Officieel reglement 2026

Door deelname aan de Spa-Francorchamps Run verklaart iedere deelnemer zich akkoord met dit reglement, alsmede met de algemene voorwaarden, het privacybeleid en de disclaimer van de organisatie.

Het reglement is van toepassing op alle onderdelen van het evenement, ongeacht afstand of categorie.

Inhoudsopgave

Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden
1.1 Minimumleeftijd per afstand
1.2 Schriftelijke toestemming voor deelnemers onder de 18
1.3 Identiteitscontrole en legitimatie
Huisdieren
Regels tijdens het evenement
3.1 Volgen van het parcours
3.2 Startnummer en zichtbaarheid
3.3 Volgen van aanwijzingen van medewerkers
Betalingen en restitutie
4.1 Geen restitutie bij afwezigheid of annulering
4.2 Geen restitutie bij overmacht
Bagage en lockers
5.1 Beperkingen op bagage
5.2 Aantal beschikbare lockers
5.3 Aansprakelijkheid voor persoonlijke eigendommen
Toegangscontrole en leeftijdsgrens
6.1 Handbagage en tascontrole
6.2 Begeleiding voor deelnemers jonger dan 16 jaar
6.3 Persoonsgebonden toegangsbewijzen
Verboden items
7.1 Lijst van verboden voorwerpen (bijv. paraplu's, muziekinstrumenten, etc.)
Deelname op eigen risico
8.1 Aansprakelijkheid en verzekeringen
8.2 Medische keuring aanbevolen
Gehoorbescherming
9.1 Advies om gehoorbescherming te dragen
9.2 Deelnemers dienen zelf zorg te dragen voor gehoorbescherming
Gebruik van beeldmateriaal
10.1 Eigendom van Hardloop.Events
10.2 Toestemming voor gebruik van beeldmateriaal
10.3 Bezwaar tegen gebruik van beeldmateriaal
Verbod op ongeautoriseerde promotie en commerciële activiteiten
11.1 Verboden activiteiten zonder schriftelijke toestemming
11.2 Gevolgen van overtreding
Verwerking van persoonsgegevens voor communicatie en wedstrijduitslagen
12.1 Verzamelen van persoonsgegevens
12.2 Toestemming voor verwerking en publicatie van gegevens
12.3 Privacybeleid van Hardloop.Events
Diskwalificatie en uitsluiting van deelname
13.1 Gronden voor diskwalificatie
13.2 Geen restitutie bij uitsluiting
13.3 Uitsluiting van toekomstige evenementen
Verbod op kwetsende uitingen
14.1 Politieke, religieuze of aanstootgevende uitingen
14.2 Gevolgen voor overtreding
Startnummers en aanvangstijd
15.1 Afhaaltijden en aanwezigheid voor de start
Draagwijze startnummer
16.1 Zichtbaarheid en juiste plaatsing
16.2 Verbod op het dragen van startnummers van anderen
Medisch paspoort op het startnummer
17.1 Invullen van medische gegevens
17.2 Gevolgen van onjuiste informatie
Inname van startnummers bij diskwalificatie of voortijdige beëindiging
18.1 Innameprocedure van startnummers
18.2 Medewerking van deelnemers vereist
Tijdregistratie
19.1 Gebruik van elektronische tag voor tijdregistratie
Maximale finishtijden
20.1 Beperkingen voor marathon en halve marathon
Verantwoordelijkheid voor eigendommen
21.1 Aansprakelijkheid voor verlies of schade
21.2 Advies over waardevolle spullen
Toegang tot het circuit
22.1 Vereiste ontheffingsvignet
22.2 Persoonsgebonden vignet
22.3 Geen recht op deelname zonder vignet
Wijziging van het reglement
23.1 Aanpassing van het reglement door de organisatie
23.2 Informatie over wijzigingen aan deelnemers
Vaststelling en correctie van de uitslag
24.1 Bevoegdheid van de organisatie om uitslag te corrigeren
24.2 Terugvordering van onterecht toegekende prijzen
Beslissingen bij hiaten in het reglement
25.1 Beslissingen van de organisatie bij onvoorziene omstandigheden
25.2 Zorgvuldigheid en transparantie van beslissingen
Instemming met reglementen en voorwaarden
26.1 Akkoordverklaring door deelname
26.2 Bindend karakter van het reglement
26.3 Advies om documenten zorgvuldig door te lezen

