze controles zijn bedoeld ter waarborging van de veiligheid van alle aanwezigen en worden uitgevoerd conform de richtlijnen van de organisatie.
8.2 Personen jonger dan 16 jaar worden uitsluitend toegelaten indien zij begeleid worden door een ouder of een andere volwassen begeleider.
8.3 Toegangsbewijzen zijn strikt persoonsgebonden en moeten overeenkomen met een geldig en origineel identiteitsbewijs. Bij afwijkingen, misbruik, vervalsing of overdracht van toegangsbewijzen kan de toegang worden geweigerd zonder recht op restitutie. Dergelijke handelingen kunnen bovendien strafbaar zijn en leiden tot juridische vervolging.
Artikel 9 - Verboden voorwerpen en items
9.1 De volgende voorwerpen zijn niet toegestaan op het evenemententerrein:
- Paraplu’s (poncho’s worden aanbevolen als alternatief)
- Muziekinstrumenten, geluidsdragers, toeters of vergelijkbare objecten
- Alle soorten vuurwerk, waaronder knalvuurwerk, noodseinen, fakkels en rookpotten
- Kleding of spandoeken met provocerende, discriminerende of aanstootgevende teksten of afbeeldingen
- Koelboxen, ongeacht de inhoud
- (Opvouwbare) stoelen, krukjes of vergelijkbare zitmeubels
- Voorwerpen die te groot zijn om onder een tribunestoel te passen
- Huisdieren, met uitzondering van officieel erkende hulphonden
- Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, steps, fietsen, (brom)scooters, elektrische scootmobielen en niet-inklapbare rolstoelen
- Niet-geautoriseerd reclamemateriaal zoals flyers, folders of spandoeken
- Professionele opnameapparatuur zonder vooraf verleende accreditatie
- Selfiesticks en drones
9.2 Aanvullende bepalingen:
De organisatie behoudt zich het recht voor om aanvullende items te verbieden indien deze een risico vormen voor de veiligheid, het verloop van het evenement of de integriteit van het terrein.
Bij twijfel is de organisatie bevoegd extra controles uit te voeren op tassen, kleding of persoonlijke bezittingen van deelnemers en bezoekers.
Artikel 10 - Aansprakelijkheid en deelname op eigen risico
10.1 Deelname aan het evenement geschiedt volledig op eigen risico. Sportieve activiteiten kunnen leiden tot letsel, materiële schade of overlijden.
10.2 De organisatie treft redelijke veiligheidsmaatregelen, maar is niet aansprakelijk voor schade of letsel, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
10.3 De deelnemer is verantwoordelijk voor eigen fysieke en mentale geschiktheid en wordt geadviseerd medisch advies in te winnen indien nodig.
10.4 Deelnemers dienen zelf verzekerd te zijn tegen mogelijke schade, letsel of andere gevolgen van deelname.
Artikel 11 - Gehoorbescherming
11.1 Tijdens het evenement kunnen geluidsniveaus voorkomen die hoger zijn dan 80 dBA. Deelnemers en bezoekers dienen zich hiervan bewust te zijn en worden geadviseerd passende gehoorbescherming te dragen, met name in de nabijheid van luidsprekers, het start- en finishgebied of andere geluidsbronnen.
11.2 Het gebruik van gehoorbescherming is volledig de eigen verantwoordelijkheid van de deelnemer of bezoeker. De organisatie verstrekt geen gehoorbescherming en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor gehoorschade of andere gehoorgerelateerde klachten die voortvloeien uit deelname aan of aanwezigheid op het evenement, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van de organisatie.
Artikel 12 - Gebruik van beeldmateriaal
12.1 Tijdens het evenement kunnen foto- en video-opnames worden gemaakt waarop deelnemers herkenbaar in beeld komen. Dit beeldmateriaal kan worden gebruikt voor verslaglegging, communicatie en promotionele doeleinden van de organisatie.
12.2 Het gebruik van beeldmateriaal voor promotie of communicatie is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de organisatie, conform de AVG/GDPR en het Nederlands recht. Deelnemers kunnen bezwaar maken tegen het gebruik van hun beeldmateriaal, maar het recht van de organisatie om beeldmateriaal voor promotionele doeleinden te gebruiken blijft behouden, tenzij sprake is van zwaarwegende persoonlijke belangen.
12.3 Verwerking van beeldmateriaal vindt plaats conform AVG/GDPR en Nederlands recht. Deelnemers kunnen schriftelijk bezwaar kenbaar maken; de organisatie beoordeelt verzoeken en treft waar mogelijk passende maatregelen.
Artikel 13 - Verbod op ongeoorloofde promotie en commerciële activiteiten
13.1 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie is het niet toegestaan op of rondom het evenemententerrein:
- Promotiemateriaal te verspreiden, te tonen of tentoon te stellen, waaronder flyers, posters, banners of gadgets;
- Commerciële activiteiten te verrichten, waaronder verkoop, sampling of het aanbieden van diensten;
- Persactiviteiten of andere vormen van publiciteit te ontplooien;
- Een stand, kraam of andere promotionele of commerciële aanwezigheid op te bouwen;
- Uitingen te doen namens sponsors of andere externe partijen.
