Reglementen en richtlijnen

Inhoudsopgave

Welkom bij de Spa-Francorchamps Run, het evenement waar snelheid, avontuur en teamwork samenkomen op een van 's werelds meest iconische Formule 1 circuits. Voor een soepele en veilige deelname verzoeken we je de onderstaande reglementen aandachtig door te nemen. Hierin vind je alle essentiële informatie over inschrijving, veiligheids-maatregelen en gedragsregels.

Door deel te nemen aan de Spa-Francorchamps Run bevestig je dat je op de hoogte bent van deze regels en ermee instemt. We wensen je een dag vol sportiviteit, spanning en onvergetelijke momenten!

Minimumleeftijd voor deelname aan een evenement
Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Circuit
Deelnemersinformatie voor het evenement
Geen restitutie bij afwezigheid op het evenement
Tassenbeleid en veiligheidsmaatregelen tijdens het evenement
Veiligheidsmaatregelen en toegang voor het evenement
Belangrijke informatie: wat je niet mag meenemen
Deelname: eigen risico en verantwoordelijkheid
Bescherm je gehoor tijdens de Spa-Francorchamps Run
Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het event
Regels voor promotie en marketing op het terrein
Toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens bij evenementen
Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen
Gedragsregels tijdens het evenement
Startvakken: verantwoordelijkheden van organisator en deelnemer
Instructies voor het dragen van startnummers
Verplichting tot invullen van medisch paspoort
Procedure inname startnummers bij diskwalificatie of uitval
Tijdregistratie met een door de organisatie uitgegeven tag
Tijdslimieten
Verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen tijdens het evenement
Circuit toegankelijk voor houders van een ontheffingsvignet
Wijzigingen en aanvullingen op de huisregels van het evenement
Bevoegdheden van de organisator bij uitslagwijzigingen en terugvordering van prijzen
Beslissingsbevoegdheid van de organisator
Deelname event: acceptatie van algemene voorwaarden en reglementen

1. Minimumleeftijd voor deelname aan een evenement

Om deel te nemen aan het evenement dient iedere deelnemer op de dag van het evenement de volgende minimumleeftijd te hebben bereikt:

7 kilometer: 14 jaar
14 kilometer: 16 jaar
Halve en hele marathon: 18 jaar

Aanbevolen voorbereiding: Wij adviseren alle deelnemers om rekening te houden met hun fysieke conditie en zich voorafgaand aan het evenement adequaat voor te bereiden.

2. Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Circuit

Wij verzoeken alle bezoekers vriendelijk om tijdens evenementen op het circuit hun huisdieren thuis te laten. Dit draagt bij aan een veilige en comfortabele omgeving voor iedereen.

3. Deelnemersinformatie voor het evenement

Alle deelnemers dienen de geldende regels van de wegatletiek te respecteren en het aangegeven parcours nauwgezet te volgen. Ter bevordering van de herkenbaarheid draagt iedere deelnemer een zichtbaar startnummer. Het is cruciaal dat de instructies van de organisatie strikt worden opgevolgd. Medewerkers van de organisatie zijn herkenbaar aan hun specifieke kleding en uiterlijke kenmerken.

4. Geen restitutie bij afwezigheid op het evenement

Indien een deelnemer of deelnemende groep niet in staat is om aan het evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet terugbetaald. Eveneens komen alle andere betalingen op basis van de overeenkomst niet in aanmerking voor terugbetaling.

5. Tassenbeleid en veiligheidsmaatregelen tijdens het evenement

Tijdens dit evenement zijn grote tassen, zoals weekendtassen, niet toegestaan. Kleinere tassen, waaronder rugzakken en handtassen, zijn wel welkom, mits ze in de beschikbare lockers passen.

Let op: Pincode lockers zijn beperkt beschikbaar. Zorg er daarom voor dat je op tijd arriveert om je benodigdheden veilig op te bergen.

6. Veiligheidsmaatregelen en toegang voor het evenement

Bij de ingang kan het beveiligingsbedrijf Protection Unit u vriendelijk verzoeken om uw handbagage, tassen en/of jassen te laten inspecteren. Bezoekers onder de 16 jaar dienen te allen tijde door een volwassene begeleid te worden. Alle toegangskaarten moeten op naam staan en overeenkomen met de getoonde identificatie.

7. Belangrijke informatie: wat je niet mag meenemen

Om de veiligheid en het comfort van alle bezoekers te waarborgen, is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de items die niet zijn toegestaan op het circuit. Lees onderstaande lijst zorgvuldig door voordat je naar het evenement komt, zodat je eventuele teleurstellingen kunt voorkomen.