1. Minimumleeftijd en deelnamevoorwaarden

1.1 Deelnemers dienen op de dag van het evenement de volgende minimumleeftijd te hebben bereikt:

7 kilometer: minimaal 14 jaar
14 kilometer: minimaal 16 jaar
Halve en hele marathon: minimaal 18 jaar

1.2 Deelnemers jonger dan 18 jaar mogen uitsluitend deelnemen indien zij voorafgaand aan het evenement schriftelijke toestemming hebben verkregen van hun ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

1.3 Hardloop.Events behoudt zich het recht voor om bij twijfel over leeftijd of identiteit een geldig legitimatiebewijs te verlangen. Bij het ontbreken daarvan, of bij het niet voldoen aan de leeftijdsvereisten, kan de deelnemer de toegang tot het evenement worden geweigerd, zonder recht op restitutie van het inschrijfgeld.

2. Huisdieren

Het meenemen van huisdieren naar het evenemententerrein is niet toegestaan. Uitzondering hierop vormen officieel erkende hulphonden, mits deze duidelijk als zodanig herkenbaar zijn en onder controle van de begeleider blijven.

Dit verbod is ingesteld met het oog op de veiligheid, hygiëne en het comfort van alle deelnemers, toeschouwers en medewerkers.

3. Regels tijdens het evenement

3.1 Deelnemers zijn verplicht om het door de organisatie uitgezette parcours volledig te volgen en zich te houden aan de geldende regels van de wegatletiek, zoals vastgesteld door de relevante sportbonden en autoriteiten.

3.2 Het door de organisatie verstrekte startnummer dient gedurende het gehele evenement goed zichtbaar gedragen te worden, aan de voorzijde van het lichaam, tenzij anders aangegeven.de voorzijde van het lichaam, tenzij anders aangegeven.

3.3 Alle aanwijzingen en instructies van de organisatie en haar medewerkers die herkenbaar zijn aan uniforme of duidelijk gemarkeerde kleding dienen strikt en onmiddellijk te worden opgevolgd. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot uitsluiting van (verdere) deelname, zonder recht op restitutie.

4. Betalingen en restitutie

4.1 Het inschrijfgeld en eventuele bijkomende kosten zijn definitief en worden niet gerestitueerd in geval van afwezigheid, annulering of niet deelname door de deelnemer, ongeacht de reden.

4.2 Ook bij annulering van het evenement als gevolg van overmacht (zoals weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, of andere onvoorziene omstandigheden buiten de invloed van de organisatie) vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen, tenzij wettelijk anders is bepaald.

5. Bagage en lockers

5.1 Het is niet toegestaan grote tassen of omvangrijke bagage mee te nemen op het evenemententerrein. Kleine tassen, zoals handtassen of rugzakken, zijn uitsluitend toegestaan indien deze passen in de daarvoor bestemde lockers.

5.2 Het aantal beschikbare lockers is beperkt. Deelnemers wordt geadviseerd om tijdig aanwezig te zijn om verzekerd te zijn van opbergruimte.

5.3 Hardloop.Events stelt lockers beschikbaar als extra service, maar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen, ongeacht of deze zijn opgeborgen in een locker of elders op het terrein. De deelnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor zijn of haar bezittingen.

6. Toegangscontrole en leeftijdsgrens

6.1 Bij toegang tot het evenement behoudt Hardloop.Events zich het recht voor om door beveiligingsmedewerkers een controle uit te voeren op handbagage, tassen en/of kledingstukken. Deze controle is bedoeld ter waarborging van de veiligheid van alle aanwezigen.

