Om ervoor te zorgen dat de Spa-Francorchamps Run soepel verloopt en het evenement veilig en eerlijk is, hebben we enkele belangrijke regels en richtlijnen voor deelnemers opgesteld. Enkele essentiële aspecten voor een succesvolle Spa-Francorchamps Run zijn onder andere:
- Deelname en Registratie: Begrijp de inschrijvingsvoorwaarden en volg het registratieproces.
- Starttijden: Ken de juiste starttijden om de race succesvol te voltooien.
- Afstanden: Informeer jezelf over de afstanden die je gaat afleggen.
- Veiligheid: Ontdek belangrijke veiligheidsmaatregelen voor een vlot verloop van het evenement.
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1: Minimumleeftijd voor deelname aan evenement
Hoofdstuk 2: Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Cicuit
Hoofdstuk 3: Deelnemersinformatie voor het evenement
Hoofdstuk 4: Annuleringsvoorwaarden
Hoofdstuk 5: Tassenbeleid en veiligheidsmaatregelen bij evenementen
Hoofdstuk 6: Veiligheidsmaatregelen en toegangsvoorwaarden voor het evenement
Hoofdstuk 7: Verboden items op het evenemententerrein: wat je moet weten
Hoofdstuk 8: Deelname aan het evenement: eigen risico en verantwoordelijkheid
Hoofdstuk 9: Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het evenement
Hoofdstuk 10: Toestemming persoonsgegevens bij evenementen
Hoofdstuk 11: Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen
Hoofdstuk 12: Respectvol deelnemen aan het evenement: richtlijnen
Hoofdstuk 13: Startvakken: verantwoordelijkheid van de organisator en deelnemer
Hoofdstuk 14: Startnummers: regels en richtlijnen voor deelnemers
Hoofdstuk 15: Registratie van eindtijden en uitslagbepaling bij wedstrijden
Hoofdstuk 16: Tijdslimieten en registratie bij marathons en halve marathons
Hoofdstuk 17: Verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen bij evenementen
Hoofdstuk 18: Wedstrijd met auto’s alleen toegankelijk voor houders ontheffingsvignet
Hoofdstuk 19: Beslissingsbevoegdheid van de organisator: Een overzicht
1. Minimumleeftijd voor deelname aan evenement
Om deel te nemen aan het evenement, dient een deelnemer op de dag van het evenement een specifieke minimumleeftijd te hebben bereikt. Voor de 14 kilometer is de minimumleeftijd 16 jaar, en voor de 7 kilometer is de minimumleeftijd 14 jaar.
2. Huisdieren niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Cicuit
Huisdieren zijn niet toegestaan op het Spa-Francorchamps Cicuit. We verzoeken alle bezoekers om hun geliefde viervoeters thuis te laten tijdens evenementen op het circuit. Dank je wel voor je begrip!
3. Deelnemersinformatie voor het evenement
Deelnemers aan het evenement dienen zich te houden aan de regels van de wegatletiek en het uitgezette parcours te volgen. Om de herkenbaarheid te vergroten, krijgen de deelnemers een startnummer dat zij tijdens het evenement moeten dragen. Het is belangrijk dat deelnemers de instructies opvolgen van de organisatie, die te herkennen is aan hun kleding en uiterlijke kenmerken.
4. Annuleringsvoorwaarden
Indien de deelnemer of deelnemende groep verhinderd is aan het evenement deel te nemen, wordt het betaalde inschrijfgeld niet gerestitueerd. Ook andere betalingen op grond van de overeenkomst worden niet gerestitueerd.
5. Tassenbeleid
Tijdens dit evenement is het niet toegestaan om grote tassen, zoals weekendtassen, mee te nemen. Kleinere tassen zoals rugzakken en handtassen zijn echter wel toegestaan. Hoewel het gebruik van een kluisjes niet verplicht is, moeten alle tassen die je meeneemt wel in een kluisje passen.
Formaten van de kluisjes:
- 25 x 25 x 35cm (BxHxD)
- 25 x 25 x 60cm (BxHxD)
6. Veiligheidsmaatregelen en toegangsvoorwaarden voor het evenement
De organisatie van het evenement heeft het recht om bezoekers bij de entree of tijdens het evenement te controleren op handbagage, tassen en/of jassen te inspecteren en/of te vragen naar legitimatie.
Om toegang te krijgen tot het afgesloten evenemententerrein, moet je een geldig toegangsbewijs en legitimatiebewijs tonen. De minimumleeftijd voor zelfstandig bezoek aan het evenement is 16 jaar. Jongere bezoekers krijgen alleen toegang onder begeleiding van een volwassene.
