Reglementen

Inhoudsopgave

Minimumleeftijd voor deelname aan evenement
Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Circuit
Deelnemersinformatie voor het evenement
Geen restitutie bij afwezigheid op evenement
Tassenbeleid en veiligheidsmaatregelen bij evenementen
Veiligheidsmaatregelen en toegangsvoorwaarden voor het evenement
Verboden items op het evenemententerrein: wat je moet weten
Deelname aan het evenement: eigen risico en verantwoordelijkheid
Bescherm je gehoor tijdens de Spa-Francorchamps Run
Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het evenement
Regels voor promotie en marketing op het evenemententerrein
Toestemming persoonsgegevens bij evenementen
Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen
Gedragsregels tijdens het evenement
Startvakken: verantwoordelijkheid van de organisator en deelnemer
Instructies voor het dragen van startnummers
Verplichting tot invullen van medisch paspoort
Procedure voor inname van startnummers bij diskwalificatie of uitval
Tijdregistratie met organisatie uitgegeven tag
Tijdslimieten en registratie bij marathons en halve marathons
Verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen bij evenementen
Circuit alleen toegankelijk voor houders van een ontheffingsvignet
Wijzigingen en aanvullingen op de huisregels van evenementen
Bevoegdheden van de organisator bij uitslagwijzigingen en prijs terugvordering
Beslissingsbevoegdheid van de organisator

1. Minimumleeftijd voor deelname aan evenement

Om deel te nemen aan het evenement, moet een deelnemer op de dag van het evenement de volgende minimumleeftijd hebben bereikt:

7 kilometer: Minimumleeftijd is 14 jaar
14 kilometer: Minimumleeftijd is 16 jaar

2. Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Circuit

We verzoeken alle bezoekers vriendelijk om hun huisdieren thuis te laten tijdens evenementen op het circuit. Dit helpt ons om een veilige en comfortabele omgeving te garanderen voor alle aanwezigen.

3. Deelnemersinformatie voor het evenement

Deelnemers moeten zich houden aan de regels van de wegatletiek en het aangegeven parcours volgen. Om de herkenbaarheid te vergroten, ontvangen deelnemers een startnummer dat zichtbaar moet worden gedragen. Het is belangrijk dat deelnemers de instructies van de organisatie opvolgen, die te herkennen is aan hun kleding en uiterlijke kenmerken.

4. Geen restitutie bij afwezigheid op evenement

Als een deelnemer of deelnemende groep niet in staat is om aan het evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet terugbetaald. Ook andere betalingen op basis van de overeenkomst worden niet terugbetaald.

5. Tassenbeleid en veiligheidsmaatregelen bij evenementen

Tijdens dit evenement zijn grote tassen, zoals weekendtassen, niet toegestaan. Kleinere tassen, zoals rugzakken en handtassen, zijn wel toegestaan. Alle tassen moeten in de lockers passen.

Aandachtspunt:

Pincode lockers zijn beperkt beschikbaar; zorg ervoor dat je tijdig arriveert.

6. Veiligheidsmaatregelen en toegang voor het evenement

Bij de ingang kan het evenemententeam vriendelijk vragen om handbagage, tassen en/of jassen te inspecteren. Jongere bezoekers (onder 16 jaar) moeten worden begeleid door een volwassene. Alle toegangskaarten moeten op naam zijn gesteld en overeenkomen met de identificatie.

7. Belangrijke informatie: wat je niet mag meenemen

Om de veiligheid en het comfort van alle bezoekers te waarborgen, is het belangrijk om te weten welke items niet zijn toegestaan op het circuit. We raden je aan om deze lijst zorgvuldig door te nemen voordat je naar het evenement komt, zodat je mogelijke teleurstellingen kunt voorkomen.

De volgende items zijn niet toegestaan:

Paraplu’s (wij adviseren als voorzorg om poncho’s mee te nemen).
Muziekinstrumenten, geluidsdragers en toeters of vergelijkbare items.
Alle soorten vuurwerk (knalvuurwerk, noodsein, fakkels en sierrook).
Provocerende uitingen op kleding of spandoeken.
Koelboxen (met en zonder inhoud).
(Opvouwbare) stoeltjes en krukjes.
Alle items die te groot zijn om onder een tribunestoel te kunnen plaatsen.
Huisdieren (met uitzondering van hulphonden) en voorwerpen zoals, spandoeken, enzovoort is niet toegestaan.
Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, stepjes, fietsen, (brom) scooters, elektrische scootmobielen en rolstoelen die niet inklapbaar zijn en niet onder een tribune passen.
Reclamemateriaal zoals flyers, folders, spandoeken (tenzij goedgekeurd en met toestemming door de organisatie).
Professionele film-, foto-, of geluidsapparatuur (tenzij goedgekeurd en met accreditatie voorzien door de organisatie). Afschroefbare lens geldt als criterium voor wat er onder professionele apparatuur wordt verstaan.
Selfiesticks en drones (zowel op de grond als in de lucht).