6.2 Personen jonger dan 16 jaar worden uitsluitend toegelaten indien zij worden begeleid door een ouder of andere volwassen begeleider.

6.3 Toegangsbewijzen zijn strikt persoonsgebonden en dienen te corresponderen met een geldig en origineel identiteitsbewijs. Bij afwijkingen, misbruik, vervalsing of overdracht van toegangskaarten kan de toegang worden geweigerd zonder recht op restitutie. Dergelijke handelingen worden als strafbaar beschouwd en kunnen leiden tot verdere juridische stappen.

7. Verboden items

Om de veiligheid en het comfort van alle bezoekers tijdens het evenement te waarborgen, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de voorwerpen die niet zijn toegestaan op het circuit. Lees onderstaande lijst daarom zorgvuldig door om onaangename verrassingen of problemen te voorkomen.

De volgende items zijn verboden:

Paraplu’s (wij adviseren in plaats daarvan poncho’s mee te nemen)
Muziekinstrumenten, geluidsdragers, toeters of vergelijkbare objecten
Alle soorten vuurwerk (bijvoorbeeld knalvuurwerk, noodsein, fakkels, rookpotten)
Kleding of spandoeken met provocerende of aanstootgevende uitingen
Koelboxen, ongeacht inhoud
(Opvouwbare) stoeltjes en krukjes
Voorwerpen die te groot zijn om onder een tribunestoel te passen
Huisdieren (behalve hulphonden)
Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, steps, fietsen, (brom)scooters, elektrische scootmobielen, en niet-inklapbare rolstoelen
Niet-geautoriseerd reclamemateriaal zoals flyers, folders, spandoeken
Professionele opnameapparatuur zonder accreditatie
Selfiesticks en drones

De organisatie behoudt zich het recht voor om aanvullende items te verbieden indien deze een risico (voor de veiligheid of het evenement) kunnen vormen.

8. Deelname op eigen risico

8.1 Deelnemen aan het evenement gebeurt volledig op eigen verantwoordelijkheid. Hardloop.Events kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade, lichamelijk letsel of overlijden, behalve in gevallen van opzet of grove nalatigheid van de organisatie.

8.2 Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van passende verzekeringen en dienen zich in goede fysieke en mentale gezondheid te bevinden. Het wordt aanbevolen voorafgaand aan deelname een medische keuring te ondergaan om de geschiktheid voor het evenement te waarborgen.

9. Gehoorbescherming

9.1 Tijdens het evenement kunnen geluidsniveaus voorkomen die de grens van 80 dBA overschrijden. Ter bescherming van het gehoor wordt deelnemers en bezoekers geadviseerd om passende gehoorbescherming te dragen, met name in de nabijheid van luidsprekers, het start-/finishgebied of andere geluidsbronnen.

9.2 Gehoorbescherming wordt niet door de organisatie verstrekt; deelnemers en bezoekers dienen hier zelf zorg voor te dragen.

10. Gebruik van beeldmateriaal

10.1 Alle foto's, video-opnamen en andere visuele of audiovisuele registraties die tijdens of in verband met het evenement worden gemaakt, zijn en blijven eigendom van Hardloop.Events, ongeacht door wie deze zijn vervaardigd.

10.2 Door deel te nemen aan het evenement verleent de deelnemer aan Hardloop.Events een niet exclusief, wereldwijd, royaltyvrij en onbeperkt recht om dergelijk beeldmateriaal te gebruiken, te reproduceren, te publiceren of te verspreiden voor promotionele, communicatieve en commerciële doeleinden, via alle mogelijke media.