De volgende items zijn niet toegestaan:

Paraplu’s (als voorzorg adviseren wij om in plaats daarvan poncho’s mee te nemen).
Muziekinstrumenten, geluidsdragers, toeters of vergelijkbare items.
Alle soorten vuurwerk (bijvoorbeeld knalvuurwerk, noodsein, fakkels en sierrook).
Kleding of spandoeken met provocerende uitingen.
Koelboxen, ongeacht of ze gevuld zijn.
(Opvouwbare) stoeltjes en krukjes.
Items die te groot zijn om onder een tribunestoel te passen.
Huisdieren (met uitzondering van hulphonden) en voorwerpen zoals spandoeken.
Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, stepjes, fietsen, (brom)scooters, elektrische scootmobielen en rolstoelen die niet inklapbaar zijn en niet onder een tribune passen.
Reclamemateriaal, zoals flyers, folders en spandoeken, tenzij dit vooraf is goedgekeurd en met toestemming van de organisatie.
Professionele film-, foto- of geluidsapparatuur, tenzij deze vooraf is goedgekeurd en voorzien van de benodigde accreditatie (een afschroefbare lens geldt hierbij als criterium).
Selfiesticks en drones (zowel op de grond als in de lucht).

Alle overige zaken die, naar het oordeel van de organisatie en bevoegd personeel, een risico vormen voor de gezondheid, veiligheid en/of openbare orde.

8. Deelname: eigen risico en verantwoordelijkheid

Deelname aan het evenement vindt plaats op eigen risico. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, met inbegrip van lichamelijk letsel of overlijden, die voortvloeit uit deelname. Zorg ervoor dat je over de benodigde verzekeringen beschikt.

Door akkoord te gaan met deze voorwaarden bevestigt de deelnemer dat hij/zij zowel fysiek als mentaal in een gezonde staat verkeert en in staat is de activiteiten te ondernemen zonder extra gezondheidsrisico's. Er zijn geen bekende medische aandoeningen die de deelname negatief beïnvloeden of verergeren.

Aandachtspunt: Een medische check-up wordt sterk aanbevolen voorafgaand aan de deelname.

9. Bescherm je gehoor tijdens de Spa-Francorchamps Run

Tijdens de Spa-Francorchamps Run kunnen de geluidsniveaus op het terrein oplopen tot boven de 80 dBA. Langdurige blootstelling aan zulke niveaus kan schadelijk zijn voor je gehoor. Daarom adviseren wij sterk om gehoorbescherming te dragen, zodat je zonder zorgen optimaal van het evenement kunt genieten.

10. Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het event

Alle foto’s, films en andere materialen of (elektronische) bestanden die in het kader van een evenement of overeenkomst door of namens de organisator zijn gemaakt, blijven eigendom van de organisator. Dit geldt ongeacht of deze materialen beschikbaar zijn gesteld aan de deelnemer, het deelnemende bedrijf, of derden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Met deelname geeft de deelnemer of het deelnemende bedrijf bij voorbaat toestemming aan de organisator om tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal waarop de deelnemer of het deelnemende bedrijf zichtbaar is, te gebruiken voor communicatiedoeleinden, inclusief commerciële uitingen.

11. Regels voor promotie en marketing op het terrein

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie is het niet toegestaan om promotiematerialen te verspreiden, interviews af te nemen of enige andere vorm van publiciteit te drijven. Dit beleid is ingesteld om de privacy en veiligheid van alle deelnemers te waarborgen en ervoor te zorgen dat alle communicatie- en promotieactiviteiten in lijn zijn met de waarden en doelstellingen van de organisatie.

12. Toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens bij evenementen

De persoonsgegevens die een deelnemer verstrekt, worden door de organisator verzameld en opgeslagen in een bestand. Door deel te nemen aan het evenement geeft de deelnemer toestemming aan de organisator om deze gegevens te gebruiken voor het verzenden van informatie en om ze, met hetzelfde doel, aan derden te verstrekken. Tevens verklaart de deelnemer bij het aangaan van de overeenkomst akkoord te gaan met het openbaar maken van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door publicatie in dagbladen en op internet.

13. Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen

14. Gedragsregels tijdens het evenement

Tijdens het evenement is het niet toegestaan om expliciet politieke, levensbeschouwelijke of religieuze standpunten te verkondigen of uitspraken te doen die op welke wijze dan ook als aanstootgevend, kwetsend of beledigend kunnen worden ervaren.

15. Startvakken: verantwoordelijkheden van organisator en deelnemer

Vanaf 08.30 uur kun je je startnummer ophalen. Zorg ervoor dat dit minimaal een halfuur voor je starttijd is gebeurd.

De organisator is verantwoordelijk voor de indeling van de deelnemers in startvakken, maar het is jouw verantwoordelijkheid om minimaal tien minuten voor de starttijd in het aangewezen startvak aanwezig te zijn.

16. Instructies voor het dragen van startnummers

De deelnemer ontvangt van de organisator een startnummer met daarop het aan hem toegekende deelnamenummer.
De deelnemer dient het startnummer op de borst te bevestigen.
Het startnummer moet zodanig gedragen worden dat zowel het nummer als alle andere daarop vermelde informatie goed zichtbaar is.
Het startnummer mag niet afgesneden of gevouwen worden.
Het is de deelnemer verboden om andere startnummers te dragen dan die door de organisator zijn verstrekt.
Bij het niet naleven van deze regels kan diskwalificatie volgen.