Alle overige zaken die naar het oordeel van de organisatie en bevoegd personeel een gevaar kunnen opleveren voor de gezondheid, veiligheid en/of openbare orde.

8. Deelname: eigen risico en verantwoordelijkheid

Deelname vindt plaats op eigen risico. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, inclusief lichamelijk letsel of overlijden, als gevolg van deelname. Zorg ervoor dat je over de juiste verzekeringen beschikt.

Aandachtspunt: Een medische check-up wordt sterk aanbevolen vóór de deelname.

9. Bescherm je gehoor tijdens de Spa-Francorchamps Run

Tijdens de Spa-Francorchamps Run kan het evenemententerrein geluidsniveaus boven de 80 dBA bereiken. Dit kan schadelijk zijn voor je gehoor, vooral bij langdurige blootstelling. Daarom raden we sterk aan om gehoorbescherming te dragen. Zo kun je optimaal genieten van het evenement zonder je zorgen te maken over gehoorschade.

10. Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het event

Alle foto’s, films en andere materialen of (elektronische) bestanden die in het kader van een evenement of overeenkomst door of namens de organisator zijn gemaakt, blijven eigendom van de organisator. Dit geldt ongeacht of deze aan de deelnemer, het deelnemende bedrijf of derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. De deelnemer of het deelnemende bedrijf geeft bij voorbaat toestemming aan de organisator om tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal waarop de deelnemer of het deelnemende bedrijf zichtbaar is, openbaar te maken voor communicatiedoeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).

11. Regels voor promotie en marketing op het terrein

Het verspreiden van promotiematerialen, het uitvoeren van interviews, of enige andere vorm van publiciteit is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie. Dit beleid is ingesteld om de privacy en veiligheid van alle deelnemers te waarborgen en om ervoor te zorgen dat alle communicatie en promotieactiviteiten in lijn zijn met de waarden en doelstellingen van de organisatie.

12. Toestemming persoonsgegevens bij evenementen

De persoonsgegevens die door een deelnemer worden verstrekt, worden door de organisator opgenomen in een bestand. Door deel te nemen aan een evenement geeft de deelnemer toestemming aan de organisator om deze gegevens te gebruiken voor het verzenden van informatie aan de deelnemer en om de gegevens aan derden te verstrekken voor hetzelfde doel. Door het aangaan van de overeenkomst geeft de deelnemer ook toestemming aan de organisator om zijn naam en wedstrijdresultaten openbaar te maken, bijvoorbeeld via publicatie in dagbladen en op internet.

13. Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen

De Organisator heeft het recht om een deelnemer te diskwalificeren en/of uit de wedstrijd te verwijderen als deze zich niet aan het wedstrijdreglement houdt, onsportief of onbehoorlijk gedrag vertoont, of als dit noodzakelijk wordt geacht op basis van medische redenen of om een ordelijk verloop van het evenement te waarborgen.

14. Gedragsregels tijdens het evenement

Het is niet toegestaan tijdens het evenement expliciet politieke, levensbeschouwelijke of religieuze denkbeelden uit te dragen of uitlatingen te doen die als aanstootgevend, kwetsend of beledigend ervaren kunnen worden, op welke wijze dan ook

15. Startvakken: verantwoordelijkheid organisator en deelnemer

Vanaf 9 uur kun je je startnummer ophalen. Zorg ervoor dat je dit minimaal een halfuur voor je starttijd hebt gedaan.

De organisator is verantwoordelijk voor de indeling van de deelnemers in startvakken. Het is de verantwoordelijkheid van de deelnemer om minimaal vijf minuten voor de starttijd aanwezig te zijn in het toegewezen startvak.

16. Instructies voor het dragen van startnummers

De deelnemer ontvangt van de organisator een startnummer waarop het hem toegekende deelnamenummer is vermeld;

De Deelnemer dient het startnummer op zijn borst te bevestigen;
Het startnummer moet zodanig worden bevestigd en gedragen dat het startnummer en andere er op afgebeelde informatie goed zichtbaar is;
Het startnummer mag niet worden afgesneden of gevouwen;
Het is de deelnemer verboden andere startnummers te dragen dan die hem zijn verstrekt door de organisator;

Bij niet opvolgen kan tot diskwalificatie worden overgegaan.