10.3 Indien een deelnemer bezwaar heeft tegen het gebruik van specifiek beeldmateriaal waarin hij/zij herkenbaar voorkomt, dient dit voorafgaand aan het evenement schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

11. Verbod op ongeautoriseerde promotie en commerciële activiteiten

11.1 Het is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Hardloop.Events niet toegestaan om op of rondom het evenemententerrein:

Promotiemateriaal te verspreiden of tentoon te stellen (zoals flyers, posters, banners, gadgets);
Commerciële activiteiten te verrichten (zoals verkoop, sampling of het aanbieden van diensten);
Persactiviteiten of andere vormen van publiciteit te ontplooien;
Een stand, kraam of andere promotionele aanwezigheid op te bouwen;
Uitingen te doen namens sponsors of externe partijen.

11.2 Deze bepaling geldt voor alle bezoekers, deelnemers, leveranciers en overige betrokkenen, ongeacht of zij handelen namens een bedrijf, merk, organisatie of zichzelf.

11.3 Bij overtreding behoudt Hardloop.Events zich het recht voor om het materiaal onmiddellijk te verwijderen, de toegang tot het evenement te ontzeggen en eventuele schade of inkomstenderving te verhalen op de verantwoordelijke partij.

12. Verwerking van persoonsgegevens voor communicatie en wedstrijduitslagen

12.1 In het kader van de organisatie en uitvoering van het evenement verwerkt Hardloop.Events persoonsgegevens van deelnemers, waaronder naam, woonplaats, leeftijdscategorie, wedstrijdresultaten en eventueel beeldmateriaal. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor:

Communicatie met de deelnemer;
Publicatie van uitslagen op de website, via uitslagenverwerkers of in andere (digitale) media;
Verslaglegging en promotie van het evenement.

12.2 De verwerking vindt plaats in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Door inschrijving en deelname aan het evenement verleent de deelnemer hiervoor uitdrukkelijk toestemming.

12.3 Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens is te vinden in het privacybeleid van Hardloop.Events, beschikbaar via de website.

13. Diskwalificatie en uitsluiting van deelname

13.1 De organisatie behoudt zich het recht voor om een deelnemer te diskwalificeren of verdere deelname te ontzeggen indien deze:

In strijd handelt met het wedstrijdreglement of de algemene voorwaarden;
Aanwijzingen of instructies van de organisatie of bevoegde functionarissen niet opvolgt;
Zich schuldig maakt aan wangedrag, onsportief of gevaarlijk gedrag;
De orde of veiligheid van andere deelnemers, vrijwilligers, publiek of medewerkers in gevaar brengt.

13.2 In dergelijke gevallen vindt geen restitutie plaats van inschrijfgeld of andere reeds gemaakte kosten, ongeacht de reden van uitsluiting.

13.3 Daarnaast kan de organisatie besluiten de betrokken deelnemer voor bepaalde of onbepaalde tijd uit te sluiten van toekomstige evenementen van Hardloop.Events. De ernst en aard van het gedrag worden hierbij in overweging genomen.

14. Verbod op kwetsende uitingen

14.1 Het is deelnemers en bezoekers niet toegestaan om tijdens het evenement politieke, religieuze of levensbeschouwelijke uitingen te doen die als aanstootgevend, kwetsend, discriminerend of polariserend kunnen worden ervaren door andere aanwezigen.

14.2 De organisatie behoudt zich het recht voor om personen die zich schuldig maken aan dergelijke uitingen de toegang te ontzeggen of van het terrein te verwijderen, zonder recht op restitutie van inschrijfgelden of andere kosten.

15. Startnummers en aanvangstijd

Startnummers kunnen vanaf 08:30 uur worden afgehaald. Deelnemers wordt verzocht minimaal 30 minuten vóór hun geplande starttijd aanwezig te zijn en zich uiterlijk 10 minuten vóór de starttijd in het daarvoor aangewezen startvak te bevinden.

16. Draagwijze startnummer

16.1 Het startnummer dient te allen tijde duidelijk zichtbaar, onbeschadigd en zonder vouwen op de borst van de deelnemer gedragen te worden gedurende het gehele evenement.

16.2 Het is niet toegestaan het startnummer van een andere persoon te dragen, te wisselen of op enigerlei wijze te gebruiken anders dan waarvoor het is uitgegeven. Overtreding van deze regel kan leiden tot uitsluiting van het evenement zonder recht op restitutie.

