Estafetteloop reglementen: wat je moet weten als deelnemer


Welkom op deze pagina over estafetteloop reglementen! Hier lees je de belangrijkste regels en richtlijnen voor deelnemers. Als je deze regels begrijpt en volgt, gaat de estafetteloop goed. Dit maakt het evenement veilig en eerlijk. We vertellen je over essentiële aspecten voor een succesvolle estafetteloop, zoals de start en finish, veiligheid en andere belangrijke details. Deze zaken helpen je om de estafetteloop soepel uit te voeren en veilig en eerlijk mee te doen.

Reglementen voor een veilige en sportieve estafetteloop

Algemeen Coördinatie Team
Deelnamevoorwaarden en verantwoordelijkheden voor de estafetteloop
Aansprakelijkheid
Verzekering
Portretrecht
Persoonsgegevens
Wanneer het reglement van kracht wordt
Regels en sancties voor de estafette
Gedragsregels voor het respecteren van de omgeving
Deelnamevoorwaarden en snelheidsregels voor de estafette
Veiligheidsvoorschriften voor lopers en fietsers tijdens de estafette
Regels voor voertuigen tijdens de estafette
Beslissingsbevoegdheid van de wedstrijdleider en algemene voorwaarden voor deelnemers

  • De organisator, de medewerkers en de vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van het evenement.
  • De wedstrijdleider ziet toe op een vlot verloop en de naleving van alle regels.
  • Het Algemeen Coördinatie Team (ACT) ondersteunt de organisatie en de deelnemers van de run.
  • Om deel te nemen aan het evenement, moet men zich als team inschrijven. Deelnemers moeten op de dag van het evenement 18 jaar of ouder zijn.
  • Het parcours wordt gevormd door het routeboek en de navigatiebestanden, die in beide richtingen gelden.
  • Checkpoints zijn plekken op de route waar de organisatie de tijden van de teams registreert.
  • Registratie betekent dat men zich via een speciale internetpagina voor het evenement aanmeldt.
  • Ondersteuning houdt in dat men iemand of een organisatie helpt of assisteert bij hun activiteiten.

Algemeen Coördinatie Team

Het ACT is een belangrijk onderdeel van het evenement. Het ACT staat voor Algemeen Coördinatie Team en bestaat uit een groep mensen die ervoor zorgen dat alles goed verloopt tijdens de run. Het ACT heeft verschillende taken, zoals:

  • Het verzamelen en verspreiden van informatie over de deelnemers, de vrijwilligers, de route en de organisatie.
  • Het contact houden met de checkpoints, waar de tijden van de teams worden geregistreerd.
  • Het volgen van de voortgang van de run en het signaleren van eventuele problemen of vertragingen.
  • Het coördineren van de activiteiten van de organisatie, de medewerkers en de vrijwilligers.
  • Het ondersteunen van de wedstrijdleider, die verantwoordelijk is voor het naleven van alle regels.

Het ACT is dus een essentiële schakel tussen alle betrokkenen bij het evenement. Het ACT werkt hard om ervoor te zorgen dat iedereen een leuke en veilige ervaring heeft tijdens de run.

Deelnamevoorwaarden en verantwoordelijkheden voor de estafetteloop

Teams en deelnemers moeten zelf voor hun medische zorg zorgen. Ze zijn ook zelf verantwoordelijk als er iets misgaat, zoals een blessure, schade of pech. De organisatie kan wel ondersteuning bieden als een team daarom vraagt, maar alleen als dat mogelijk is.

Als een team of deelnemer dringend (levensreddende) medische hulp nodig heeft, moet het eerst het lokale alarmnummer (112) bellen. Daarna moet het de organisatie informeren via het ACT. Als een team ondersteuning wil van de organisatie, moet het dat telefonisch melden bij het ACT. Het moet zeggen wat voor hulp het nodig heeft en waar het zich bevindt.

De organisatie kan alleen EHBO verlenen. Het team of de deelnemer vrijwaart de organisatie van aansprakelijkheid als het om hulp vraagt.

De organisatie kan ook helpen bij calamiteiten zoals schade of pech, maar is niet aansprakelijk. Het team of de deelnemer moet de organisatie laten weten hoe het is afgelopen met de gebeurtenissen.

De organisator kan op grond van overmacht op laat tijdstip besluiten het evenement geen doorgang te laten vinden. Bij afgelasting door overmacht zal geen nieuwe datum worden vastgesteld. In dit geval zal geen restitutie van inschrijfgelden plaatsvinden. De organisator is niet aansprakelijk voor door de deelnemer gemaakte kosten wanneer het evenement ten gevolge van overmacht afgelast moet worden. De organisatie behoudt zich het recht voor om het evenement te annuleren of te verplaatsen in geval van overmacht, zoals extreme weersomstandigheden, natuurrampen, epidemieën, oorlogen, stakingen of overheidsmaatregelen. In dat geval heeft de organisatie geen verplichting om de deelnemers te compenseren voor eventuele schade of kosten.