13.2 Deze bepaling is van toepassing op alle bezoekers, deelnemers, leveranciers en overige betrokkenen, ongeacht of zij handelen namens een bedrijf, merk, organisatie of op persoonlijke titel.
13.3 Bij overtreding is de organisatie gerechtigd het betreffende materiaal onmiddellijk te (laten) verwijderen, de toegang tot het evenement te weigeren of in te trekken en eventuele schade, waaronder inkomstenderving, te verhalen op de verantwoordelijke partij. Dit laat het recht van de organisatie om verdere juridische stappen te ondernemen onverlet.
Artikel 14 - Persoonsgegevens en publicatie van wedstrijduitslagen
14.1 In het kader van de organisatie en uitvoering van het evenement verwerkt de organisatie persoonsgegevens van de deelnemer, waaronder naam, woonplaats, leeftijdscategorie, wedstrijdresultaten en eventueel beeldmateriaal.
14.2 Deze gegevens worden verwerkt voor:
- De organisatie en uitvoering van het evenement;
- Communicatie met betrekking tot het evenement;
- Publicatie van startlijsten en wedstrijduitslagen via de website of via een externe uitslagenverwerker;
- Verslaglegging en promotie van het evenement.
14.3 De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en het Nederlands recht. De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichtingen en/of het gerechtvaardigd belang van de organisatie, zoals het publiceren van wedstrijduitslagen en het waarborgen van een transparant wedstrijdverloop.
14.4 Nadere informatie over rechten van de Deelnemer is opgenomen in de privacyverklaring van de Organisatie, beschikbaar via de website.
Artikel 15 - Medisch paspoort op het startnummer
15.1 Op de achterzijde van het startnummer kan de deelnemer vrijwillig medische gegevens invullen voor noodsituaties.
15.2 Het niet of onjuist invullen van essentiële gegevens kan leiden tot uitsluiting van deelname, indien dit noodzakelijk is voor de veiligheid.
15.3 Medische gegevens worden uitsluitend gebruikt voor gezondheid en veiligheid tijdens het evenement, conform AVG/GDPR en Nederlands recht.
15.4 Tijdens het evenement zijn gekwalificeerde EHBO’ers aanwezig en kan medische ondersteuning beschikbaar zijn. Het medische noodprotocol wordt in geval van nood gevolgd.
Artikel 16 - Verbod op kwetsende uitingen
16.1 Het is deelnemers, bezoekers en overige aanwezigen tijdens het evenement niet toegestaan uitingen te doen, te tonen of te verspreiden die:
- Discrimineren op grond van ras, geslacht, genderidentiteit, religie, levensovertuiging, seksuele geaardheid, nationaliteit of andere wettelijk beschermde kenmerken;
- Geweld, haat of bedreiging aanmoedigen of verheerlijken;
- Het verloop van het evenement verstoren of de veiligheid, orde of goede sfeer in gevaar brengen.
16.2 Bij overtreding is de organisatie gerechtigd de betreffende persoon de toegang tot het evenement te weigeren of te ontzeggen, dan wel van het terrein te (laten) verwijderen. Deze maatregelen worden toegepast voor zover zij proportioneel en noodzakelijk zijn ter handhaving van orde, veiligheid en een respectvolle omgeving.
16.3 Het voorgaande laat onverlet het recht van de organisatie om, indien daartoe aanleiding bestaat, aangifte te doen of andere juridische stappen te ondernemen.
Artikel 17 - Diskwalificatie en uitsluiting van deelnam
17.1 De organisatie kan een deelnemer diskwalificeren of verdere deelname weigeren als één of meer van de volgende situaties zich voordoen.
- De deelnemer handelt in strijd met het wedstrijdreglement, de algemene voorwaarden of de instructies van de organisatie.
- De deelnemer volgt aanwijzingen van de organisatie of bevoegde functionarissen niet op.
- De deelnemer vertoont wangedrag, onsportief of gevaarlijk gedrag.
- De deelnemer brengt de orde of de veiligheid van andere deelnemers, vrijwilligers, bezoekers of medewerkers in gevaar.
17.2 Bij diskwalificatie of uitsluiting is restitutie van het inschrijfgeld of andere reeds gemaakte kosten niet mogelijk.
17.3 De organisatie kan een deelnemer tijdelijk of permanent uitsluiten van toekomstige evenementen. Bij deze beslissing wordt rekening gehouden met de ernst en aard van het gedrag.
Artikel 18 - Startnummers en aanvangstijd
18.1 Startnummers kunnen vanaf 08:30 uur worden afgehaald.
18.2 Deelnemers dienen:
- Minimaal 30 minuten voor start aanwezig te zijn
- Uiterlijk 10 minuten voor start in het aangewezen startvak te staan
18.3 Te laat verschijnen kan leiden tot weigering van deelname zonder restitutie.
Artikel 19 - Draagwijze startnummer
19.1 Het startnummer moet te allen tijde duidelijk zichtbaar, onbeschadigd en zonder vouwen op de borst van de deelnemer worden gedragen gedurende het gehele evenement.