17. Medisch paspoort op het startnummer

17.1 Op de achterzijde van het startnummer bevindt zich een medisch paspoort dat door de deelnemer volledig, nauwkeurig en naar waarheid moet worden ingevuld. Deze gegevens zijn van essentieel belang voor de organisatie en hulpdiensten, zodat zij in geval van een medische noodsituatie snel en adequaat kunnen handelen. Onvolledige of onjuiste informatie kan de veiligheid van de deelnemer in gevaar brengen.

17.2 Het niet correct invullen van het medisch paspoort kan leiden tot uitsluiting van deelname aan het evenement.

18. Inname van startnummers bij diskwalificatie of voortijdige beëindiging

18.1 Indien een deelnemer wordt gediskwalificeerd of het evenement voortijdig beëindigt, is de organisatie gerechtigd het startnummer van de betreffende deelnemer in te nemen. Dit omwille van de veiligheid, controle en administratieve afhandeling. Het innameproces verloopt als volgt:

Signalering: De wedstrijdleiding of aangewezen medewerkers (zoals vrijwilligers) constateren de betrokken deelnemer die niet langer deelneemt of gediskwalificeerd is.
Inname: Het startnummer wordt ter plaatse ingenomen, dit kan gebeuren bij een controlepost of door medewerkers die zich langs het parcours bevinden.
Registratie: Elk ingenomen startnummer wordt zorgvuldig geregistreerd in het administratie- en beveiligingssysteem van de organisatie.
Communicatie: De deelnemer wordt op de hoogte gesteld van de reden van inname en eventuele vervolgstappen, indien van toepassing.

18.2 Deelnemers zijn verplicht medewerking te verlenen aan dit proces. Bij weigering van inlevering behoudt de organisatie zich het recht voor verdere maatregelen te nemen conform het reglement.

19. Tijdregistratie

De officiële tijdregistratie van het evenement vindt plaats middels een elektronische tag, welke door de organisatie wordt verstrekt. Deze tag is aan de achterzijde van het startbewijs bevestigd en dient gedurende het gehele parcours gedragen te worden. Alleen tijden geregistreerd via deze door de organisatie aangebrachte tag worden als geldig beschouwd.

20. Maximale finishtijden

Marathon: de maximale finishtijd bedraagt 5 uur voor de afstand van 42,195 kilometer.
Halve marathon: de maximale finishtijd bedraagt 3 uur voor de afstand van 21,0975 kilometer.

Deelnemers dienen hun tempo zodanig te beheersen dat zij binnen deze vastgestelde tijdslimieten het parcours voltooien. Het niet halen van de maximale finishtijd kan leiden tot uitsluiting van de officiële uitslag.

21. Verantwoordelijkheid voor eigendommen

21.1 Deelnemers zijn te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren en bewaken van hun persoonlijke eigendommen tijdens het evenement. Hardloop.Events aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies, diefstal, beschadiging of enige andere schade aan persoonlijke bezittingen, ongeacht of deze zich bevinden in kleedruimtes, lockers, op het evenemententerrein of elders.

21.2 Deelnemers worden dringend geadviseerd waardevolle spullen niet mee te nemen naar het evenement of deze, indien noodzakelijk, zelf nauwlettend in de gaten te houden. Eventuele schade- of diefstalclaims zullen door Hardloop.Events worden afgewezen.

22. Toegang tot het circuit

22.1 Toegang tot het circuit is uitsluitend toegestaan aan personen die beschikken over een geldig ontheffingsvignet, dat vooraf door Hardloop.Events is uitgegeven. Dit vignet dient te zijn afgestempeld of geregistreerd en moet te allen tijde zichtbaar en leesbaar worden gedragen gedurende het verblijf op het circuit.