Alle entreekaarten voor het evenement moeten voorafgaand aan het evenement op naam worden gesteld. Bij de ingangen van het gesloten evenemententerrein vindt security controle plaats om te controleren of de naam op de entreekaart overeenkomt met de naam op de getoonde legitimatie. De organisatie behoudt zich het recht voor om bezoekers op elk moment om veiligheidsredenen te verzoeken de locatie te verlaten.
7. Wat je moet weten
De volgende items zijn niet toegestaan op het evenemententerrein:
- Paraplu’s (wij adviseren als voorzorg om poncho’s mee te nemen).
- Muziekinstrumenten, geluidsdragers en toeters of vergelijkbare items.
- Alle soorten vuurwerk (knalvuurwerk, noodsein, fakkels en sier-rook).
- Provocerende uitingen op kleding of spandoeken.
- Koelboxen (met en zonder inhoud).
- (Opvouwbare) stoeltjes en krukjes.
- Alle items die te groot zijn om onder een tribunestoel te kunnen plaatsen.
- Huisdieren (met uitzondering van hulphonden) en voorwerpen zoals, spandoeken, enzovoort is niet toegestaan.
- Rolschaatsen, skeelers, skateboards, hoverboards, stepjes, fietsen, (brom) scooters, elektrische scootmobielen en rolstoelen die niet inklapbaar zijn en niet onder een tribune passen.
- Reclamemateriaal zoals flyers, folders, spandoeken (tenzij goedgekeurd en met toestemming door de organisatie).
- Professionele film-, foto-, of geluidsapparatuur (tenzij goedgekeurd en met accreditatie voorzien door de organisatie). Afschroefbare lens geldt als criterium voor wat er onder professionele apparatuur wordt verstaan.
- Selfiesticks en drones (zowel op de grond als in de lucht).
- Alle overige zaken die naar het oordeel van de organisatie en bevoegd personeel een gevaar kunnen opleveren voor de gezondheid, veiligheid en/of openbare orde.
8. Deelname aan het evenement: eigen risico en verantwoordelijkheid
- Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
- De organisator is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder mede begrepen loonkosten en ziektekosten, gederfde winst, ongeacht de wijze waarop deze is ontstaan.
- De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het evenement.
- De organisatie is niet aansprakelijk voor ziektes, ongevallen of verloren spullen van deelnemers en begeleiders. Deelnemers en begeleiders moeten zich voorbereiden en verzekeren voor deze situaties.
- De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door trainingen anderszins voldoende heeft voorbereid op het evenement. De organisator adviseert de deelnemer uitdrukkelijk en dringend zich in verband met de deelname aan het evenement sportmedisch te laten keuren.
- De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan een deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
- De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die de deelnemer mocht lijden als gevolg van zijn deelname aan het evenement.
9. Eigendom van foto’s en video’s gemaakt tijdens het evenement
De in het kader van een evenement of de overeenkomst eventueel door of namens de organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer/deelnemend bedrijf of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. Deelnemer/deelnemend bedrijf verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer/deelnemend bedrijf zichtbaar is voor communicatie doeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).
10. Toestemming persoonsgegevens bij evenementen
De door een deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator opgenomen ineen bestand. Door deelname aan een evenement verleent een deelnemer toestemming aan de organisator tot gebruik van de persoonsgegeven voor het verzenden van informatie aan de deelnemer en voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het verzenden van informatie aan de deelnemer. Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet.
11. Diskwalificatie en uitsluiting van deelnemers bij evenementen
De organisator kan een deelnemer diskwalificeren en/of uit de wedstrijd halen als deze het wedstrijdreglement niet naleeft, onsportief of onbehoorlijk gedrag vertoont, of als dit om medische redenen of voor een ordelijk verloop van het evenement noodzakelijk wordt geacht. Het is van cruciaal belang dat alle deelnemers zich houden aan de vastgestelde regels en ethische normen om een eerlijke en veilige wedstrijd te waarborgen. De organisator neemt deze beslissingen met het oog op het welzijn van alle betrokkenen en om de integriteit van het evenement te behouden.
12. Deelnemersverantwoordelijkheden: Respectvol gedrag en veiligheid tijdens het evenement
- Je wordt als deelnemer vriendelijk verzocht om andermans eigendommen met respect te behandelen en geen afval achter te laten.
- Bovendien is het niet toegestaan om in de natuur te wildplassen. Op deze manier willen we samen een veilige en verantwoorde ervaring tijdens het evenement garanderen.