Aansprakelijkheid

  • Deelname geschiedt voor eigen risico. De organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de deelnemer mocht lijden als gevolg van deelname. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten ten gevolge van letsel of overlijden.
  • De organisator is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder mede begrepen loonkosten en ziektekosten, gederfde winst, ongeacht de wijze waarop deze is ontstaan.
  • De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn overlijden, letsel of ziekte, veroorzaakt door zijn deelname aan het evenement.
  • De organisatie is niet aansprakelijk voor ziektes, ongevallen of verloren spullen van deelnemers en begeleiders. Deelnemers en begeleiders moeten zich voorbereiden en verzekeren voor deze situaties.
  • De deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij aan deze eis voldoet en dat hij zich door trainingen anderszins voldoende heeft voorbereid op het evenement. De organisator adviseert de deelnemer uitdrukkelijk en dringend zich in verband met de deelname aan het evenement sportmedisch te laten keuren.
  • De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan een deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het evenement. De deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
  • De deelnemer vrijwaart de organisator voor aansprakelijkheid voor schade die de deelnemer mocht lijden als gevolg van zijn deelname aan het evenement.

Verzekering

Let op: je bent niet verzekerd door Hardloop.Events voor deelname aan de estafetteloop. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade of letsel die je oploopt tijdens of als gevolg van de estafetteloop. De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een passende medische kostenverzekering en/of ongevallenverzekering als zij dat wensen. De organisatie raadt je daarom sterk aan om zelf een passende medische kostenverzekering en/of ongevallenverzekering af te sluiten. Informeer je goed over de voorwaarden en dekking van deze verzekeringen.

Portretrecht

De in het kader van een evenement of de overeenkomst eventueel door of namens de organisator gemaakte foto’s, films dan wel andere materialen of (elektronische) bestanden, zijn eigendom van de organisator, ongeacht of deze aan de deelnemer/deelnemend bedrijf of aan derden ter beschikking zijn gesteld, tenzij anders is overeengekomen. Deelnemer/deelnemend bedrijf verleent bij voorbaat toestemming aan de organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het evenement gemaakte foto’s, video’s of ander beeldmateriaal, waarop de deelnemer/deelnemend bedrijf zichtbaar is voor communicatie doeleinden van de organisator (inclusief commerciële uitingen).

Persoonsgegevens

De door een deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de organisator opgenomen ineen bestand. Door deelname aan een evenement verleent een deelnemer toestemming aan de organisator tot gebruik van de persoonsgegeven voor het verzenden van informatie aan de deelnemer en voor het verstrekken van de persoonsgegevens aan derden ten behoeve van het verzenden van informatie aan de deelnemer. Deelnemer verleent door het aangaan van de overeenkomst toestemming aan de organisator tot openbaarmaking van zijn naam en wedstrijdresultaten, bijvoorbeeld door middel van publicatie in dagbladen en via internet.

Wanneer het reglement van kracht wordt

Houd er rekening mee dat het reglement geldt vanaf het moment dat het eerste team zich aanmeldt op de startplaats.

Regels en sancties voor de estafette

Het naleven van de regels en voorschriften is belangrijk om iedereen een eerlijke en plezierige ervaring te bieden. De regels bevatten bepalingen die uitsluiting of verwijdering door de organisatie mogelijk maken. De wedstrijdleider zal de teamcaptain informeren over de sanctie bij een overtreding die tot uitsluiting leidt. Wees je ervan bewust dat deze sancties onmiddellijk van kracht worden en niet kunnen worden opgeschort. Regelovertredingen kunnen leiden tot sancties variërend van waarschuwingen tot diskwalificatie. Daarom moeten alle deelnemers de regels kennen en respecteren om een veilige en eerlijke competitie te garanderen.

De sancties voor regelovertredingen zijn als volgt:

  • Bij een eerste overtreding krijgt de teamcaptain een waarschuwing;
  • Bij een tweede overtreding kan het team tijdelijk worden geschorst, afhankelijk van de beoordeling van de wedstrijdleiders;
  • Bij een derde overtreding wordt het team uitgesloten van verdere deelname.

Een ernstige overtreding die een oneerlijk voordeel oplevert of andere teams schaadt, leidt direct tot diskwalificatie en verwijdering. Als een organisatiemedewerker dit besluit betwist, kan hij of zij binnen 24 uur na het evenement schriftelijk verweer indienen. De organisatie zal dit protest binnen twee weken beoordelen en de uitspraak is bindend. Het indienen van een protest heeft geen invloed op de sanctie.