22.2 Het ontheffingsvignet is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar aan derden. Personen zonder geldig vignet of met een niet goedgekeurd vignet worden de toegang tot het circuit ontzegd. De organisatie behoudt zich het recht voor om bij betwisting de geldigheid van het vignet te controleren en indien nodig personen de toegang te ontzeggen.

22.3 Het vignet verschaft geen automatisch recht op deelname aan specifieke activiteiten binnen het circuit, tenzij expliciet anders vermeld door de organisatie.

23. Wijziging van het reglement

23.1 De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om dit reglement aan te passen of te wijzigen indien dit noodzakelijk wordt geacht in het belang van de veiligheid, de goede orde of de optimale organisatie van het evenement.

23.2 Dergelijke wijzigingen kunnen plaatsvinden zonder voorafgaande toestemming van de deelnemers, maar de organisatie zal zich inspannen om deelnemers tijdig en op passende wijze te informeren over relevante aanpassingen, bijvoorbeeld via de officiële communicatiekanalen zoals de website, e-mail of tijdens het evenement zelf.

23.3 Het niet tijdig ontvangen van een bericht over een wijziging ontslaat de deelnemer niet van de verplichting om zich aan het aangepaste reglement te houden.

24. Vaststelling en correctie van de uitslag

24.1 De organisatie is exclusief bevoegd om de officiële uitslag van het evenement vast te stellen en te publiceren. Hierbij behoudt zij zich het recht voor om eventuele fouten, onjuistheden of onregelmatigheden in de geregistreerde resultaten te corrigeren, zowel tijdens als na het evenement.

24.2 Indien achteraf blijkt dat een prijs onterecht aan een deelnemer is toegekend bijvoorbeeld door een fout in de tijdregistratie, diskwalificatie of andere oorzaken is de betreffende deelnemer verplicht de toegekende prijs, eerbewijs of eventuele daarmee samenhangende voordelen zonder uitstel terug te geven aan de organisatie.

24.3 Deelnemers erkennen en accepteren dat de beslissing van de organisatie inzake de uitslag en eventuele correcties bindend en definitief is.

25. Beslissingen bij hiaten in het reglement

25.1 In situaties waarin het reglement niet voorziet of waarin onvoorziene omstandigheden zich voordoen, is de organisatie bevoegd om naar eigen inzicht een bindende beslissing te nemen. Deelnemers erkennen en accepteren dat dergelijke beslissingen definitief zijn en niet ter discussie staan, tenzij deze in strijd zijn met dwingende wettelijke bepalingen.

25.2 De organisatie streeft ernaar om in alle gevallen zorgvuldig, rechtvaardig en transparant te handelen, waarbij het belang van de veiligheid, eerlijkheid en het verloop van het evenement voorop staat.

26. Instemming met reglementen en voorwaarden

26.1 Door zich in te schrijven voor en deel te nemen aan een evenement georganiseerd door Hardloop.Events, verklaart de deelnemer uitdrukkelijk akkoord te gaan met het reglement, de algemene voorwaarden, de disclaimer en het privacybeleid die van toepassing zijn op het betreffende evenement.

26.2 Deze documenten vormen integraal onderdeel van de overeenkomst tussen de deelnemer en Hardloop.Events en bevatten rechten en verplichtingen die bindend zijn voor beide partijen.

26.3 De deelnemer erkent dat instemming met deze documenten een vereiste is voor deelname. Zonder uitdrukkelijke en onvoorwaardelijke aanvaarding is inschrijving en deelname aan het evenement niet toegestaan.

26.4 Deelnemers worden met klem geadviseerd deze documenten zorgvuldig en volledig door te lezen voordat zij zich inschrijven, zodat zij volledig op de hoogte zijn van hun rechten, plichten en de geldende regels.

Datum laatste wijziging: 6 augustus 2025

Ter herinnering

Met uw inschrijving bevestigt u dat u alle reglementen hebt gelezen en geaccepteerd. Deelname is volledig op eigen risico. Restitutie is niet mogelijk. U dient vooraf uw medisch paspoort in te vullen.