17. Verplichting tot invullen van medisch paspoort

Elke deelnemer is verplicht het medisch paspoort in te vullen. Dit paspoort bevindt zich op de achterzijde van het startnummer en bevat belangrijke medische informatie die in geval van nood snel beschikbaar moet zijn voor de hulpdiensten. Het volledig invullen ervan is essentieel voor jouw veiligheid en gezondheid tijdens het evenement.

18. Procedure inname startnummers bij diskwalificatie of uitval

Wanneer deelnemers gediskwalificeerd worden of om een andere reden de race niet kunnen voltooien, neemt de organisator hun startnummers in. Het proces verloopt als volgt:

Identificatie: De wedstrijdleiding of vrijwilligers langs het parcours identificeren de deelnemers die gediskwalificeerd zijn of uitgevallen.
Inname: De startnummers van deze deelnemers worden vervolgens ingenomen. Dit kan gebeuren bij een controlepost of door een mobiele vrijwilliger die langs het parcours beweegt.
Registratie: Alle ingenomen startnummers worden geregistreerd. Dit helpt om nauwkeurig bij te houden welke deelnemers niet meer actief zijn in de race en draagt bij aan een actuele deelnemerslijst, wat de veiligheid waarborgt.
Communicatie: Deelnemers die hun startnummer hebben moeten inleveren, worden geïnformeerd over de reden van hun diskwalificatie of uitval en ontvangen verdere instructies.

Dit proces zorgt voor een goed overzicht van alle deelnemers en draagt bij aan een eerlijke en veilige race.

19. Tijdregistratie met een door de organisatie uitgegeven tag

De tijdregistratie vindt plaats met behulp van de tag, die door de organisatie is uitgegeven en op de achterkant van het startbewijs is bevestigd.

20. Tijdslimieten

Marathon: De maximale tijdslimiet voor het voltooien van de marathon bedraagt 5 uur. Dit betekent dat deelnemers de volledige afstand van 42,195 kilometer binnen deze tijd moeten afleggen.
Halve marathon: De maximale tijdslimiet voor de halve marathon is 3 uur. Deelnemers moeten dus de afstand van 21,0975 kilometer binnen deze termijn voltooien.

Het is de verantwoordelijkheid van iedere deelnemer om een passend tempo aan te houden en ervoor te zorgen dat de eindstreep binnen de vastgestelde tijd wordt bereikt.

21. Verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen tijdens het evenement

De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke eigendommen. Verlies of schade is volledig voor eigen rekening, dit geldt ook voor bezittingen die in de door de organisator ter beschikking gestelde kleedaccommodatie zijn achtergelaten. De organisatie aanvaardt in geen geval aansprakelijkheid voor verloren of beschadigde spullen, ongeacht de omstandigheden. Wij adviseren deelnemers om waardevolle bezittingen thuis te laten of deze goed in de gaten te houden.

22. Circuit toegankelijk voor houders van een ontheffingsvignet

Het circuit is uitsluitend toegankelijk voor personen die beschikken over een ontheffingsvignet. Alleen degenen die door de organisatie een speciaal vignet hebben ontvangen, mogen het circuit betreden. Ook het volgen van de wedstrijd in auto’s en op motoren is voorbehouden aan houders van dit vignet. Zonder dit vignet is het niet toegestaan met een voertuig het circuit te betreden en deel te nemen aan de wedstrijd. Dit beleid is ingesteld ter waarborging van de veiligheid en een goed beheer van het evenement.

23. Wijzigingen en aanvullingen op de huisregels van het evenement

De organisatie behoudt zich het recht voor om de regels, indien nodig op basis van veiligheidsoverwegingen, aan te passen. Dit kan wijzigingen omvatten in de toegangsprocedures, veiligheidsmaatregelen en andere beleidsregels die cruciaal worden geacht om de veiligheid van alle deelnemers, medewerkers en bezoekers te garanderen. We doen ons best om alle betrokkenen tijdig op de hoogte te stellen van eventuele aanpassingen.

24. Bevoegdheden van de organisator bij uitslagwijzigingen en terugvordering van prijzen

De organisator stelt de officiële uitslag vast en behoudt zich het recht voor deze te wijzigen bij geconstateerde onjuistheden. Indien een wijziging resulteert in het intrekken van een eerder toegekende prijs, dient de deelnemer deze prijs aan de organisator terug te geven.

25. Beslissingsbevoegdheid van de organisator

In situaties die niet expliciet in dit reglement zijn opgenomen, is de beslissing van de organisator bindend.

26. Deelname event: acceptatie van algemene voorwaarden en reglementen

Door deel te nemen aan het evenement ga je er automatisch mee akkoord dat je gebonden bent aan de algemene voorwaarden, die nauw samenhangen met dit reglement. We raden je aan deze voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat je deelneemt.