17. Verplichting tot invullen van medisch paspoort

Het is verplicht voor elke deelnemer om het medisch paspoort in te vullen. Dit paspoort bevindt zich op de achterzijde van het startnummer. Het invullen van dit paspoort is essentieel voor de veiligheid en gezondheid van de deelnemers tijdens het evenement. Het bevat belangrijke medische informatie die in geval van nood snel beschikbaar moet zijn voor de hulpdiensten.

18. Procedure inname startnummers bij diskwalificatie of uitval

Wanneer deelnemers worden gediskwalificeerd of om een andere reden niet in staat zijn om de race te voltooien, neemt de organisator hun startnummers in. Dit proces verloopt als volgt:

Identificatie: Deelnemers die gediskwalificeerd zijn of uitgevallen zijn, worden geïdentificeerd door de wedstrijdleiding of vrijwilligers langs het parcours.
Inname: De startnummers van deze deelnemers worden vervolgens ingenomen. Dit kan gebeuren bij een controlepost of door een mobiele vrijwilliger die langs het parcours beweegt.
Registratie: De ingenomen startnummers worden geregistreerd om bij te houden welke deelnemers niet meer actief zijn in de race. Dit helpt bij het behouden van een nauwkeurige deelnemerslijst en zorgt ervoor dat de veiligheid van alle deelnemers gewaarborgd blijft.
Communicatie: Deelnemers die hun startnummer hebben moeten inleveren, worden geïnformeerd over de reden van hun diskwalificatie of uitval, en krijgen verdere instructies over wat ze moeten doen.

Dit proces zorgt ervoor dat de organisatie een goed overzicht houdt van alle deelnemers en dat de race eerlijk en veilig verloopt.

19. Tijdregistratie met organisatie uitgegeven tag

De tijdregistratie geschiedt door gebruik te maken van de, door de organisatie uitgegeven tag die achterop het startbewijs bevestigd is.

20. Tijdslimieten

Marathon: De maximale tijdslimiet voor het voltooien van een marathon is 5 uur. Dit betekent dat deelnemers binnen deze tijd de volledige afstand van 42,195 kilometer moeten afleggen.
Halve marathon: De maximale tijdslimiet voor het voltooien van een halve marathon is 3 uur. Deelnemers moeten binnen deze tijd de afstand van 21,0975 kilometer afleggen.

21. Verantwoordelijkheid persoonlijke spullen bij evenementen

Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke spullen. Verlies of schade is voor eigen rekening. Dit geldt ook voor zaken die achtergelaten zijn in door de organisator ter beschikking gestelde kleedaccommodatie. De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor verloren of beschadigde eigendommen, ongeacht de omstandigheden. Wij raden deelnemers aan om waardevolle spullen thuis te laten of goed in de gaten te houden.

22. Circuit toegankelijk voor houders van een ontheffingsvignet

Het circuit is uitsluitend toegankelijk voor personen die in het bezit zijn van een ontheffingsvignet. Dit betekent dat alleen degenen die een speciaal vignet van de organisatie hebben verkregen, toegang hebben tot het circuit. Het volgen van de wedstrijd in auto’s en op motoren is alleen mogelijk voor deze houders van een ontheffingsvignet. Zonder dit vignet is het niet toegestaan om met een voertuig het circuit te betreden en de wedstrijd te volgen. Dit beleid is ingesteld om de veiligheid en het beheer van het evenement te waarborgen.

23. Wijzigingen & aanvullingen op de regels van evenementen

De organisatie behoudt zich het recht voor om regels te wijzigen op basis van veiligheidsoverwegingen. Dit kan onder andere betrekking hebben op wijzigingen in de toegangsprocedures, veiligheidsmaatregelen, en andere beleidsregels die nodig worden geacht om de veiligheid van alle deelnemers, medewerkers en bezoekers te waarborgen. Wij streven ernaar om alle betrokkenen tijdig te informeren over eventuele wijzigingen.

24. Bevoegdheden bij wijzigingen en prijs terugvordering

De organisator stelt de uitslag vast en is gerechtigd de uitslag te wijzigen na geconstateerde onjuistheden. Een toegekende prijs moet door de deelnemer aan de organisator worden teruggegeven indien de deelnemer er op grond van de gewijzigde uitslag geen recht meer op heeft.

25. Beslissingsbevoegdheid van de organisator

In situaties die niet expliciet zijn omschreven in dit reglement, heeft de organisator het laatste woord. Door deel te nemen aan het evenement ga je automatisch akkoord met de Algemene Voorwaarden, die nauw verbonden zijn met dit reglement. Neem de tijd om deze voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat je deelneemt.

We hopen dat je een fantastische tijd beleeft tijdens het evenement en dat het een onvergetelijke ervaring voor je wordt!