Gedragsregels voor het respecteren van de omgeving

Het is verboden om onnodig geluid te maken met objecten of apparaten die de rust verstoren of kunnen verstoren. Deelnemers moeten geluidsoverlast zoveel mogelijk vermijden. Het achterlaten of weggooien van afval of ander vuil is verboden. Deelnemers mogen geen afval of ander vuil, inclusief fecaliën, achterlaten op ongeschikte plekken.

Deelnamevoorwaarden en snelheidsregels voor de estafette

  • Alleen deelnemers die correct geregistreerd zijn door het team, mogen meedoen aan de teamactiviteiten. Het team kan zelf kiezen hoe het lopen, fietsen en autorijden afwisselt tijdens het parcours. Het team moet starten met minimaal 6 lopers, maar mag de finish halen met minder deelnemers als er uitvallers zijn. In totaal mogen er maximaal 12 teamleden tijdens het evenement worden ingezet.
  • Het team moet een realistische gemiddelde loopsnelheid opgeven, tussen 10 en 15 kilometer per uur. Deze snelheid is belangrijk voor het bepalen van de starttijd van het team en het evenement. Het team is verantwoordelijk voor het opgeven van een reële verwachte gemiddelde loopsnelheid van het team.
  • Een teamlid moet zich 2 uur voor de starttijd melden bij de inschrijfbalie. Het team moet zich op tijd aanmelden bij de organisatie. Het team moet zich 30 minuten voor de starttijd bij de startlijn melden. Door een team dient te worden gestart met minimaal 6 teamleden.
  • De volledige afstand, van startterrein tot aan de eindtijdregistratie, dient door geregistreerde lopers van een team, in estafettevorm, lopend te worden afgelegd. De loper dient te allen tijde te worden begeleid door tenminste 1 fietser.
  • De geregistreerde lopers kunnen zo vaak als ze willen van beurt wisselen. De loper die de beurt overneemt, moet de loper die loopt aantikken.
  • Als je van het parcours afwijkt, moet je via dezelfde weg terugrennen naar het parcours. Als we merken (ook achteraf) dat je dit niet hebt gedaan, kun je worden uitgesloten van verdere deelname.
  • Je mag geen teamleden onderweg achterlaten, tenzij dit om medische redenen noodzakelijk is.. Als je één of meer teamleden achterlaat, moet je dat meteen melden aan het ACT en vertellen wat er aan de hand is. In alle andere gevallen geldt: Samen uit, samen thuis. Als we merken (ook achteraf) dat je dit niet hebt gedaan, kun je worden uitgesloten van verdere deelname.
  • Bij checkpoints 1 tot en met 3 moeten alle teamleden zich bij het organisatielid melden als de loper passeert. Het organisatielid zal de doorkomst registreren en paraferen. Let op: het niet naleven van de registratie resulteert in uitsluiting als sanctie.
  • Als een team het parcours verlaat of als er zich situaties voordoen die aanzienlijke vertraging veroorzaken, dienen de teamleden dit meteen door te geven aan het Algemeen Coördinatie Team (ACT).
  • De officiële einduitslag wordt zo snel mogelijk op de website van Hardloop.Events gezet.