- Het is niet toegestaan tijdens het evenement expliciet politieke, levensbeschouwelijke of religieuze denkbeelden uit te dragen of uitlatingen te doen die als aanstootgevend, kwetsend of beledigend ervaren kunnen worden, op welke wijze dan ook.
13. Startvakken: verantwoordelijkheid van de organisator en deelnemer
Vanaf 9 uur kun jij je startnummer ophalen. Zorg dat je jouw startnummer minimaal een halfuur voor de starttijd hebt opgehaald.
De organisator is verantwoordelijk voor het indelen van de deelnemers in startvakken. Het is de plicht van de deelnemer om minimaal vijf minuten voor de starttijd aanwezig te zijn in het toegewezen startvak.
14. Startnummers: regels en richtlijnen voor deelnemers
- Elke deelnemer zal van de organisator een startnummer ontvangen. Om aan het evenement deel te kunnen nemen, is het verplicht voor de deelnemer om het startnummer goed zichtbaar op de borst te bevestigen.
- Het is niet toegestaan om het startnummer af te knippen of te vouwen, omdat dit onleesbaar wordt. Het is ten strengste verboden om andere startnummers te dragen dan die verstrekt zijn door de organisator. De organisator kan je diskwalificeren als je deze regel niet naleeft.
- Indien een deelnemer zijn of haar startnummer verliest of beschadigt, dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan de organisator. Op die manier kan de organisator een vervangend startnummer verstrekken, zodat de deelnemer nog steeds kan deelnemen zonder gediskwalificeerd te worden.
- De organisator neemt de startnummers in van deelnemers die gediskwalificeerd zijn of uitvallen. Dit helpt om het overzicht te bewaren over het aantal deelnemers dat nog in de wedstrijd zit en om de veiligheid van iedereen te garanderen.
15. Registratie van eindtijden en uitslagbepaling bij wedstrijden
We gebruiken chips om de eindtijden te registreren en ronden deze af naar hele seconden. De uitslag van de wedstrijd hangt af van het moment waarop je de finishlijn passeert. De organisator stelt de uitslag vast en is gerechtigd deze te wijzigen na geconstateerde onjuistheden. Als een prijs is toegekend, moet de deelnemer deze teruggeven aan de organisator als hij er op grond van de gewijzigde uitslag geen recht meer op heeft. De prijsuitreiking vindt plaats na afloop van het evenement.
16. Tijdslimieten en registratie bij marathons en halve marathons
- Voor de marathon en de halve marathon zijn er specifieke tijdslimieten. Voor de marathon is de maximale tijdslimiet 5 uur en voor de halve marathon 3 uur.
- Plan je deelname goed en zorg dat je binnen de tijdslimiet finisht. Let op: als je na 18.00 uur aankomt, is de finish gesloten en word je niet meer geregistreerd.
17. Verantwoordelijkheid voor persoonlijke spullen bij evenementen
Je bent zelf verantwoordelijk voor je spullen en kleding. Het is van groot belang dat je persoonlijke bezittingen goed in de gaten houdt en zorgvuldig beheert. De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verloren of zoekgeraakte items. Dit geldt zelfs als je ze in de kleedruimtes achterlaat. Wees dus extra waakzaam en neem de nodige voorzorgsmaatregelen om je spullen veilig te bewaren.
18. Wedstrijd met auto’s alleen toegankelijk voor houders ontheffingsvignet
Alleen degenen met een ontheffingsvignet van de organisatie mogen de wedstrijd met auto’s volgen. Dit garandeert de veiligheid van alle deelnemers. Het is van groot belang dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het parcours om ervoor te zorgen dat deelnemers en toeschouwers veilig kunnen genieten van de race. Het ontheffingsvignet fungeert als een officiële toestemming en helpt bij het handhaven van de veiligheidsprotocollen.
19. Beslissingsbevoegdheid van de organisator: Een overzicht
De organisator beslist in situaties die niet expliciet in dit reglement zijn opgenomen. Dit betekent dat wanneer er onvoorziene omstandigheden of vragen rijzen tijdens het evenement, de organisator de bevoegdheid heeft om passende beslissingen te nemen. Dit kan variëren van kleine aanpassingen tot belangrijke besluiten, afhankelijk van de specifieke context.
Door deel te nemen aan het evenement ga je automatisch akkoord met de Algemene Voorwaarden, die nauw verbonden zijn met dit reglement. Het is essentieel om deze voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat je deelneemt, zodat je op de hoogte bent van je rechten en verantwoordelijkheden. De Algemene Voorwaarden bevatten belangrijke informatie over onderwerpen zoals aansprakelijkheid, privacy en gedragsregels.
We wensen je veel plezier tijdens het evenement en hopen dat je een geweldige ervaring hebt!