19.2 Het is verboden het startnummer van een andere persoon te dragen, te wisselen of voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor het is uitgegeven. Overtreding kan leiden tot uitsluiting van het evenement zonder recht op restitutie.
Artikel 20 - Inname van startnummers bij uitsluiting of voortijdig vertrek
20.1 Indien een deelnemer wordt gediskwalificeerd of het evenement voortijdig beëindigt, heeft de organisatie het recht het startnummer onmiddellijk in te nemen. Dit gebeurt ter bescherming van de veiligheid, het verloop van het evenement en voor administratieve doeleinden. De procedure is als volgt:
- Signalering: De wedstrijdleiding of aangewezen medewerkers constateren dat de deelnemer niet langer deelneemt of is gediskwalificeerd.
- Inname: Het startnummer wordt direct ingenomen, bijvoorbeeld bij een controlepost of langs het parcours door aangewezen medewerkers.
- Registratie: Elk ingenomen startnummer wordt zorgvuldig geregistreerd in het administratie- en beveiligingssysteem van de organisatie.
- Communicatie: De deelnemer wordt geïnformeerd over de reden van inname en eventuele verdere stappen.
20.2 Deelnemers moeten direct meewerken aan de inname van hun startnummer. Bij weigering kan de organisatie aanvullende maatregelen nemen, waaronder onmiddellijke uitsluiting van verdere deelname en het blokkeren van deelname aan toekomstige evenementen.
Artikel 21- Tijdregistratie en maximale finishtijden
Officiële tijdregistratie vindt plaats via de elektronische tag bevestigd aan het startnummer. Alleen correct geregistreerde tijden gelden als officiële eindtijd.
Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor correcte en zichtbare bevestiging van de tag gedurende het parcours. Bij verlies of beschadiging kan geen officiële tijd worden vastgesteld en bestaat geen recht op herstel.
Maximale finishtijden:
- Marathon (42,195 km): 5 uur
- Halve marathon (21,0975 km): 3 uur
De organisatie kan deelnemers die de maximale finishtijd overschrijden uit het parcours halen; geen officiële tijd of restitutie wordt verstrekt.
Artikel 22 - Verantwoordelijkheid voor eigendommen
Deelnemers zijn volledig verantwoordelijk voor hun persoonlijke bezittingen tijdens het evenement. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging, ongeacht locatie of voorziening, behalve bij opzet of grove nalatigheid. Deelnemers wordt aangeraden waardevolle spullen thuis te laten of zorgvuldig zelf te beheren.
Artikel 23 - Toegang tot het circuit met auto-vignet
23.1 Toegang tot het circuit is uitsluitend toegestaan voor personen die beschikken over een geldig toegangsbewijs of ontheffingsvignet, verstrekt door Hardloop.Events B.V.
23.2 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar. De organisatie is bevoegd de geldigheid te controleren en toegang te weigeren of het toegangsbewijs in te trekken bij afwijkingen, vervalsingen of andere onregelmatigheden.
23.3 Het toegangsbewijs of ontheffingsvignet verleent uitsluitend recht op toegang tot het evenemententerrein. Deelname aan specifieke activiteiten of voorzieningen op het terrein is niet automatisch inbegrepen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Artikel 24 - Wijziging van het reglement
De organisatie behoudt zich het recht voor het reglement te wijzigen. Wijzigingen worden tijdig bekendgemaakt via de website of per e-mail. Deelnemers blijven verplicht het reglement, inclusief wijzigingen, na te leven.
Artikel 25 - Vaststelling en correctie van de uitslag
25.1 De organisatie is uitsluitend bevoegd de officiële uitslag van het evenement vast te stellen en te publiceren.
25.2 De organisatie behoudt zich het recht voor kennelijke fouten, technische onjuistheden of overtredingen van het reglement te corrigeren, zowel tijdens als na het evenement.
25.3 Indien achteraf blijkt dat een prijs, eerbewijs of ander voordeel onterecht is toegekend, is de deelnemer verplicht dit op eerste verzoek aan de organisatie te retourneren.
25.4 Beslissingen van de organisatie met betrekking tot de uitslag en eventuele correcties zijn bindend, behoudens strijd met dwingend recht.
Artikel 26 - Beslissingen bij hiaten in het reglement
26.1 In situaties waarin dit reglement niet voorziet of bij onvoorziene omstandigheden is de organisatie bevoegd een bindende beslissing te nemen.
26.2 De organisatie handelt bij het nemen van een beslissing zorgvuldig, proportioneel en in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, met inachtneming van de belangen van de deelnemers en van de veiligheid en het ordelijk verloop van het evenement.
Artikel 27 - Contactgegevens
Hardloop.Events B.V.
Vestigingsadres: Trasmolenlaan 12, 3447 GZ Woerden, Nederland
KvK-nummer: 64791637
E-mail hardloop.events
Laatst bijgewerkt op 20 februari 2026
Terug naar Hardloop.Events