Veiligheidsvoorschriften voor lopers en fietsers tijdens de estafette

  • Per team worden 2 fietsplaatjes verstrekt. Deze dienen goed zichtbaar te worden bevestigd aan stuur of voorkant fiets. Ze zijn voorzien van teamnummer.
  • Om de veiligheid op de weg te waarborgen, dienen de deelnemers zich te allen tijde aan de geldende algemene en lokale verkeersregels te houden, tenzij de organisatie anders aangeeft. Elk team moet minstens één loper hebben op de weg. Deze loper dient te allen tijde begeleid te worden door minimaal één en maximaal drie fietsers. De ingeschreven lopers mogen zo vaak als gewenst van loopbeurt wisselen. Bij het overnemen van de loopbeurt dient de nieuwe loper de huidige loper aan te tikken.
  • Het is essentieel dat alle deelnemers, inclusief begeleiders, goed zichtbaar zijn voor ander verkeer. Dit kan worden bereikt door het dragen van een fluorescerend jasje of hesje. Dit kledingstuk dient voorzien te zijn van reflecterend materiaal aan zowel de voor- als achterkant. Dit is vooral belangrijk tijdens de periode tussen 20.00 uur en 08.00 uur en bij bijzondere atmosferische omstandigheden, zoals regen, mist, enzovoort, waarbij het zicht beperkt is tot minder dan 200 meter.
  • Een loper of fietser moet een hesje met verlichting en reflectie dragen. Het hesje heeft minstens 6 lampjes voor en 6 lampjes achter die altijd aan moeten zijn op de genoemde tijden. Het hesje heeft ook reflecterend materiaal voor en achter.
  • Alle fietsen op het parcours moeten goede verlichting hebben. Ze moeten rood licht aan de achterkant en wit licht aan de voorkant hebben. Als je van het parcours afwijkt, moet je te voet terugkeren via dezelfde weg. Het niet naleven van deze regel leidt tot uitsluiting van verdere deelname.
  • Het is belangrijk dat lopers en fietsers zich op de juiste positie bevinden op de weg. Bij voorkeur kiest een hardloper voor een fietspad aan de rechterkant van de weg. Indien er geen fietspad beschikbaar is, is het raadzaam om aan de uiterste rechterkant van de rijbaan te lopen, tenzij er aan de linkerkant van de weg een veilig en obstakelvrij fietspad aanwezig is. Het is niet verstandig om een trottoir of voetpad te kiezen, vanwege mogelijke interacties met fietsers en andere voetgangers. Mocht er echter toch voor een trottoir of voetpad worden gekozen, dan is extra voorzichtigheid geboden. Als er een voetpad beschikbaar en veilig is om te gebruiken, wordt het aangeraden om daarop te lopen. Fietsers volgen dan de rechterzijde van de rijbaan.
  • Voor de veiligheid van zowel de loper als andere weggebruikers is het van essentieel belang dat de begeleidende fietser de juiste positie inneemt en de juiste afstand houdt tot de loper. Het is aan te raden om vooraf duidelijke afspraken te maken over waar de fietser moet rijden. Dit kan afhankelijk zijn van factoren zoals het tempo van de loper, de verkeerssituatie en de voorkeur van de loper zelf. Tijdens het begeleiden is het belangrijk dat de fietser alert blijft op mogelijke veranderingen in de omgeving en zich hieraan aanpast om een veilige route te kunnen volgen. Daarnaast is het ook van belang om andere weggebruikers te respecteren. Houd rekening met hun behoeften en veiligheid. Indien nodig kan de fietser signalen geven aan andere weggebruikers. Zo maakt hij duidelijk dat er een loper wordt begeleid. Door een goede begeleiding te bieden en verantwoord te handelen, draagt de begeleidende fietser bij aan een veilige en prettige loopervaring voor zowel de loper als andere weggebruikers.

Regels voor voertuigen tijdens de estafette

Het aantal voertuigen dat een team mag inzetten is gelimiteerd, je mag maximaal twee voertuigen gebruiken om je team te ondersteunen. Daarnaast moet je je als bestuurder of passagier aan de verkeersregels houden, tenzij de organisatie anders aangeeft. Het is belangrijk dat je rekening houdt met andere weggebruikers en geen gevaar of hinder veroorzaakt. Zo zorg je voor een veilige en leuke estafette voor iedereen.

Plaats ondersteunende motorvoertuigen op het parcours

Motorvoertuigen mogen de loper en de fietser niet volgen. Ze moeten gewoon met het verkeer meerijden. Ze zijn alleen om mensen en spullen te vervoeren. Ze mogen de loper niet begeleiden, behalve bij slecht weer. Motorvoertuigen mogen niemand in de weg zitten. Ze moeten ruimte maken voor andere voertuigen, lopers en verkeer.

Niet stoppen op wegen

Je mag niet stoppen op auto(snel)wegen en op voorrangswegen buiten de bebouwde kom. Je mag alleen stoppen in de parkeerhavens die daarvoor bedoeld zijn. Vluchtstroken, pechhavens en andere plekken zijn geen parkeerplaatsen!

Verlichting bij stilstand

Als je stilstaat in het donker, gebruik dan alleen stadslicht. Gebruik geen dim- of groot licht, want dat verblindt andere weggebruikers. Als je stilstaat op een helling of bij een onoverzichtelijke bocht, zet dan je voertuig zo neer dat je niemand hindert of verblindt. Je mag geen andere lichten gebruiken dan de standaard verlichting van je voertuig. Dus geen zwaai-, flits-, knipper- of andere lichten. Je mag geen lichten gebruiken die je teamnummer laten zien (bijvoorbeeld met LED-lampjes).

Begeleiding bij slecht weer

Als het weer heel slecht is (mist met minder dan 200 meter zicht, zware regen enz.), mag één motorvoertuig de loper volgen en beschermen (directe begeleiding). Het motorvoertuig rijdt dan direct achter de loper. Het motorvoertuig mag geen groot licht gebruiken. Als er twee lopers (van twee teams) minder dan 100 meter van elkaar lopen, mag het motorvoertuig van de eerste loper niet tussen hen in rijden.

Beslissingsbevoegdheid van de wedstrijdleider en algemene voorwaarden voor deelnemers

De wedstrijdleider neemt besluiten in situaties waarin dit reglement niet voorziet. De deelnemer is gebonden aan de algemene voorwaarden die deel uitmaken van deze reglementen en die van toepassing zijn op zijn/haar deelname aan het evenement.